Penggunaan tanda tangan pada dokumen kini tidak selalu harus dilakukan di atas kertas. Untuk kebutuhan administrasi digital, sebagian orang memilih mengubah tanda tangan menjadi file gambar agar dapat digunakan kembali pada berbagai dokumen.

Proses tersebut biasanya dimulai dengan scan TTD dari kertas, lalu menyimpan hasilnya dalam format digital. File tersebut dapat ditempatkan pada dokumen Word, PDF, maupun format lainnya. Cara ini memang terasa praktis, terutama ketika dokumen perlu segera dikirim tanpa harus dicetak dan ditandatangani secara manual.

Namun, kemudahan menggunakan satu file tanda tangan berulang kali juga perlu diikuti dengan pemahaman mengenai risikonya. Pasalnya, hasil scan TTD pada dasarnya merupakan gambar yang dapat disalin dan digunakan kembali.

Cara Scan TTD dari Kertas ke Format Digital

Cara scan TTD sebenarnya cukup sederhana dan dapat dilakukan dengan scanner maupun smartphone. Tanda tangan terlebih dahulu dibuat pada kertas putih menggunakan tinta yang jelas, kemudian dipindai menggunakan perangkat yang tersedia.

Setelah hasil pemindaian diperoleh, gambar dapat dipotong agar hanya menyisakan bagian tanda tangan. File tersebut kemudian dapat disimpan untuk digunakan kembali pada dokumen digital.

Secara umum, cara scan TTD dapat dilakukan melalui tahapan berikut:

• Bubuhkan tanda tangan pada kertas putih.
• Pindai kertas menggunakan scanner atau aplikasi scan di smartphone.
• Potong hasil scan agar hanya menyisakan tanda tangan.
• Sesuaikan ukuran dan kualitas gambar.
• Simpan dalam format seperti PNG atau JPG.
• Masukkan file tersebut ke dokumen digital sesuai kebutuhan.

Metode ini membuat pengguna tidak perlu melakukan scan berulang kali untuk setiap dokumen. Namun, kemudahan tersebut juga menimbulkan persoalan ketika file tanda tangan digunakan pada banyak dokumen.

Baca Juga: TTD Elektronik vs Scan Tanda Tangan, Apa Bedanya?

Adakah Risiko Menggunakan Scan TTD di Banyak Dokumen?

Karena berupa file gambar, hasil scan TTD bisa disalin, dipindahkan, atau ditempelkan ke dokumen lain. Artinya, pemilik tanda tangan tidak selalu memiliki kendali penuh atas bagaimana file tersebut digunakan setelah tersimpan atau dibagikan.

Risiko tersebut menjadi lebih penting ketika tanda tangan digunakan pada dokumen yang bersifat penting atau dalam jumlah besar. Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Mudah disalin: file tanda tangan dapat digunakan kembali oleh pihak yang memiliki akses ke file tersebut.
• Sulit mengendalikan penggunaan: pemilik tanda tangan belum tentu mengetahui pada dokumen apa file digunakan.
• Tidak otomatis menjaga integritas dokumen: gambar tanda tangan tidak dirancang untuk mendeteksi perubahan isi dokumen setelah tanda tangan ditempelkan.
• Keaslian lebih sulit diverifikasi: gambar tanda tangan tidak dengan sendirinya membuktikan identitas penandatangan.
• Risiko meningkat saat file tersebar: semakin banyak pihak yang menyimpan file, semakin sulit mengontrol penggunaannya.

Karena itu, scan TTD dapat dipertimbangkan untuk kebutuhan tertentu, tetapi belum tentu menjadi pilihan paling tepat untuk proses administrasi yang membutuhkan pengamanan dan pengelolaan lebih terstruktur.

Scan TTD vs Tanda Tangan Digital, Apa Bedanya?

Perbedaan utama terletak pada cara keduanya digunakan dan diverifikasi. Scan TTD adalah gambar tanda tangan yang ditempatkan pada dokumen, sedangkan tanda tangan digital menggunakan mekanisme teknologi untuk menghubungkan tanda tangan dengan identitas penandatangan serta membantu menjaga integritas dokumen.

