Kelola Privasi Anda dengan Mudah

PEMBERITAHUAN PRIVASI

MOHON BACA KEBIJAKAN INI BESERTA CPS VINOTEK DENGAN SAKSAMA

Adanya Pemberitahuan Privasi (yang sebelumnya bernama Kebijakan Privasi) ini ditujukan untuk memberi informasi kepada Pemilik tentang cara mengumpulkan, menggunakan, membagikan, memproses dan mengamankan data pribadi Pemilik yang dikumpulkan untuk layanan Vinotek.

1. Definisi

Berikut merupakan definisi untuk beberapa istilah yang digunakan di dalam dokumen ini.

2. Kepatuhan

Para pihak sepakat bahwa semua layanan Sertifikat Elektronik dalam kebijakan ini tunduk terhadap peraturan dan ketentuan perundang-undangan terkait dengan penyelenggaraan Sertifikat Elektronik, beserta segala perubahannya yang sebagaiamana diatur dalam:

1. Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang nomor 1 tahun 2024 tentang Perubahan kedua atas Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi Elektronik dan Transaksi Elektronik.
2. Undang-Undang nomor 27 tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.
3. Peraturan Pemerintah nomor 71 tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
4. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022 tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Sertifikat Elektronik.

3. Pembaharuan dan Pemberitahuan

Vinotek berhak sewaktu-waktu, merevisi dan memperbarui Pemberitahuan Privasi Vinotek berhubungan dengan setiap layanan Vinotek. Perubahan dokumen ini akan diinformasikan melalui situs Vinotek dan dokumen akan dipublikasikan di repositori milik Vinotek. Jika Pemilik menggunakan layanan Vinotek setelah perubahan perjanjian ini berlaku efektif maka Pemilik dianggap telah menyetujui untuk terikat dengan perubahan terbarunya.

4. Informasi yang dihimpun

Vinotek dapat menghimpun Data Pribadi Pemilik Vinotek, yaitu sebagai berikut:

a. Data yang Vinotek minta dari Pemilik

1. Pada saat Pemilik membuat akun Vinotek, Pemilik wajib memberikan Data Pribadi kepada Vinotek. Untuk akun individu/personal WNI, Pemilik memberikan:

   1. Nama lengkap
   2. Tempat dan Tanggal lahir
   3. NIK
   4. Salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
   5. Email
   6. Data biometric

   Untuk akun individu/personal WNA yang tinggal di Indonesia mempunyai Kartu Tanda Penduduk (KTP), Pemilik memberikan:

   1. Nama lengkap
   2. Tempat dan Tanggal lahir
   3. NIK
   4. Kewarganegaraan
   5. Salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
   6. Nomor Paspor
   7. Salinan Paspor
   8. Nomor Handphone
   9. Email
   10. Data biometric

   Untuk akun individu/personal WNA tinggal di Indonesia tidak mempunyai Kartu Tanda Penduduk (KTP), Pemilik memberikan:

   1. Nama lengkap
   2. Tempat dan Tanggal lahir
   3. Nomor Paspor
   4. Kewarganegaraan
   5. Salinan Paspor
   6. Nomor Kartu izin tinggal sementara (KITAS)
   7. Salinan Kartu izin tinggal sementara (KITAS)
   8. Surat Permohonan dari Institusi/perusahan tempat pemohon berkerja
   9. Nomor Handphone
   10. Email
   11. Data biometrik

   Untuk akun individu/personal WNA tidak tinggal di Indonesia, Pemilik memberikan:

   1. Nama lengkap
   2. Tempat dan Tanggal lahir
   3. 2 (dua) Nomor Identitas resmi yang diterbitkan oleh pemerintah dari negara pemilik
   4. Kewarganegaraan
   5. Salinan 2 (dua) Identitas resmi yang diterbitkan oleh pemerintah dari negara pemilik
   6. Dokumen legalisasi apostille terkait dengan 2 (dua) Identitas resmi yang diterbitkan oleh pemerintah dari negara pemilik
   7. Nomor Handphone
   8. Email
   9. Data biometrik

