Tanda tangan dibutuhkan dalam berbagai dokumen, mulai dari surat pernyataan, formulir, proposal, hingga dokumen administrasi perusahaan. Ketika pekerjaan dilakukan secara digital, banyak orang memilih melakukan scan tanda tangan yang sebelumnya dibuat di atas kertas agar dapat digunakan kembali tanpa perlu mencetak dokumen.

Namun, memiliki hasil scan saja belum tentu membuat proses menjadi praktis. File yang sulit ditemukan, kualitas gambar rendah, atau background putih yang masih terbawa dapat membuat tanda tangan kurang nyaman digunakan.

Karena itu, hasil scan perlu disimpan dengan cara yang tepat agar mudah ditemukan dan digunakan kembali. Simak penjelasannya berikut ini.

Pastikan Hasil Scan Tanda Tangan Berkualitas

Sebelum menyimpan file, pastikan hasil scan memiliki kualitas yang cukup baik. Gambar yang buram, terlalu gelap, atau terpotong dapat membuat tanda tangan terlihat kurang jelas ketika dimasukkan ke dokumen.

Apabila menggunakan HP untuk melakukan scan, pastikan pencahayaan cukup dan posisi kamera tidak miring. Kondisi kertas dan tinta juga perlu diperhatikan agar hasil tanda tangan tetap jelas.

Beberapa hal yang perlu diperiksa:

• Pastikan seluruh tanda tangan masuk dalam area scan.
• Hindari hasil yang terlalu gelap atau terlalu terang.
• Gunakan resolusi yang cukup agar garis tanda tangan tetap jelas.
• Potong bagian gambar yang tidak diperlukan.
• Simpan hasil dengan kualitas terbaik sebagai file master.

Dengan memiliki file master berkualitas baik, Anda tidak perlu melakukan scan ulang ketika membutuhkan tanda tangan untuk dokumen lain.

Pilih Format File yang Tepat

Format file berpengaruh pada kemudahan penggunaan hasil scan. PNG dan JPG sama-sama dapat digunakan, tetapi memiliki karakteristik berbeda.

PNG lebih sesuai jika Anda ingin menggunakan tanda tangan dengan background transparan. Sementara itu, JPG cocok untuk kebutuhan gambar biasa, tetapi tidak mendukung transparansi.

Beberapa format yang dapat digunakan:

• PNG: cocok untuk tanda tangan dengan background transparan.
• JPG atau JPEG: cocok untuk gambar sederhana dengan ukuran file relatif ringan.
• PDF: lebih sesuai untuk menyimpan dokumen yang sudah ditandatangani, bukan sebagai file utama gambar tanda tangan.

Untuk penggunaan berulang, sebaiknya simpan file master dengan kualitas terbaik dan buat salinan sesuai kebutuhan.

Baca Juga: Jangan Gunakan Tanda Tangan Hasil Scan untuk Dokumen Digital, Ini Risikonya

Gunakan Nama File dan Folder yang Jelas

File dengan nama seperti IMG_4827 atau scan001 akan sulit ditemukan ketika jumlah file semakin banyak. Gunakan nama yang sederhana dan mudah dikenali, misalnya tanda-tangan-nama.png atau tanda-tangan-transparan.png.

Selain nama file, buat folder khusus untuk menyimpan tanda tangan. Misalnya:

• Dokumen Digital
  • Tanda Tangan
    • Tanda Tangan Master
    • Tanda Tangan Transparan
    • Versi Lain

Penyimpanan cloud juga dapat digunakan agar file dapat diakses dari perangkat berbeda. Namun, pastikan akses terhadap file dibatasi karena tanda tangan sebaiknya tidak dibagikan kepada pihak yang tidak berkepentingan.

Simpan File Master dan Versi Siap Pakai

Sebaiknya jangan hanya menyimpan satu file. Pisahkan file master dari versi yang sudah siap digunakan.

