Tanda tangan elektronik semakin banyak digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari kontrak kerja, perjanjian bisnis, hingga dokumen administrasi perusahaan. Proses ini membuat penandatanganan lebih praktis karena dokumen dapat ditandatangani tanpa perlu dicetak dan dikirim secara fisik.

Namun, proses tanda tangan elektronik tidak hanya menghasilkan tanda tangan pada dokumen. Ada berbagai informasi elektronik yang dapat berkaitan dengan proses penandatanganan. Informasi tersebut dapat membantu proses verifikasi, autentikasi, hingga penelusuran aktivitas.

Lantas, apa saja yang dapat menjadi jejak digital tanda tangan elektronik? Berikut beberapa di antaranya.

1. Identitas Penanda Tangan

Salah satu informasi penting dalam proses tanda tangan elektronik adalah identitas pihak yang melakukan penandatanganan. Informasi ini membantu menghubungkan tanda tangan dengan pihak tertentu.

Dalam sistem tanda tangan elektronik, identifikasi dapat dilakukan melalui mekanisme autentikasi sesuai teknologi dan layanan yang digunakan. Beberapa informasi yang dapat berkaitan dengan identitas penanda tangan meliputi:

• Identitas pihak yang melakukan penandatanganan.
• Informasi akun yang digunakan.
• Informasi sertifikat elektronik, jika digunakan.
• Data yang diperlukan untuk proses autentikasi.

2. Waktu dan Tanggal Penandatanganan

Informasi mengenai kapan dokumen ditandatangani juga dapat menjadi bagian dari jejak digital. Data waktu membantu menunjukkan kronologi proses penandatanganan dan dapat berguna ketika dokumen perlu diperiksa kembali.

Jejak waktu dapat mencakup:

• Tanggal penandatanganan.
• Waktu terjadinya proses tanda tangan.
• Urutan aktivitas, apabila tersedia dalam sistem.

Dengan adanya informasi tersebut, aktivitas penandatanganan dapat lebih mudah ditelusuri.

3. Informasi Dokumen yang Ditandatangani

Jejak digital juga bisa berkaitan dengan dokumen yang menjadi objek penandatanganan. Pada sistem tertentu, terdapat mekanisme yang menghubungkan tanda tangan dengan dokumen sehingga proses validasi dapat membantu memeriksa kondisi dokumen.

Informasi yang berkaitan dengan dokumen dapat meliputi:

• Identitas atau informasi dokumen.
• Hubungan antara tanda tangan dan dokumen.
• Informasi yang digunakan untuk validasi.
• Status validitas tanda tangan.

Hal ini penting bagi perusahaan yang menangani banyak dokumen dan perlu memastikan dokumen yang telah ditandatangani tetap dapat diverifikasi.

4. Sertifikat Elektronik

Pada tanda tangan elektronik tertentu, sertifikat elektronik menjadi bagian dari proses identifikasi dan validasi. Sertifikat ini dapat digunakan untuk mengaitkan identitas pemilik dengan data yang digunakan dalam proses tanda tangan elektronik.

Informasi yang dapat berkaitan dengan sertifikat elektronik, antara lain:

• Identitas pemilik sertifikat.
• Informasi penerbit sertifikat.
• Masa berlaku sertifikat.
• Informasi untuk validasi tanda tangan.

Informasi tersebut dapat membantu pihak terkait memeriksa tanda tangan sesuai dengan mekanisme yang digunakan.

Baca Juga: Jejak Digital pada Dokumen Elektronik: Apa yang Tercatat?

5. Data Validasi Tanda Tangan

Jejak digital juga dapat mencakup informasi yang digunakan untuk memeriksa apakah tanda tangan elektronik masih valid. Hal ini penting karena keberadaan tanda tangan pada dokumen saja tidak selalu cukup untuk mengetahui kondisinya.

Data validasi dapat membantu memeriksa:

• Apakah tanda tangan dapat diverifikasi.
• Apakah tanda tangan berkaitan dengan dokumen yang dimaksud.
• Apakah terdapat perubahan pada dokumen setelah ditandatangani.
• Apakah sertifikat elektronik masih berlaku, jika relevan.

6. Audit Trail atau Rekam Aktivitas

Salah satu bentuk jejak digital yang penting adalah audit trail, yaitu rekaman aktivitas yang berkaitan dengan dokumen dan proses penandatanganan. Bagi perusahaan yang menangani banyak dokumen atau melibatkan beberapa pihak dalam satu proses, audit trail dapat mempermudah penelusuran aktivitas.

Informasi yang dapat tercatat, tergantung sistem yang digunakan, meliputi:

• Aktivitas yang terjadi pada dokumen.
• Pihak yang melakukan aktivitas.
• Waktu atau timestamp aktivitas.
• Tahapan dokumen dalam proses penandatanganan.
• Lokasi geografis aktivitas, apabila tersedia.