Perbedaan tersebut dapat dilihat dari beberapa aspek:

Aspek	Scan TTD	Tanda Tangan Digital
Bentuk	File gambar tanda tangan, seperti JPG atau PNG	Tanda tangan yang dibuat melalui sistem elektronik dengan mekanisme keamanan tertentu
Cara penggunaan	File tanda tangan ditempelkan pada dokumen digital	Penandatanganan dilakukan melalui platform atau sistem tanda tangan digital
Verifikasi identitas	Tidak otomatis menyediakan verifikasi identitas penandatangan	Dapat mendukung autentikasi dan verifikasi identitas penandatangan
Keamanan tanda tangan	File dapat disalin dan digunakan kembali	Proses penandatanganan dapat dilengkapi mekanisme keamanan dan autentikasi
Integritas dokumen	Tidak otomatis mendeteksi perubahan dokumen setelah tanda tangan ditempelkan	Dapat membantu mendeteksi perubahan dokumen setelah ditandatangani
Pencatatan aktivitas	Tidak memiliki audit trail secara bawaan	Dapat dilengkapi audit trail dan time-stamping
Penggunaan pada banyak dokumen	Dapat digunakan berulang kali dengan menyalin file gambar	Dapat mendukung penandatanganan banyak dokumen melalui fitur seperti bulk-signing
Kontrol penggunaan	Relatif sulit dikendalikan setelah file tersebar	Proses dapat dikelola melalui sistem dengan alur yang lebih terstruktur
Cocok untuk	Kebutuhan sederhana dengan risiko dan volume dokumen terbatas	Kebutuhan administrasi profesional, bisnis, dan penandatanganan dokumen dalam jumlah besar

Kapan Sebaiknya Beralih ke Tanda Tangan Digital?

Scan TTD masih dapat digunakan untuk kebutuhan yang sederhana. Namun, ketika jumlah dokumen semakin banyak dan proses penandatanganan dilakukan secara rutin, penggunaan file gambar dapat membuat pekerjaan semakin berulang dan sulit dikendalikan.

Penggunaan tanda tangan digital dapat mulai dipertimbangkan ketika:

• Dokumen yang perlu ditandatangani jumlahnya banyak.
• Penandatangan berada di lokasi yang berbeda.
• Dokumen membutuhkan verifikasi identitas.
• Aktivitas penandatanganan perlu dicatat.
• Isi dokumen perlu dilindungi dari perubahan setelah ditandatangani.
• Perusahaan membutuhkan alur persetujuan yang lebih terstruktur.

Pada kondisi tersebut, perusahaan dapat beralih dari sekadar menyimpan file scan TTD ke sistem tanda tangan digital yang dirancang untuk kebutuhan administrasi dalam skala lebih besar seperti Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek menyediakan tanda tangan digital dengan fitur bulk-signing yang membantu proses penandatanganan banyak dokumen secara lebih efisien. Dengan fitur ini, pengguna tak perlu mengulang proses penandatanganan satu per satu untuk setiap dokumen.

Selain bulk-signing, Vinotek juga mendukung berbagai kebutuhan administrasi digital melalui fitur:

• Integritas dokumen dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal.
• Integrasi melalui API dengan sistem seperti ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Infrastruktur fleksibel melalui pilihan cloud maupun on-premise.
• Keamanan standar internasional untuk membantu menjaga keamanan dan kerahasiaan data serta dokumen.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Menyimpan Hasil Scan Tanda Tangan agar Mudah Digunakan

FAQ Seputar Scan TTD untuk Banyak Dokumen

1. Apakah hasil scan TTD bisa digunakan di banyak dokumen?

Bisa. Hasil scan dapat disimpan sebagai file gambar dan digunakan kembali pada berbagai dokumen digital. Namun, karena file dapat disalin, pengguna perlu memperhatikan risiko keamanan dan pengendalian penggunaannya.

2. Apakah scan TTD sama dengan tanda tangan digital?

Tidak. Scan TTD merupakan gambar tanda tangan, sedangkan tanda tangan digital menggunakan mekanisme teknologi untuk mendukung autentikasi identitas dan integritas dokumen.

3. Apa risiko menggunakan scan TTD?

File tanda tangan dapat disalin dan digunakan kembali, sementara penggunaan serta keasliannya lebih sulit dikendalikan. Gambar tanda tangan juga tidak secara otomatis memberikan mekanisme untuk mendeteksi perubahan pada dokumen.

4. Apa itu bulk-signing?

Bulk-signing adalah fitur yang memungkinkan penandatanganan banyak dokumen dilakukan secara lebih efisien dalam satu alur proses. Fitur ini cocok untuk perusahaan yang rutin menangani dokumen dalam jumlah besar.

5. Mengapa menggunakan tanda tangan digital Vinotek?

Vinotek menyediakan tanda tangan digital dengan fitur bulk-signing, integritas dokumen, time-stamping, audit trail, alur persetujuan berlapis, integrasi API, serta pilihan infrastruktur cloud maupun on-premise untuk mendukung kebutuhan administrasi digital perusahaan.