Penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) dalam administrasi pemerintahan maupun kegiatan bisnis terus meningkat karena dinilai lebih praktis dan efisien. Namun, seiring meningkatnya pemanfaatan teknologi tersebut, risiko pemalsuan dokumen elektronik juga semakin tinggi. Oleh karena itu, pemahaman mengenai cara memverifikasi keaslian TTE serta dasar hukum yang mengaturnya menjadi hal penting bagi masyarakat dan pelaku usaha.

Mengenal Tanda Tangan Elektronik

Tanda Tangan Elektronik merupakan kode unik yang disematkan dalam dokumen digital dan hanya dapat diverifikasi keasliannya melalui file asli. Verifikasi biasanya dilakukan dengan memindai barcode atau QR code pada dokumen menggunakan aplikasi PDF reader atau layanan verifikasi online resmi.

Setelah barcode dipindai, sistem akan menampilkan dokumen asli yang bersumber dari server resmi. Jika dokumen yang muncul berasal dari domain yang tidak resmi atau berbeda dari sumber seharusnya, maka dokumen tersebut patut dicurigai sebagai dokumen palsu.

Selain barcode verifikasi, dokumen yang menggunakan TTE umumnya tetap mencantumkan identitas penandatangan, seperti:

• Logo instansi atau perusahaan
• Nama organisasi
• Nama lengkap penandatangan
• Jabatan

Memastikan kesesuaian identitas dan memeriksa sumber domain merupakan langkah awal yang penting untuk menghindari penyalahgunaan dokumen elektronik. Pengecekan keaslian tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat dilakukan pada https://vinotek.id/pdf-verification/.

Kekuatan Hukum Tanda Tangan Elektronik

Secara hukum, tanda tangan elektronik memiliki fungsi yang sama dengan tanda tangan basah, yaitu menyatakan persetujuan dan tanggung jawab terhadap isi dokumen. Regulasi di Indonesia telah mengakui tanda tangan elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah selama memenuhi persyaratan tertentu.

Beberapa dasar hukumnya, antara lain:

UU ITE Pasal 11

Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama digunakan untuk verifikasi dan autentikasi dokumen elektronik.

PP 71 Tahun 2019 Pasal 59 Ayat (3)

Tanda tangan elektronik diakui sah apabila memenuhi syarat:

• Data tanda tangan hanya dimiliki penandatangan
• Hanya penandatangan yang dapat mengaksesnya saat proses penandatanganan
• Setiap perubahan dokumen atau tanda tangan dapat terdeteksi
• Identitas penandatangan dapat diverifikasi
• Terdapat bukti persetujuan terhadap isi dokumen

PP 71 Tahun 2019 Pasal 60

Tanda tangan elektronik terdiri dari:

• Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi
• Tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menggunakan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi

Selama memenuhi ketentuan tersebut, dokumen elektronik maupun hasil cetaknya dapat digunakan sebagai alat bukti hukum yang sah.

Sanksi Hukum Pemalsuan Tanda Tangan

Pemalsuan tanda tangan, baik pada dokumen fisik maupun elektronik, termasuk tindak pidana. Tidak hanya pelaku pemalsuan, pihak yang dengan sengaja menggunakan dokumen palsu juga dapat dikenai sanksi hukum.

Beberapa ketentuan yang dapat diterapkan, antara lain:

• Pasal 263 KUHP: Pemalsuan surat dengan ancaman pidana penjara hingga 6 tahun.
• Pasal 266 KUHP: Penggunaan dokumen dengan tanda tangan palsu yang menyesatkan pihak lain.
• Pasal 35 UU ITE: Pemalsuan atau manipulasi dokumen elektronik dengan ancaman pidana hingga 12 tahun penjara dan/atau denda.

Selain sanksi pidana, pemalsuan dokumen juga dapat menimbulkan tuntutan perdata berupa ganti rugi atas kerugian yang dialami pihak korban.

Pentingnya Menggunakan Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

Untuk meminimalkan risiko pemalsuan, penggunaan tanda tangan digital tersertifikasi menjadi solusi yang semakin banyak digunakan oleh instansi pemerintah maupun perusahaan. Tanda tangan jenis ini diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik resmi dan dilengkapi dengan berbagai mekanisme keamanan, seperti:

• Sertifikat elektronik yang terhubung dengan identitas penandatangan
• Sistem verifikasi keaslian dokumen
• Jejak audit digital yang mencatat waktu, perangkat, dan aktivitas penandatanganan
• Mekanisme deteksi perubahan dokumen

Dengan menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi serta melakukan verifikasi dokumen secara teliti, risiko pemalsuan dapat ditekan sekaligus memberikan kepastian hukum dalam setiap transaksi atau proses administrasi berbasis elektronik.

Gunakan TTE Tersertifikasi untuk Keamanan Dokumen

Untuk meminimalkan risiko pemalsuan, penggunaan tanda tangan digital tersertifikasi menjadi solusi yang semakin penting bagi instansi maupun perusahaan. Tanda tangan jenis ini dilengkapi dengan sertifikat elektronik, sistem verifikasi keaslian dokumen, serta jejak audit digital yang mencatat aktivitas penandatanganan sehingga keamanan dokumen lebih terjamin.

Vinotek menyediakan layanan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi yang telah memperoleh pengakuan dari Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia melalui SK No. 106 Tahun 2023 tentang Surat Keputusan Pengakuan Berinduk PSrE Indonesia. Selain itu, Vinotek juga telah tersertifikasi ISO 27001 Sistem Manajemen Keamanan Informasi, yang memastikan perlindungan data pengguna tetap aman.

Dengan dukungan teknologi keamanan terkini, layanan TTE Vinotek membantu memastikan setiap dokumen yang ditandatangani terlindungi dari risiko pemalsuan, manipulasi, maupun kebocoran data. Saatnya beralih ke solusi tanda tangan elektronik tersertifikasi agar proses bisnis dan administrasi Anda lebih cepat, aman, dan memiliki kepastian hukum.

Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi Vinotek melalui WhatsApp di nomor 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.