Tanda tangan masih dibutuhkan dalam berbagai dokumen, mulai dari surat pernyataan, formulir, hingga dokumen administrasi. Ketika pekerjaan mulai banyak dilakukan secara digital, tanda tangan yang sebelumnya dibuat di atas kertas perlu diubah menjadi file agar dapat digunakan pada dokumen elektronik.

Salah satu cara yang umum dilakukan adalah dengan scan tanda tangan. Proses ini memungkinkan tanda tangan manual disimpan dalam bentuk digital dan digunakan kembali tanpa harus mencetak dokumen. Bahkan, prosesnya dapat dilakukan menggunakan smartphone.

Namun, hasil scan tanda tangan tidak selalu langsung siap digunakan. Gambar dapat terlihat buram, memiliki background putih, atau ukurannya tidak sesuai ketika dimasukkan ke dokumen.

Selain itu, tidak semua jenis dokumen ideal ditandatangani menggunakan gambar hasil scan. Karenanya, penting untuk mengetahui cara scan tanda tangan, format file yang tepat, serta kapan sebaiknya menggunakan tanda tangan elektronik.

Cara Scan Tanda Tangan dari Kertas

Sebelum melakukan scan, buat tanda tangan pada kertas putih yang bersih menggunakan tinta yang cukup kontras. Hindari kertas yang memiliki garis, lipatan, atau tulisan lain di sekitar tanda tangan agar hasilnya lebih mudah diedit.

Scan dapat dilakukan menggunakan scanner maupun kamera smartphone. Untuk kebutuhan sederhana, smartphone sudah cukup selama pencahayaan dan posisi pengambilan gambar diperhatikan.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

• Buat tanda tangan pada kertas putih menggunakan tinta yang jelas.
• Letakkan kertas di permukaan yang datar.
• Pastikan pencahayaan cukup dan tidak menimbulkan bayangan.
• Ambil gambar dengan posisi kamera lurus.
• Potong bagian gambar yang tidak diperlukan.
• Simpan hasil scan dalam format yang sesuai.

Setelah proses selesai, periksa kembali gambar untuk memastikan tanda tangan tidak buram atau terpotong. Jika hasilnya kurang jelas, sebaiknya lakukan scan ulang agar kualitas file tetap baik.

Format File yang Cocok untuk Scan Tanda Tangan

Format file menentukan bagaimana hasil scan dapat digunakan. Dua format gambar yang paling umum adalah JPG atau JPEG dan PNG. Keduanya memiliki karakteristik berbeda sehingga penggunaannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan.

JPG cocok ketika ukuran file yang lebih ringan menjadi pertimbangan. Namun, format ini tidak mendukung background transparan sehingga area putih di sekitar tanda tangan tetap terlihat ketika gambar ditempelkan pada dokumen.

Sementara itu, PNG lebih sesuai untuk tanda tangan yang akan digunakan pada berbagai dokumen karena mendukung transparansi. Dengan begitu, background putih dapat dihilangkan sehingga tanda tangan terlihat lebih menyatu dengan dokumen.

Beberapa format yang perlu diperhatikan, antara lain:

• PNG: cocok untuk tanda tangan dengan background transparan.
• JPG/JPEG: cocok untuk penggunaan sederhana dengan ukuran file lebih ringan.
• PDF: lebih sesuai untuk menyimpan dokumen yang sudah berisi tanda tangan.
• Resolusi tinggi: membantu menjaga tanda tangan tetap jelas saat digunakan.

Untuk tanda tangan yang akan digunakan berulang kali, menyimpan file PNG dengan kualitas baik dapat menjadi pilihan praktis.

Baca Juga: Apakah Tanda Tangan Elektronik Sama dengan Hasil Scan?

Tips agar Hasil Scan Tanda Tangan Tetap Rapi

Kualitas hasil scan dipengaruhi oleh kondisi kertas, pencahayaan, serta cara mengambil gambar. Kamera yang miring atau pencahayaan yang buruk dapat membuat tanda tangan terlihat kurang jelas atau tidak proporsional.

Setelah scan selesai, gambar dapat dirapikan dengan memotong area kosong dan menghapus background jika diperlukan. Proses ini akan membuat tanda tangan lebih mudah ditempatkan pada dokumen digital.

Agar hasilnya lebih baik, perhatikan beberapa hal berikut:

• Gunakan kertas putih dan bersih.
• Pilih tinta yang kontras dengan warna kertas.
• Hindari bayangan saat mengambil gambar.
• Pastikan kamera atau scanner berada dalam posisi lurus.
• Gunakan resolusi yang cukup tinggi.
• Potong area kosong di sekitar tanda tangan.
• Simpan file asli sebelum melakukan pengeditan.

Dengan persiapan tersebut, tanda tangan akan lebih jelas dan mudah digunakan kembali untuk kebutuhan dokumen digital.

Scan Tanda Tangan Bisa Digunakan untuk Apa?