7. Informasi Perubahan pada Dokumen

Setelah dokumen ditandatangani, perusahaan juga perlu memperhatikan kemungkinan adanya perubahan pada isi dokumen. Pada sistem tanda tangan elektronik tertentu, mekanisme validasi dapat membantu mendeteksi perubahan setelah penandatanganan.

Informasi tersebut dapat membantu:

• Memeriksa kesesuaian dokumen dengan versi yang ditandatangani.
• Mendeteksi perubahan setelah proses tanda tangan.
• Memastikan tanda tangan masih dapat divalidasi.
• Menjaga integritas dokumen selama penyimpanan dan pertukaran.

8. Informasi Proses Autentikasi

Sebelum seseorang melakukan tanda tangan elektronik, sistem tertentu dapat menerapkan proses autentikasi untuk memastikan pengguna yang mengakses layanan merupakan pihak yang berwenang.

Informasi yang berkaitan dengan proses tersebut dapat meliputi:

• Metode autentikasi yang digunakan.
• Aktivitas akses yang berkaitan dengan proses tanda tangan.
• Status verifikasi pengguna.
• Informasi lain yang diperlukan sistem untuk mengamankan proses penandatanganan.

Jenis informasi yang tercatat dapat berbeda tergantung sistem dan metode autentikasi yang digunakan.

Mengapa Jejak Digital Tanda Tangan Elektronik Penting?

Berbagai informasi tersebut menunjukkan bahwa tanda tangan elektronik bukan sekadar menambahkan tanda tangan pada dokumen. Ada proses dan informasi pendukung yang dapat membantu memastikan dokumen dapat diverifikasi dan aktivitas penandatanganan dapat ditelusuri.

Bagi perusahaan, jejak digital dapat membantu:

• Verifikasi, untuk memeriksa identitas dan validitas tanda tangan.
• Keamanan, untuk mendukung perlindungan dokumen dan proses penandatanganan.
• Penelusuran, untuk mengetahui aktivitas yang berkaitan dengan proses tanda tangan.
• Audit, untuk mendukung pemeriksaan dokumen dan aktivitas penandatanganan.
• Integritas dokumen, untuk membantu memastikan dokumen tetap sesuai dengan kondisi ketika ditandatangani.

Jenis informasi yang tersedia dapat berbeda pada setiap layanan. Karena itu, perusahaan perlu memahami fitur dan mekanisme keamanan sebelum memilih solusi tanda tangan elektronik.

Untuk kebutuhan tersebut, Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek dapat menjadi solusi tanda tangan digital untuk dokumen perusahaan maupun personal. ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi yang sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK juga dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung penandatanganan dan pengelolaan dokumen digital, seperti:

• Audit Trail & Jejak Digital Lengkap, untuk mencatat aktivitas dokumen, termasuk siapa, kapan, dan lokasi aktivitas.
• Bulk Signing, untuk menandatangani ratusan dokumen sekaligus.
• Multi-step & Hierarki Approval, untuk mengatur alur persetujuan sesuai struktur perusahaan.
• Multi-User & Role Management, untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API Fleksibel, untuk menghubungkan ViTEK dengan sistem seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise, bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol atas data internal.
• Variasi Bentuk Tanda Tangan, mulai dari gambar dan QR Code hingga paraf.
• Post Quantum Cryptography (PQC), dengan teknologi enkripsi generasi berikutnya.

Dengan berbagai fitur tersebut, ViTEK membantu perusahaan tidak hanya menggantikan tanda tangan manual, tetapi juga mendukung pengelolaan, pelacakan, persetujuan, dan keamanan dokumen secara digital.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Mengecek Keaslian Dokumen Digital dan Melihat Jejaknya

FAQ Seputar Jejak Digital Tanda Tangan Elektronik

1. Apa itu jejak digital tanda tangan elektronik?

Jejak digital tanda tangan elektronik adalah informasi atau rekaman elektronik yang berkaitan dengan proses penandatanganan dokumen, seperti identitas, waktu, dan aktivitas penandatanganan.

2. Apa saja yang menjadi jejak digital tanda tangan elektronik?

Jejak digital dapat mencakup identitas penanda tangan, waktu penandatanganan, informasi dokumen, sertifikat elektronik, data validasi, serta audit trail.

3. Apakah tanda tangan elektronik bisa dilacak?

Bisa, tergantung sistem yang digunakan. Layanan tertentu menyediakan audit trail yang mencatat aktivitas terkait proses penandatanganan sehingga dapat ditelusuri kembali.

4. Apakah perubahan dokumen setelah ditandatangani bisa diketahui?

Pada sistem tertentu, proses validasi tanda tangan elektronik dapat membantu mendeteksi perubahan pada dokumen setelah ditandatangani.

5. Mengapa jejak digital tanda tangan elektronik penting?

Jejak digital membantu mendukung proses verifikasi, menjaga integritas dokumen, menelusuri aktivitas penandatanganan, dan memudahkan audit dokumen elektronik.