   Untuk akun Badan Usaha, Pemilik memberikan:

   1. Nama Badan Usaha
   2. NPWP Badan Usaha
   3. Email resmi perwakilan Badan Usaha
   4. Surat Permohonan
   5. Akta Pendirian Badan Usaha dan/atau Akta Perubahan Terakhir Badan Usaha
   6. Surat Keputusan Pengesahan Badan Usaha
   7. Nama perwakilan Badan Usaha
   8. NIK perwakilan Badan Usaha
   9. Tanggal lahir perwakilan Badan Usaha
   10. Salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP) perwakilan Badan Usaha
   11. Nomor telepon perwakilan Badan Usaha
   12. Data biometric perwakilan Badan Usaha
2. Untuk membuat akun Vinotek dan menggunakan layanan Vinotek, Pemilik diminta untuk memberikan beberapa informasi dan Data Pribadi Pemilik secara benar, jelas, akurat dan lengkap kepada Vinotek. Apabila Pemilik tidak memberikan Data Pribadi yang diwajibkan pada poin ini, atau memberikan pernyataan dan jaminan, informasi atau Data Pribadi yang tidak benar, tidak jelas, tidak akurat, atau tidak lengkap, maka Vinotek berhak menolak permohonan pembuatan akun Vinotek untuk Pemilik tersebut, dan menangguhkan atau memberhentikan sebagian atau seluruh Layanan Vinotek yang diberikan kepada Pemilik tersebut.

b. Data yang Vinotek kumpulkan secara otomatis

Pada saat Pemilik menggunakan layanan Vinotek, Vinotek dapat mengumpulkan Data Pribadi secara otomatis seperti IP Address, login information, geolocation, browser client & version, timestamp of activities, operating system, dan data transaksi pembelian langganan (subscription) dan kuota tandatangan Pemilik yang berkaitan dengan layanan Vinotek.

c. Data yang Pemilik berikan

Pada saat Pemilik menggunakan layanan Vinotek, termasuk layanan Vinotek melalui pihak ketiga, Pemilik dapat memberikan Data Pribadi lainnya (selain sebagaimana disebut di poin a dan b diatas) kepada Vinotek dari waktu ke waktu.

d. Cookies

Vinotek menggunakan cookies selama Pemilik menggunakan layanan Vinotek, dalam meningkatkan kualitas layanan Vinotek, untuk mengenali dan mengingat informasi tertentu pada browser Pemilik meliputi manajemen sesi, personalisasi layanan, dan perekaman aktivitas Pemilik. Pemilik dapat memilih untuk menonaktifkan cookies pada browser Pemilik, tetapi apabila Pemilik menonaktifkan cookies, fungsi layanan situs akan menjadi terbatas.

5. Penyimpanan Data Pribadi Pemilik

1. Masa waktu penyimpanan Data Pribadi Pemilik adalah selama Sertifikat Pemilik masih aktif dengan masa retensi 5 tahun.
2. Masa Waktu penyimpanan dokumen pemilik dalam hal penandatanganan dokumen di Vinotek yang berstatus ‘Draft’ dan ‘Done’ dengan masa retensi 14 hari kalender.
3. Mekanisme pengamanan dalam mengakses Data Pribadi Pemilik tetap menggunakan 2 faktor otentikasi oleh peran terpercaya (trusted role) Vinotek.

