Dokumen digital kini digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari kontrak, surat perjanjian, dokumen perusahaan, hingga transaksi. Penggunaannya yang praktis memungkinkan dokumen dibuat, dikirim, dan ditandatangani tanpa perlu mencetaknya.

Namun, kemudahan tersebut juga menimbulkan pertanyaan mengenai keaslian dokumen. Ketika menerima file melalui email atau aplikasi pesan, bagaimana memastikan dokumen benar-benar berasal dari pihak yang seharusnya dan isinya tidak mengalami perubahan?

Salah satu hal yang dapat diperhatikan adalah jejak digital dokumen. Jejak ini dapat membantu proses pemeriksaan, terutama ketika dokumen dilengkapi tanda tangan digital, sertifikat elektronik, hash, timestamp, dan audit trail.

Apa yang Dimaksud dengan Keaslian Dokumen Digital?

Keaslian dokumen digital tidak hanya berkaitan dengan siapa yang membuat atau mengirim file. Pemeriksaan juga perlu melihat apakah dokumen masih memiliki integritas yang sama seperti ketika dibuat atau ditandatangani.

Misalnya, sebuah perjanjian telah ditandatangani secara digital oleh beberapa pihak. Setelah file dikirim, salah satu pihak ingin memastikan bahwa isinya belum diubah. Pemeriksaan dapat dilakukan dengan melihat informasi dan mekanisme verifikasi yang tersedia.

Beberapa aspek yang dapat diperhatikan meliputi:

• Identitas penanda tangan, terutama pada dokumen dengan tanda tangan digital tersertifikasi.
• Status tanda tangan digital, untuk mengetahui validitasnya.
• Integritas dokumen, yaitu memastikan isi tidak berubah setelah ditandatangani.
• Informasi waktu, jika dokumen dilengkapi timestamp.
• Nilai hash, untuk membantu membandingkan integritas file.
• Audit trail, apabila sistem menyediakan riwayat aktivitas dokumen.

Bagaimana Cara Mengecek Keaslian Dokumen Digital?

Cara memeriksa keaslian dokumen bergantung pada jenis dokumen dan fitur keamanan yang digunakan. Jika dokumen memiliki tanda tangan digital, pemeriksaan dapat dimulai dengan melihat status validasi tanda tangan tersebut.

Pada dokumen yang menggunakan sertifikat elektronik, informasi mengenai penanda tangan dan status tanda tangan dapat membantu penerima melakukan verifikasi.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

• Periksa tanda tangan digital pada dokumen.
• Periksa identitas penanda tangan yang tercantum.
• Lihat status sertifikat elektronik, jika tersedia.
• Periksa integritas dokumen untuk mengetahui adanya perubahan.
• Bandingkan dengan dokumen sumber jika versi asli tersedia.
• Periksa audit trail apabila dokumen dikelola melalui sistem yang menyediakan fitur tersebut.

Pemeriksaan ini penting terutama untuk dokumen yang memiliki konsekuensi hukum atau bisnis karena perubahan kecil pada isi dapat memengaruhi dokumen secara keseluruhan.

Baca Juga: Cara Cek Keaslian Tanda Tangan Elektronik agar Dokumen Tetap Sah Secara Hukum

Bagaimana Cara Melihat Jejak Digital Dokumen?

Jejak digital dokumen dapat muncul dalam berbagai bentuk, tergantung cara dokumen dibuat, diproses, ditandatangani, dan disimpan. Jejak tersebut dapat membantu memberikan gambaran mengenai aktivitas dan kondisi dokumen.

Beberapa informasi yang dapat diperiksa, antara lain:

• Metadata dokumen, yaitu informasi teknis tertentu yang tersimpan dalam file.
• Informasi tanda tangan digital, termasuk identitas penanda tangan dan status validasinya.
• Timestamp, yang memberikan informasi waktu terkait aktivitas tertentu.
• Nilai hash, yang dapat digunakan untuk membandingkan integritas file.
• Audit trail, yang mencatat aktivitas tertentu pada dokumen.

Namun, metadata tidak selalu dapat dijadikan satu-satunya dasar untuk membuktikan keaslian dokumen karena informasi tersebut dapat berubah ketika file diproses atau disimpan kembali.

Bagaimana Mengetahui Dokumen Digital Pernah Diubah?

