Masih banyak orang menganggap tanda tangan hasil scan dan tanda tangan elektronik adalah hal yang sama. Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan, terutama dari sisi keamanan, legalitas, hingga cara penggunaannya dalam dokumen digital.

Pemahaman soal perbedaan ini penting, apalagi saat aktivitas administrasi dan bisnis kini semakin banyak dilakukan secara online. Jangan sampai dokumen penting justru berisiko disalahgunakan karena menggunakan metode tanda tangan yang kurang tepat.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan tanda tangan elektronik dan tanda tangan scan?

Apa Itu Tanda Tangan Scan?

Tanda tangan scan adalah tanda tangan manual yang ditulis di atas kertas, kemudian dipindai atau difoto dan dimasukkan ke dokumen digital dalam bentuk gambar.

Karakteristik tanda tangan scan, antara lain:

• berasal dari tanda tangan basah yang dipindai,
• biasanya berbentuk file PNG atau JPG,
• ditempel secara manual ke dokumen digital,
• tidak memiliki sistem autentikasi khusus,
• mudah digunakan tanpa aplikasi tambahan.

Cara ini memang praktis dan cukup umum digunakan. Namun, tanda tangan scan sebenarnya hanya berupa gambar visual sehingga lebih rentan disalin atau digunakan ulang tanpa izin.

Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan elektronik merupakan metode penandatanganan digital yang menggunakan sistem keamanan dan autentikasi tertentu untuk memverifikasi identitas penandatangan.

Berbeda dengan tanda tangan scan, tanda tangan elektronik memiliki beberapa komponen tambahan, seperti:

• identitas penandatangan,
• waktu penandatanganan,
• sertifikat elektronik,
• jejak audit dokumen,
• sistem verifikasi keaslian dokumen.

Di Indonesia, tanda tangan elektronik juga telah diatur dalam regulasi yang berlaku sehingga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan administrasi dan bisnis digital.

Baca Juga: Ciri-Ciri Platform TTD Digital Online yang Aman dan Legal

Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Scan

Meski sama-sama digunakan pada dokumen digital, ada sejumlah perbedaan mendasar antara tanda tangan elektronik dan tanda tangan scan. Berikut perbandingannya dari berbagai aspek:

1. Bentuk dan Cara Kerja

Tanda tangan scan bekerja seperti gambar biasa yang ditempel pada dokumen digital. Sistem tidak dapat mendeteksi apakah dokumen sudah diubah setelah tanda tangan ditempel. Sementara itu, tanda tangan elektronik menggunakan teknologi digital yang terhubung dengan sistem autentikasi dokumen.

Perbedaannya dapat dilihat dari:

• tanda tangan scan hanya berupa gambar visual,
• tanda tangan elektronik memiliki data verifikasi,
• dokumen bertanda tangan elektronik dapat dicek keasliannya,
• sistem dapat mendeteksi perubahan dokumen setelah ditandatangani.

2. Tingkat Keamanan

Dari sisi keamanan, tanda tangan scan cenderung lebih berisiko karena file gambar dapat dengan mudah disalin atau dipindahkan ke dokumen lain. Sedangkan, tanda tangan elektronik biasanya dilengkapi sistem keamanan tambahan untuk menjaga integritas dokumen.

Beberapa keunggulan keamanan tanda tangan elektronik meliputi:

• adanya autentikasi identitas,
• penggunaan enkripsi data,
• tersedia audit trail atau riwayat aktivitas,
• lebih sulit dipalsukan,
• perubahan dokumen dapat terdeteksi.

3. Legalitas Dokumen

Masih banyak yang mengira tanda tangan scan otomatis membuat dokumen sah secara digital. Padahal, tanda tangan scan umumnya tidak memiliki sistem verifikasi identitas yang kuat. Sementara itu, tanda tangan elektronik memiliki dasar hukum dan dapat digunakan sebagai alat autentikasi dalam dokumen elektronik.

Secara umum:

• tanda tangan scan hanya menunjukkan visual tanda tangan,
• tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk validasi dokumen,
• dokumen digital lebih mudah diverifikasi secara hukum,
• proses penandatanganan lebih terstruktur dan tercatat.