6. Penggunaan Data Pribadi

Vinotek secara terbuka akan mengungkapkan informasi Data Pribadi Pemilik, termasuk tetapi tidak terbatas pada Data Pribadi, yang terdapat dalam Akun Vinotek dan/atau tercantum di dalam Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Vinotek sebagaimana diperlukan dalam rangka memenuhi Layanan Vinotek yang digunakan oleh Pemilik antara lain:

1. Penerbitan dan pemrosesan Sertifikat Elektronik, termasuk verifikasi identitas Anda sebagaimana dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan, menjawab pertanyaan-pertanyaan Anda, menyelesaikan transaksi terkait Sertifikat Elektronik, dan memproses pembayaran.
2. Pencabutan atas Sertifikat Elektronik dan publikasi Certificate Revocation Lists kepada Pihak Pengandal.
3. Pemberitahuan mengenai pembaruan Sertifikat Elektronik serta memproses pembaruan tersebut.
4. Validasi kepada Pihak Pengandal bahwa suatu Sertifikat Elektronik sudah mutakhir dan akurat.

Pencatatan aktivitas dan mengirimkan pesan (surat elektronik) kepada Anda terkait informasi, produk, dan acara.

Vinotek tidak menjual dan/atau membagikan Data Pribadi Pemilik kepada pihak lain tanpa persetujuan Pemilik. Vinotek menjamin bahwa hanya Pemilik, Pihak Ketiga dan/atau pihak-pihak lain yang diberikan persetujuan oleh Pemilik, yang dapat mengakses dan/atau melihat Dokumen Elektronik yang diunggah atau Data Pribadi yang terdapat di dalam Akun Vinotek Pemilik.

Selain ketentuan sebagaimana tersebut di atas, Vinotek dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda kepada individu, entitas, organisasi, badan pemerintahan, atau aparat penegak hukum, dengan berdasarkan hukum, perintah pengadilan, panggilan sidang, atau permintaan dari lembaga negara atau pemerintah sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pihak tersebut adalah pihak terbukti yang berwenang dan/atau diwajibkan oleh aturan hukum yang menimbulkan kewajiban hukum kepada Vinotek untuk mengungkap Data Pribadi Pemilik kepada pihak tersebut untuk pemenuhan kewajiban ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan. Atas permintaan Data Pribadi wajib dilindungi informasi tersebut dan terdokumentasi dalam dokumen kesepakatan antara Vinotek dengan apparat penegak hukum.

Beberapa Data Pribadi yang Vinotek kelola dapat dibagi kepada beberapa penyedia jasa, antara lain penyelenggara jasa sistem pembayaran, penyelenggara jasa verifikasi kependudukan (Dukcapil) penyelenggaara jasa verifikasi liveness (Verihubs), regulator, dan pakar eksternal (auditor, advokat, dan konsultan lainnya yang kami tunjuk untuk menjalankan operasi kegiatan kami). Apabila kami membagi Data Pribadi kepada mereka, penerima Data Pribadi wajib sepakat untuk:

1. Melihat Data Pribadi hanya di tempat kami dan dilarang untuk memindahkannya, kecuali apabila memang dibutuhkan untuk menjalankan kewajibannya kepada kami;
2. Menggunakan Data Pribadi untuk tujuan dan kepentingan yang sudah ditetapkan sebelumnya;

Mengembalikan Data Pribadi kepada karyawan kami, atau menghancurkannya segera setelah tidak ada kebutuhan lagi.

Dalam hal terjadi penggabungan atau pengambilalihan dari pihak lain atas perusahaan kami yang kemudian menjadi suksesor kami untuk melanjutkan kewajiban kami terkait pengelolaan Data Pribadi Anda, maka Anda telah memberikan persetujuan atas penyimpanan dan Pemilikan Data Pribadi oleh pihak tersebut sesuai dengan ketentuan dalam Pemberitahuan Privasi ini.

Data Pribadi Anda diproses dan disimpan di Indonesia, di dalam fasilitas pemrosesan dan penyimpanan yang aman. Fasilitas pemrosesan ini hanya dapat diakses oleh Admin Otoritas Pendaftaran (RA). Informasi sensitif kami simpan di database kami dengan terenkripsi. Data backup dan arsip juga dienkripsi dan disimpan fasilitas yang aman, pada kontainer terkunci yang tidak mencantumkan label muatan secara spesifik atau nama Vinotek.