Setelah dipindai dan dirapikan, tanda tangan dapat dimasukkan ke berbagai dokumen elektronik. Misalnya, pengguna dapat menempatkan gambar tanda tangan pada dokumen Word atau file PDF tanpa harus mencetak dokumen terlebih dahulu.

Untuk kebutuhan administrasi sederhana, metode ini terasa lebih praktis. Namun, pengguna perlu memahami bahwa scan tanda tangan pada dasarnya hanya berupa gambar. File tersebut bisa disalin atau digunakan kembali sehingga penggunaannya perlu disesuaikan dengan jenis dokumen dan tingkat keamanan yang dibutuhkan.

Scan tanda tangan dapat digunakan untuk kebutuhan seperti:

• Melengkapi formulir digital.
• Memasukkan tanda tangan ke dokumen Word.
• Menambahkan tanda tangan pada dokumen PDF.
• Melengkapi surat atau dokumen administrasi tertentu.
• Menyiapkan tanda tangan untuk kebutuhan internal.

Karena berupa file gambar, sebaiknya tanda tangan tidak disimpan atau dibagikan secara sembarangan. Untuk dokumen yang lebih penting, pertimbangkan metode penandatanganan yang memiliki mekanisme autentikasi dan keamanan yang lebih kuat.

Tidak Semua Dokumen Cocok Menggunakan Scan Tanda Tangan

Penggunaan scan tanda tangan sebaiknya disesuaikan dengan jenis dokumen. Berkas yang bersifat sederhana dan tidak membutuhkan proses autentikasi khusus mungkin masih dapat menggunakan gambar tanda tangan.

Sebaliknya, dokumen yang berkaitan dengan transaksi, hubungan kerja, kerja sama bisnis, atau proses administrasi penting dapat membutuhkan tingkat keamanan yang lebih tinggi.

Pada kondisi tersebut, tanda tangan elektronik dapat menjadi pilihan yang lebih tepat karena tidak hanya menampilkan gambar tanda tangan, tetapi juga mendukung proses autentikasi dan perlindungan terhadap integritas dokumen.

Beberapa dokumen yang dapat dipertimbangkan untuk menggunakan tanda tangan elektronik, antara lain:

• Kontrak atau perjanjian kerja sama.
• Dokumen perusahaan.
• Kontrak kerja.
• Invoice dan purchase order.
• Dokumen persetujuan.
• Dokumen lain yang membutuhkan autentikasi penanda tangan.

Jika kebutuhan Anda sudah melampaui sekadar memasukkan gambar tanda tangan ke dokumen, tanda tangan elektronik dapat menjadi solusi yang lebih tepat. Vinotek pun hadir sebagai solusi yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek juga dilengkapi dengan sejumlah fitur untuk mendukung kebutuhan penandatanganan digital, antara lain:

• Integritas dokumen, dengan mekanisme keamanan yang membantu menjaga keaslian dokumen dan mendeteksi perubahan setelah dokumen ditandatangani.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, untuk membantu mencatat serta menelusuri aktivitas dalam proses penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis, yang dapat mendukung proses approval sesuai kebutuhan perusahaan.
• Integrasi API, sehingga layanan dapat dihubungkan dengan berbagai sistem perusahaan seperti ERP, HRIS, atau sistem administrasi lainnya.
• Pilihan implementasi cloud maupun on-premise, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan penggunaan layanan dengan kebutuhan infrastrukturnya.
• Keamanan berstandar internasional, untuk membantu menjaga keamanan serta kerahasiaan data.

Dengan demikian, scan tanda tangan dapat digunakan untuk kebutuhan yang memang sesuai, sedangkan dokumen yang membutuhkan autentikasi dan keamanan lebih baik dapat menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Rekomendasi Scanner Tanda Tangan untuk Dokumen Digital

FAQ Seputar Scan Tanda Tangan

1. Apa itu scan tanda tangan?

Scan tanda tangan adalah proses mengubah tanda tangan yang dibuat di atas kertas menjadi file digital agar dapat digunakan pada dokumen elektronik.

2. Bagaimana cara scan tanda tangan di HP?

Anda dapat menggunakan kamera HP atau aplikasi pemindai dokumen untuk mengambil gambar tanda tangan. Pastikan pencahayaan cukup dan posisi kamera lurus agar hasilnya jelas.

3. Apa format terbaik untuk scan tanda tangan?

Format PNG cocok untuk scan tanda tangan karena mendukung background transparan. Sementara itu, JPG dapat digunakan untuk kebutuhan sederhana dengan ukuran file yang lebih ringan.

4. Bagaimana cara membuat scan tanda tangan transparan?

Background putih pada hasil scan dapat dihapus menggunakan aplikasi pengedit gambar atau fitur penghapus background. Simpan hasil akhirnya dalam format PNG agar tetap transparan.

5. Apakah scan tanda tangan sama dengan tanda tangan elektronik?

Tidak. Scan tanda tangan merupakan gambar tanda tangan manual, sedangkan tanda tangan elektronik menggunakan mekanisme elektronik untuk mendukung autentikasi dan keamanan dokumen.