Tanda tangan elektronik (TTE) semakin banyak digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari kontrak kerja, perjanjian bisnis, hingga dokumen administrasi perusahaan. Prosesnya lebih praktis karena dokumen dapat ditandatangani tanpa harus dicetak dan dikirim secara fisik.

Namun, bagaimana jika seseorang menemukan dokumen yang mencantumkan tanda tangan elektronik atas namanya, padahal tak pernah menandatangani atau memberikan persetujuan? Kondisi semacam ini perlu diperiksa dengan cermat untuk mengetahui bagaimana tanda tangan digunakan dan apakah terdapat aktivitas yang tidak dikenali.

Salah satu informasi penting yang dapat membantu proses pemeriksaan adalah jejak digital tanda tangan.

Apa yang Dimaksud Tanda Tangan Elektronik Dipakai Tanpa Izin?

Tanda tangan elektronik digunakan untuk menunjukkan persetujuan atau keterkaitan seseorang terhadap informasi atau dokumen elektronik. Dalam prosesnya, TTE dapat melibatkan mekanisme autentikasi serta informasi tertentu yang menghubungkan tanda tangan dengan pihak yang melakukan penandatanganan.

Masalah dapat muncul ketika seseorang menemukan tanda tangan elektronik atas namanya pada dokumen yang tidak pernah disetujui. Beberapa kondisi yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Terdapat dokumen yang menggunakan tanda tangan elektronik tanpa sepengetahuan pemiliknya.
• Dokumen dinyatakan telah ditandatangani, padahal pemilik tanda tangan tidak pernah melakukannya.
• Terdapat aktivitas penandatanganan yang tidak dikenali.
• Isi dokumen berbeda dari dokumen yang sebelumnya diketahui atau disetujui.
• Muncul permintaan atau pemberitahuan penandatanganan yang tidak pernah dilakukan.

Baca Juga: Cara Mengecek Keaslian Dokumen Digital dan Melihat Jejaknya

Lantas, Apa yang Harus Dilakukan?

Jika menemukan kondisi tersebut, jangan langsung menghapus atau mengubah dokumen. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan, antara lain:

1. Periksa Dokumen dan Jejak Digital Tanda Tangan

Pemeriksaan sebaiknya tidak hanya dilakukan dengan melihat bentuk tanda tangan pada dokumen. Pada sistem tanda tangan elektronik tertentu, proses penandatanganan dapat menghasilkan informasi yang membantu menunjukkan aktivitas di balik dokumen.

Jejak digital tanda tangan dapat membantu proses verifikasi dan penelusuran, terutama ketika muncul dugaan bahwa suatu dokumen ditandatangani tanpa izin.

Informasi yang dapat diperiksa, antara lain:

• Identitas pihak yang tercatat sebagai penandatangan.
• Tanggal dan waktu proses penandatanganan.
• Informasi sertifikat elektronik jika digunakan.
• Riwayat aktivitas dalam proses penandatanganan.
• Status validitas tanda tangan elektronik.
• Perubahan yang terjadi pada dokumen setelah ditandatangani.

Karena itu, keberadaan jejak digital menjadi salah satu aspek penting dalam menjaga keamanan proses penandatanganan dokumen secara elektronik.

2. Jangan Hanya Melihat Bentuk Tanda Tangan

Tanda tangan elektronik tidak selalu sekadar berupa gambar tanda tangan yang ditempelkan pada dokumen. Prosesnya dapat melibatkan mekanisme teknologi untuk autentikasi dan verifikasi.

Artinya, membandingkan bentuk visual tanda tangan saja belum cukup untuk memastikan siapa yang melakukan penandatanganan. Saat memeriksa dokumen, perhatikan beberapa hal berikut:

• Periksa informasi validitas tanda tangan elektronik.
• Perhatikan identitas pihak yang tercatat sebagai penandatangan.
• Periksa waktu dan aktivitas penandatanganan jika tersedia.
• Perhatikan informasi sertifikat elektronik.
• Simpan dokumen dalam bentuk aslinya untuk pemeriksaan lebih lanjut.