Data Pribadi Anda kami simpan selama Anda masih menggunakan layanan kami atau untuk kepentingan Pihak Pengandal, serta untuk mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, dan untuk dijadikan landasan atas gugatan hukum yang mungkin timbul, hanya dalam jangka waktu sebatas yang diperlukan, sebagaimana dijabarkan lebih lanjut di dalam Dokumen Tata Kelola, serta untuk memenuhi tujuan perolehan Data Pribadi.

7. Kepemilikan Sertifikat Elektronik

Tujuan penerbitan Sertifikat Elektronik antara lain adalah untuk memberikan akses atas informasi tertentu dari Pemilik sertifikat kepada Pihak Pengandal. Oleh karena itu, seluruh informasi yang tersimpan di dalam Sertifikat Elektronik, Certificate Revocation List, permintaan dan respon validasi, tidak dianggap sebagai informasi rahasia dan dapat diakses oleh pihak lain. Pihak ketiga dapat mengakses dan melihat serta mengandalkan informasi tersebut, dan hal ini penting untuk mendukung tujuan dan fungsi utama dari Sertifikat Elektronik.

Lebih lengkap lagi informasi tersebut dijabarkan di dalam profil pada aplikasi Vinotek, dan mencakup antara lain: nama, Kunci Publik, alamat email, nama organisasi, nomor seri Sertifikat Elektronik, dan tanggal kedaluwarsa Sertifikat Elektronik. Pengandal tidak dapat mengakses informasi selain dari informasi yang terkandung di dalam Sertifikat Elektronik.

8. Hak Pemilik

8.1 Permohonan Akses

Pemilik berhak untuk mengakses Data Pribadi Pemilik yang disimpan pada Akun Vinotek Pemilik tersebut.

8.2 Permohonan Perubahan

Pemilik berhak untuk mengubah Data Pribadi Pemilik yang disimpan pada Vinotek, perubahan, penambahan, atau pembaruan informasi dan Data Pribadi dapat dilakukan dengan disertakannya dokumen pendukung dan/atau melakukan verifikasi terhadap perubahan, penambahan, atau pembaruan informasi dan Data Pribadi tersebut sesuai dengan prosedur Vinotek.

8.3 Permohonan Penghapusan

Pemilik dapat melakukan permintaan untuk penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi yang disimpan oleh kami, apabila Pemilik sudah tidak menggunakan Sertifikat Elektronik dan/atau layanan Vinotek. Data Pribadi Pemilik yang dapat dihapus adalah data yang diisi saat proses registrasi.

9. Pembatasan Tanggung Jawab

Pemilik akan melepaskan, membebaskan, memberikan ganti rugi, dan membela Vinotek, termasuk setiap pejabat, direktur, karyawan, atau agen Vinotek dari dan terhadap setiap dan segala permintaan, gugatan, klaim, kerugian, tanggung jawab, kewajiban, biaya, kerusakan, dan ongkos (termasuk tetapi tidak terbatas pada biaya hukum dan pengeluaran biaya ganti rugi) yang dihasilkan secara langsung atau tidak langsung dari:

1. Segala kerugian akibat Data Pribadi yang dicegat, disadap, diakses, dicuri, diungkapkan, diubah atau dihancurkan oleh pihak ketiga yang tidak berwenang, karena faktor-faktor di luar kendali Vinotek dan/atau yang bertentangan dengan Pemberitahuan Privasi ini dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk yang diakibatkan oleh kesalahan atau kelalaian Pemilik; atau
2. Pengumpulan, pemilikan, pemeliharaan, pembagian, atau pengungkapan data dan informasi yang dilaksanakan di situs atau aplikasi yang dimiliki, dikelola dan/atau dioperasikan oleh Pihak Ketiga.