4. Kemudahan Verifikasi

Dokumen dengan tanda tangan scan biasanya sulit diverifikasi keasliannya. Penerima hanya bisa melihat tampilan tanda tangan tanpa mengetahui apakah dokumen pernah dimodifikasi. Sedangkan, tanda tangan elektronik memungkinkan proses verifikasi digital dengan lebih mudah.

Keunggulan verifikasi tanda tangan elektronik, antara lain:

• dokumen dapat dicek keasliannya,
• identitas penandatangan lebih jelas,
• waktu penandatanganan tercatat,
• perubahan isi dokumen bisa terdeteksi.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan elektronik lebih cocok digunakan untuk dokumen penting yang membutuhkan keamanan dan validasi tambahan.

Beberapa contoh penggunaannya meliputi:

• kontrak kerja,
• invoice atau tagihan,
• dokumen kerja sama,
• approval internal perusahaan,
• dokumen administrasi digital,
• perjanjian bisnis.

Selain lebih aman, penggunaan tanda tangan elektronik juga membantu proses administrasi menjadi lebih cepat karena dokumen dapat ditandatangani dari mana saja tanpa perlu mencetak dokumen fisik.

Gunakan Tanda Tangan Elektronik yang Lebih Aman dan Terverifikasi

Di tengah meningkatnya penggunaan dokumen digital, penggunaan tanda tangan elektronik menjadi solusi yang lebih aman dibanding sekadar tanda tangan hasil scan. Selain membantu mempercepat proses administrasi, tanda tangan elektronik juga memberikan perlindungan tambahan terhadap risiko pemalsuan maupun perubahan dokumen.

Untuk kebutuhan bisnis maupun administrasi digital, penting untuk menggunakan layanan dari penyedia terpercaya seperti Vinotek. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek menawarkan sejumlah keunggulan berikut:

• integritas dokumen lebih terjamin melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas,
• tersedia fitur time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan,
• mendukung alur persetujuan berlapis sesuai kebutuhan perusahaan,
• mudah diintegrasikan dengan sistem internal seperti ERP, HRIS, maupun sistem administrasi lainnya melalui API,
• didukung standar keamanan internasional untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data,
• fleksibel digunakan melalui cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan perusahaan.

Dengan penggunaan tanda tangan elektronik yang tepat, proses administrasi dapat berjalan lebih cepat tanpa mengorbankan keamanan dokumen. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: 10 Istilah Tanda Tangan Digital yang Wajib Dipahami

FAQ Seputar Tanda Tangan Elektronik vs Scan

1. Apakah tanda tangan scan sama dengan tanda tangan elektronik?

Tidak sama. Tanda tangan scan hanya berupa gambar hasil pemindaian tanda tangan manual, sedangkan tanda tangan elektronik menggunakan sistem digital yang dilengkapi autentikasi dan verifikasi dokumen.

2. Mana yang lebih aman, tanda tangan elektronik atau scan?

Tanda tangan elektronik umumnya lebih aman karena dilengkapi fitur keamanan seperti enkripsi, audit trail, dan validasi identitas. Sementara itu, tanda tangan scan lebih mudah disalin atau disalahgunakan.

3. Apakah tanda tangan elektronik sah secara hukum?

Ya. Tanda tangan elektronik memiliki dasar hukum di Indonesia dan dapat digunakan untuk berbagai dokumen digital selama memenuhi ketentuan yang berlaku.

4. Apakah dokumen dengan tanda tangan scan bisa dipalsukan?

Risiko pemalsuan pada tanda tangan scan cenderung lebih tinggi karena file tanda tangan berbentuk gambar dan dapat ditempel ke dokumen lain tanpa sistem verifikasi tambahan.

5. Kapan sebaiknya menggunakan tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik sebaiknya digunakan untuk dokumen penting seperti kontrak kerja, invoice, kerja sama bisnis, approval internal, dan dokumen administrasi digital yang membutuhkan keamanan serta validasi lebih kuat.