3. Amankan Akun dan Kredensial

Jika tanda tangan elektronik digunakan melalui akun atau layanan tertentu, segera periksa keamanan akun yang berkaitan. Hal ini penting apabila terdapat dugaan bahwa pihak lain memperoleh akses ke akun atau kredensial pengguna.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

• Mengganti kata sandi jika terdapat dugaan akses tidak sah.
• Memeriksa aktivitas login yang tidak dikenali.
• Mengamankan perangkat yang digunakan untuk mengakses akun.
• Tidak membagikan kata sandi atau kode OTP kepada pihak lain.
• Menghubungi penyedia layanan jika menemukan aktivitas mencurigakan.

Langkah ini membantu mencegah penggunaan tanpa izin berlanjut sekaligus menjaga informasi yang berkaitan dengan aktivitas penandatanganan.

4. Simpan Bukti dan Hubungi Penyedia Layanan

Jika terdapat dugaan penyalahgunaan tanda tangan elektronik, simpan seluruh informasi yang berkaitan dengan dokumen. Jangan mengubah atau menghapus file asli sebelum proses pemeriksaan selesai.

Beberapa bukti yang dapat disimpan meliputi:

• Dokumen yang diduga menggunakan tanda tangan tanpa izin.
• Informasi validitas tanda tangan elektronik.
• Riwayat aktivitas atau audit trail jika tersedia.
• Email atau pesan terkait dokumen.
• Bukti permintaan penandatanganan.
• Catatan komunikasi dengan penyedia layanan.

Jika dokumen menggunakan layanan tanda tangan elektronik tertentu, hubungi penyedia layanan untuk mendapatkan bantuan pemeriksaan. Jika kasus menimbulkan kerugian atau berkaitan dengan dugaan pelanggaran hukum, penanganan lebih lanjut dapat melibatkan pihak profesional atau pihak yang berwenang.

Cegah Penyalahgunaan dengan Sistem yang Memiliki Jejak Digital

Pencegahan juga penting karena keamanan TTE tidak hanya bergantung pada pengguna, tetapi juga pada sistem yang digunakan. Untuk kebutuhan perusahaan, sebaiknya gunakan layanan yang menyediakan mekanisme autentikasi, verifikasi, serta pencatatan aktivitas seperti Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek.

ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal dengan dilengkapi Audit Trail & Jejak Digital Lengkap yang mencatat aktivitas pada dokumen secara real-time, mulai dari siapa yang melakukan aktivitas, kapan dilakukan (timestamp), hingga lokasi geografisnya.

Selain audit trail, ViTEK menyediakan sejumlah fitur untuk mendukung keamanan dan pengelolaan dokumen, seperti:

• e-KYC untuk membantu proses verifikasi identitas.
• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur alur persetujuan dokumen.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen secara lebih efisien.
• Integrasi API dengan sistem internal seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol terhadap data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC) untuk perlindungan dengan teknologi enkripsi generasi berikutnya.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Jejak Digital pada Dokumen Elektronik: Apa yang Tercatat?

FAQ Seputar TTE Dipakai Tanpa Izin

1. Apa yang harus dilakukan jika TTE dipakai tanpa izin?

Simpan dokumen dan bukti terkait, periksa jejak digital tanda tangan, amankan akun, lalu hubungi penyedia layanan TTE untuk pemeriksaan lebih lanjut.

2. Apakah tanda tangan elektronik yang dipakai tanpa izin bisa dilacak?

Bisa ditelusuri apabila sistem TTE menyediakan informasi seperti identitas penandatangan, waktu aktivitas, dan audit trail yang dapat diverifikasi.

3. Bagaimana cara mengetahui TTE digunakan tanpa izin?

Periksa dokumen, status validitas TTE, identitas penandatangan, waktu penandatanganan, serta riwayat aktivitas yang tercatat dalam sistem.

4. Apakah TTE yang disalahgunakan dapat menjadi masalah hukum?

Penggunaan TTE tanpa persetujuan dapat menimbulkan persoalan hukum, terutama jika berkaitan dengan pemalsuan, akses tanpa izin, atau kerugian. Penanganannya bergantung pada kondisi masing-masing kasus.

5. Bagaimana cara mencegah TTE dipakai tanpa izin?

Gunakan layanan TTE yang memiliki autentikasi, verifikasi identitas, keamanan akun, serta audit trail dan jejak digital sehingga aktivitas penandatanganan dapat ditelusuri.