Banyak perusahaan terkejut mengetahui bahwa sertifikat elektronik yang digunakan untuk tanda tangan digital memiliki masa berlaku terbatas, biasanya satu hingga tiga tahun. Jangka waktu ini sering menimbulkan pertanyaan tentang keabsahan hukum dokumen yang telah ditandatangani. Pertanyaan penting, namun jarang diajukan adalah apakah dokumen tersebut secara otomatis menjadi tidak valid setelah sertifikat tanda tangan kedaluwarsa. Jawabannya mungkin mengejutkan, karena situasi hukumnya tidak sesederhana itu. Menurut peraturan saat ini, keabsahan dokumen digital tidak secara otomatis berakhir hanya karena masa berlaku sertifikat tanda tangan telah habis.

Artikel ini menganalisis secara menyeluruh hubungan antara masa berlaku sertifikat elektronik dan keabsahan dokumen jangka panjang. Artikel ini mempertimbangkan undang-undang TI, Peraturan Pemerintah (PP) 71/2019, dan praktik terbaik untuk pengarsipan catatan digital. Pemahaman komprehensif tentang peraturan ini menjelaskan mengapa dokumen yang ditandatangani selama masa berlaku sertifikat tetap sah secara hukum bahkan bertahun-tahun kemudian.

Namun, kepastian hukum ini hanya ada jika organisasi menggunakan prosedur penandaan waktu yang tepat sejak saat penandatanganan. Lebih lanjut, langkah-langkah khusus seperti penggunaan metode enkripsi untuk pengarsipan jangka panjang, sangat penting untuk memastikan integritas file tanpa keraguan. Dengan strategi pengarsipan data yang tepat, keabsahan dan keaslian catatan digital Anda terjamin dan dapat diverifikasi secara hukum bahkan setelah 10 hingga 20 tahun. 

Memahami Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

Sebelum menjawab pertanyaan utama, penting untuk memahami apa itu sertifikat elektronik dan mengapa sertifikat tersebut memiliki tanggal kedaluwarsa.

Sertifikat elektronik adalah identitas digital resmi yang dikeluarkan oleh penyedia sertifikasi elektronik terakreditasi, seperti Komdigi. Fungsinya mirip dengan kartu identitas digital, memverifikasi identitas penandatangan sekaligus memastikan keaslian dan integritas dokumen elektronik. 

Masa berlaku sertifikat digital biasanya satu hingga tiga tahun, tergantung pada Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Misalnya, masa berlaku dua tahun untuk faktur pajak elektronik sesuai dengan PER-28/PJ/2015, setelah tanggal kedaluwarsa (NotAfter), sertifikat tersebut tidak dapat lagi digunakan untuk menandatangani dokumen baru. 

Setelah sertifikat kedaluwarsa, akun pengguna tetap dapat diakses, tetapi fungsi tanda tangan dinonaktifkan hingga perpanjangan (perpanjangan kunci) atau pendaftaran ulang. Semua dokumen yang ditandatangani sebelum tanggal kedaluwarsa tetap berlaku dan tidak secara otomatis menjadi tidak valid. 

Jadi, Apakah Dokumen Tetap Sah?

Secara hukum, dokumen yang ditandatangani selama masa berlaku sertifikat elektronik dan tidak dicabut tetap sah dan mengikat secara hukum meskipun sertifikat yang digunakan untuk penandatanganan tersebut kemudian kedaluwarsa.

Dasar Hukum yang Mendukung

• Pasal 71 Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 secara eksplisit menyatakan: “Tanda tangan elektronik bersertifikat dan/atau stempel elektronik bersertifikat dalam informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik tetap berlaku untuk tujuan validasi bahkan setelah berakhirnya masa berlaku sertifikat elektronik tersebut.”
• Prinsip ini konsisten dengan Undang-Undang Teknologi Informasi (Pasal 11), yang menurutnya validitas tanda tangan elektronik dinilai berdasarkan waktu penandatanganan dan bukan pada tanggal di masa mendatang.
• Berakhirnya masa berlaku sertifikat tidak secara retroaktif membatalkan tindakan tersebut; itu hanya berarti bahwa sertifikat tersebut tidak dapat lagi digunakan untuk tanda tangan baru.