Salah satu kekhawatiran ketika menerima dokumen digital adalah kemungkinan file telah diedit setelah dibuat atau ditandatangani. Hal ini menjadi penting ketika dokumen digunakan untuk kontrak, perjanjian, transaksi, atau administrasi perusahaan.

Jika dokumen menggunakan tanda tangan digital dengan mekanisme validasi integritas, perubahan setelah penandatanganan dapat menyebabkan tanda tangan tidak lagi valid atau memunculkan informasi mengenai perubahan dokumen.

Pemeriksaan dapat dilakukan dengan:

• Memvalidasi tanda tangan digital pada dokumen.
• Membandingkan nilai hash antara file asli dan file yang diperiksa.
• Memeriksa audit trail untuk melihat aktivitas dokumen.
• Membandingkan isi dokumen dengan versi yang diketahui sebagai dokumen asli.
• Memeriksa informasi waktu dan identitas yang tersedia.

Dengan demikian, pemeriksaan tidak hanya berdasarkan tampilan file, tetapi juga informasi yang dapat membantu memastikan integritas dokumen.

Apa Peran Hash dalam Mengecek Keaslian Dokumen?

Hash merupakan mekanisme yang dapat membantu memeriksa integritas sebuah file. Secara sederhana, hash menghasilkan nilai tertentu berdasarkan data dalam suatu file. Ketika data file berubah, nilai hash yang dihasilkan dapat ikut berubah.

Karena itu, hash dapat digunakan untuk membandingkan sebuah dokumen dengan versi lain yang dianggap sebagai dokumen asli. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Hash membantu memeriksa integritas file, bukan secara otomatis membuktikan pembuat dokumen.
• Perubahan data dapat menghasilkan nilai hash yang berbeda.
• Perbandingan harus menggunakan algoritma hash yang sama.
• Hash sebaiknya digunakan sebagai salah satu komponen pemeriksaan, bukan satu-satunya dasar menentukan keaslian.

Bagaimana Menjaga Jejak Digital Dokumen Tetap Dapat Diverifikasi?

Pemeriksaan setelah menerima dokumen memang penting, tetapi pengelolaan sejak awal juga menentukan seberapa mudah dokumen diverifikasi. Dokumen penting sebaiknya diproses menggunakan mekanisme yang membantu menjaga integritas, identitas penanda tangan, dan riwayat aktivitas.

Salah satu caranya adalah menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi dari Vinotek. Melalui Virtual Teken (ViTEK), proses penandatanganan dokumen digital lebih mudah serta sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK juga dilengkapi Audit Trail & Jejak Digital Lengkap yang mencatat aktivitas dokumen secara real-time, mulai dari siapa yang melakukan aktivitas, kapan aktivitas dilakukan atau timestamp, hingga lokasi geografis.

Untuk kebutuhan perusahaan, ViTEK juga menyediakan:

• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur alur persetujuan.
• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API dengan sistem seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol atas data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC) sebagai teknologi kriptografi generasi berikutnya.

Dengan menggunakan tanda tangan digital dan fitur pendukung tersebut, perusahaan dapat membangun proses pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur sekaligus memudahkan penelusuran dan verifikasi ketika dokumen diperlukan kembali.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Verifikasi Keaslian TTD Digital Online pada Dokumen Elektronik

FAQ Seputar Cara Mengecek Keaslian Dokumen

1. Bagaimana cara mengecek keaslian dokumen digital?

Keaslian dokumen digital dapat diperiksa melalui tanda tangan digital, sertifikat elektronik, integritas file, hash, dan audit trail yang tersedia.

2. Bagaimana cara mengetahui dokumen digital sudah diubah?

Lakukan validasi tanda tangan digital atau bandingkan nilai hash dokumen dengan versi aslinya. Perubahan pada file dapat memengaruhi hasil validasi atau nilai hash.

3. Apakah metadata dapat menunjukkan keaslian dokumen?

Metadata dapat memberikan informasi tambahan tentang file, tetapi tidak selalu cukup untuk membuktikan keaslian atau integritas dokumen.

4. Apa fungsi jejak digital pada dokumen?

Jejak digital membantu menelusuri aktivitas dokumen, seperti identitas pengguna, waktu aktivitas, dan informasi lain yang tersedia dalam sistem.

5. Apakah tanda tangan digital bisa digunakan untuk mengecek keaslian dokumen?

Ya. Tanda tangan digital dapat membantu memverifikasi identitas penanda tangan dan memastikan integritas dokumen setelah proses penandatanganan.