10. Keadaan Kahar

Vinotek tidak bertanggung jawab atas kegagalan atau keterlambatan terhadap kinerjanya yang disebabkan oleh hal-hal yang berada di luar kendali yang wajar (keadaan kahar), termasuk tapi tidak terbatas pada tindakan otoritas sipil atau militer, bencana alam, kebakaran, epidemi, banjir, gempa bumi, kerusuhan, perang, kegagalan peralatan, pemadaman listrik dan kegagalan jalur telekomunikasi, kurangnya akses Internet, sabotase, terorisme, dan tindakan pemerintah atau setiap kejadian atau situasi yang tidak terduga.

11. Hukum Yang Berlaku

Kebijakan ini dilaksanakan menurut ketentuan hukum yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

12. Bahasa

Dalam hal Kebijakan ini ditampilkan dalam berbagai pilihan bahasa dan apabila terdapat ketidaksesuaian antara satu bahasa dan bahasa lainnya, maka teks Bahasa Indonesia yang akan berlaku.

13. Penyelesaian Sengketa

Setiap perselisihan dan permasalahan yang timbul dari atau berkaitan dengan keabsahan atau pelaksanaan isi Perjanjian ini akan diselesaikan secara musyawarah dan mufakat oleh Para Pihak. Setiap perselisihan dan permasalahan dapat diselesaikan dengan cara berikut ini:

1. Apabila penyelesaian secara musyawarah dan mufakat tidak tercapai maka Para Pihak setuju untuk merujuk dan menyelesaikannya oleh arbitrase.
2. Jika Para Pihak dalam waktu 14 (empat belas) hari setelah menerima pemberitahuan yang merujuk perselisihan tersebut tidak menyetujui secara tertulis aturan arbitrase yang berlaku (termasuk jumlah arbitrator, Bahasa dan tempat persidangan), ketentuan yang akan berlaku adalah ketentuan arbitrase berdasarkan Peraturan Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI), jumlah arbitrator adalah 3 (tiga) orang, bahasa arbitrase adalah Bahasa Indonesia dan tempat arbitrase adalah di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

14. Keberlakuan

Pemberitahuan Privasi menunjukan perikatan penuh antara para pihak terkait penerbitan Sertifikat Elektronik oleh Vinotek dan Pemberitahuan Privasi dapat diubah sesuai dengan persyaratan di dalam CPS dari waktu ke waktu. Versi terbaru dari Pemberitahuan Privasi ini dipublikasikan di situs repositori Vinotek (https://www.vinotek.id/repo/). Jika lingkup penjaminan diubah atau diperbarui, Vinotek akan mempublikasikan versi terbaru dari Pemberitahuan Privasi ini. Apabila terdapat ketentuan dalam Pemberitahuan Privasi yang tidak dapat dilaksanakan, Vinotek memiliki hak untuk mengubah ketentuan tersebut sepanjang diperbolehkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga dapat dilaksanakan.

15. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan seputar Sertifikat Elektronik, silakan hubungi kami melalui email support@vinotek.id atau call center (022-2046-8228) apabila:

1. Anda yakin bahwa informasi Anda sedang diproses atau disimpan dengan melanggar kebijakan ini atau hukum dan peraturan yang berlaku;
2. Anda ingin melaporkan adanya penyalahgunaan terkait data Anda;
3. Anda ingin melakukan permohonan sebagaimana yang disebutkan pada hak Pemilik.

Berikut ini beberapa informasi minimal yang perlu disertakan agar kami dapat menindaklanjuti permohonan Anda:

1. Nama lengkap Anda
2. Nomor telepon dan alamat email Anda
3. Jenis produk
4. Nomor seri Sertifikat Elektronik dan tahun perolehan Sertifikat Elektronik

Dalam hal terjadi kegagalan perlindungan Data Pribadi, Vinotek wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam kepada Pemilik dan lembaga terkait.

Dari waktu ke waktu, Vinotek dapat mengubah Pemberitahuan Privasi ini, yang akan berlaku efektif pada saat dipublikasikan pada situs: https://www.vinotek.id/repo/. Perubahan atas Syarat dan Ketentuan aplikasi kami, termasuk Pemberitahuan Privasi ini akan diinformasikan pada situs Vinotek.