File master berfungsi sebagai cadangan jika Anda perlu melakukan pengeditan ulang, sedangkan file siap pakai dapat langsung dimasukkan ke dokumen.

Anda dapat menyimpan:

• File master: hasil scan dengan kualitas terbaik.
• File transparan: sudah dihapus background-nya.
• File siap pakai: sudah disesuaikan dengan kebutuhan.
• File cadangan: salinan yang disimpan di lokasi aman.

Cara ini membuat penggunaan tanda tangan lebih efisien karena Anda tidak perlu mengulang proses dari awal.

Perhatikan Keamanan Scan Tanda Tangan

Walaupun berbentuk gambar, scan tanda tangan tetap perlu disimpan dengan hati-hati. File tersebut dapat disalin dan digunakan kembali sehingga sebaiknya tidak diletakkan pada folder publik atau dibagikan melalui kanal yang tidak aman.

Beberapa langkah sederhana yang dapat dilakukan adalah:

• Simpan file pada lokasi dengan akses terbatas.
• Hindari membagikannya melalui kanal publik.
• Gunakan penyimpanan yang terlindungi akun.
• Buat salinan cadangan di lokasi yang aman.

Untuk dokumen yang membutuhkan autentikasi, keamanan, dan pencatatan aktivitas lebih tinggi, penggunaan tanda tangan digital dapat menjadi pilihan yang lebih tepat.

Gunakan Cara yang Lebih Praktis dengan Tanda Tangan Digital Vinotek

Menyimpan hasil scan tanda tangan memang bisa mempermudah pekerjaan administrasi. Namun, tanda tangan berbentuk gambar tetap memiliki keterbatasan karena file dapat disalin dan digunakan kembali tanpa mekanisme autentikasi yang memadai.

Untuk kebutuhan tersebut, tanda tangan digital dapat membantu membuat proses penandatanganan lebih aman, praktis, dan terstruktur. Salah satu solusi yang patut dipertimbangkan adalah Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek menyediakan solusi tanda tangan digital yang dilengkapi dengan berbagai fitur yang mendukung kebutuhan penandatanganan dokumen perusahaan.

Beberapa di antaranya meliputi:

• Integritas dokumen terjamin melalui kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
• Integrasi sistem melalui API dengan ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Infrastruktur fleksibel yang dapat diterapkan di cloud maupun on-premise.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan tanda tangan digital Vinotek, perusahaan tidak perlu lagi bergantung pada file scan yang harus disimpan, dicari, dan ditempel secara manual. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Apakah Tanda Tangan Elektronik Sama dengan Hasil Scan?

FAQ Seputar Cara Menyimpan Scan Tanda Tangan

1. Bagaimana cara menyimpan scan tanda tangan?

Simpan hasil scan dalam folder khusus dengan nama file yang jelas. Gunakan format PNG jika tanda tangan memiliki background transparan.

2. Apa format terbaik untuk menyimpan scan tanda tangan?

PNG merupakan format yang cocok untuk scan tanda tangan karena dapat menyimpan background transparan. JPG juga dapat digunakan untuk kebutuhan gambar biasa.

3. Bagaimana cara menyimpan scan tanda tangan agar tidak buram?

Gunakan hasil scan dengan resolusi yang cukup dan hindari melakukan kompresi berlebihan. Simpan file master dengan kualitas terbaik sebagai cadangan.

4. Apakah scan tanda tangan bisa disimpan di HP?

Bisa. Buat folder khusus untuk menyimpan file tanda tangan dan gunakan nama file yang mudah dicari agar dapat digunakan kembali dengan cepat.

5. Apakah scan tanda tangan aman digunakan untuk dokumen digital?

Scan tanda tangan berupa gambar dapat disalin dan digunakan kembali. Untuk dokumen yang membutuhkan autentikasi dan keamanan lebih tinggi, tanda tangan digital dapat menjadi pilihan yang lebih tepat.