Analogi Sederhana

Sederhananya, sertifikat elektronik dapat dibandingkan dengan surat izin mengemudi: Jika Anda menandatangani kontrak saat surat izin mengemudi Anda masih berlaku, kontrak tersebut tetap berlaku meskipun surat izin mengemudi tersebut kemudian kedaluwarsa. Prinsip yang sama berlaku untuk dokumen digital: Keabsahan hukumnya bergantung pada status sertifikat pada saat penandatanganan, bukan statusnya di masa mendatang. 

Peran Penting Penanda Waktu (Timestamp)

Jadi, bagaimana cara membuktikan bahwa sebuah dokumen ditandatangani saat sertifikat tersebut masih berlaku? Penanda waktu (Timestamp) memainkan peran penting di sini, antara lain:

• Penanda waktu mencatat tanggal dan waktu pasti penandatanganan dokumen.
• Bukti ini berfungsi sebagai dasar untuk mengkonfirmasi keabsahan sertifikat pada saat penandatanganan.
• Tanpa penanda waktu, akan sulit untuk membuktikan kapan dokumen tersebut ditandatangani, terutama jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

Platform tanda tangan elektronik modern, menawarkan validitas jangka panjang (LTV). Ini melibatkan penyematan stempel waktu terverifikasi dan seluruh rantai sertifikat langsung ke dalam file PDF. Integrasi ini memastikan bahwa integritas dan validitas dokumen dapat diverifikasi secara andal bahkan setelah sertifikat penanda tangan kedaluwarsa. 

Apakah Dokumen Bisa Dibuka 10-20 Tahun Lagi?

Meskipun dokumen-dokumen tersebut tetap sah secara hukum, tantangan teknis harus dipertimbangkan:

1. Teknologi yang Usang

Algoritma kriptografi saat ini, seperti SHA-256 dan RSA-2048, berisiko menjadi usang dan tidak aman seiring kemajuan teknologi. Untuk mengatasi risiko ini, penggunaan format file PDF/A untuk pengarsipan jangka panjang sangat dianjurkan. Hal ini memastikan aksesibilitas, keterbacaan, dan verifikasi dokumen digital di masa mendatang

2. PSrE yang Tidak Lagi Beroperasi

Jika PSrE penerbit menghentikan operasinya, verifikasi sertifikat dapat menjadi sulit. Solusi: Pilih PSrE bereputasi yang terdaftar secara resmi di Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi). 

3. Preservasi Arsip Digital

PP 71/2019 mewajibkan bahwa tanda tangan elektronik (TTE) bersertifikat, berdasarkan sertifikat yang dikeluarkan oleh PSrE Indonesia, harus disimpan. Selain itu, verifikasi dokumen harus dipastikan, bahkan setelah sertifikat tersebut kedaluwarsa. Organisasi diwajibkan untuk menyimpan salinan dokumen secara aman, termasuk metadata terkait (penanda waktu, rantai sertifikat, dan log audit).

Pastikan Dokumen Anda Tetap Sah Jangka Panjang

Untuk memastikan dokumen elektronik Anda tetap dapat diverifikasi selama bertahun-tahun mendatang, harap perhatikan hal-hal berikut:

• Gunakan tanda tangan elektronik bersertifikat dari PSrE yang terdaftar di Komdigi.
• Pastikan dokumen diberi penanda waktu pada saat penandatanganan.
• Buat catatan audit lengkap (siapa, kapan, di mana, alamat IP, metode verifikasi).
• Gunakan format PDF/A untuk pengarsipan jangka panjang.
• Backup dokumen di minimal 2 lokasi berbeda (cloud + on-premise).
• Pilih platform yang mendukung LTV (Long-Term Validation).

Kesimpulan

Secara hukum, Keputusan Pemerintah 71/2019 menjamin bahwa dokumen yang ditandatangani dengan sertifikat elektronik yang sah tetap berlaku meskipun sertifikat itu sendiri telah kedaluwarsa. Namun, kepastian hukum saja tidak cukup. Tanpa adanya jaminan verifikasi teknis di masa mendatang, penggunaan platform tanda tangan elektronik yang mendukung penandaan waktu (timestamping), validasi jangka panjang (LTV), dan pengarsipan digital sangat penting.

Vinotek menawarkan solusi tanda tangan elektronik bersertifikat dengan validasi jangka panjang (LTV), stempel waktu terverifikasi, dan jejak audit komprehensif, sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) 71/2019 dan peraturan ITE. Daftarkan bisnis Anda atau jadwalkan demo dengan tim ahli Vinotek hari ini untuk memastikan validitas dan keamanan catatan digital Anda selama beberapa dekade mendatang.