Di era transformasi digital, semakin banyak perusahaan yang menggunakan tanda tangan elektronik untuk mempercepat proses administrasi dan persetujuan dokumen. Namun, masih banyak yang hanya menyimpan dokumen yang telah ditandatangani tanpa memperhatikan bukti tanda tangan elektronik yang menyertainya.

Padahal, bukti tanda tangan elektronik memiliki peran penting untuk menunjukkan bahwa dokumen benar-benar ditandatangani oleh pihak yang berwenang, tidak mengalami perubahan setelah ditandatangani, dan bisa diverifikasi apabila diperlukan untuk audit maupun penyelesaian sengketa.

Lantas, dokumen apa saja yang sebaiknya disimpan beserta bukti tanda tangan elektroniknya? Simak penjelasannya berikut ini.

Mengapa Bukti Tanda Tangan Elektronik Perlu Disimpan?

Bukti tanda tangan elektronik bukan sekadar pelengkap dokumen digital. Bukti ini menjadi bagian penting untuk memastikan keaslian dan integritas dokumen apabila sewaktu-waktu perlu diverifikasi.

Beberapa manfaat menyimpan bukti tanda tangan elektronik, antara lain:

• Membuktikan bahwa dokumen ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
• Memudahkan proses verifikasi keaslian dokumen.
• Menunjukkan waktu penandatanganan melalui timestamp.
• Membantu mendeteksi apabila ada perubahan pada dokumen setelah ditandatangani.
• Mendukung proses audit internal maupun eksternal.
• Menjadi bukti pendukung apabila terjadi sengketa atau perselisihan.

Dengan kata lain, menyimpan dokumen saja belum tentu cukup. Bukti tanda tangan elektronik juga perlu disimpan agar proses pembuktian dapat dilakukan secara lebih mudah.

Baca Juga: Cara Tanda Tangan Dokumen PDF dari Jarak Jauh dengan Aman

Dokumen Apa Saja yang Sebaiknya Menyimpan Bukti Tanda Tangan Elektronik?

Pada dasarnya, semua dokumen yang memiliki nilai hukum, administratif, maupun bisnis sebaiknya disimpan beserta bukti tanda tangan elektroniknya. Berikut beberapa contohnya:

1. Kontrak Kerja Karyawan

Dokumen hubungan kerja merupakan salah satu dokumen yang paling penting karena berkaitan dengan hak dan kewajiban perusahaan maupun karyawan. Dokumen yang sebaiknya disimpan bersama bukti tanda tangan elektronik meliputi:

• Perjanjian kerja.
• Addendum kontrak.
• Surat pengangkatan.
• Surat mutasi.
• Surat pemutusan hubungan kerja (PHK).

Dengan adanya bukti penandatanganan, perusahaan dapat lebih mudah menunjukkan bahwa kedua belah pihak telah menyetujui isi dokumen tersebut.

2. Perjanjian Kerja Sama Bisnis

Kerja sama dengan vendor, klien, maupun mitra usaha biasanya melibatkan dokumen yang memiliki nilai bisnis tinggi. Contohnya meliputi:

• Memorandum of Understanding (MoU).
• Perjanjian Kerja Sama (PKS).
• Kontrak vendor.
• Kontrak distribusi.
• Perjanjian kemitraan.

Bukti tanda tangan elektronik membantu memastikan bahwa proses penandatanganan dapat diverifikasi apabila di kemudian hari muncul perbedaan penafsiran atau sengketa.

3. Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam proses pengadaan, terdapat berbagai dokumen yang memerlukan persetujuan dari beberapa pihak. Misalnya:

• Purchase Order (PO).
• Surat penawaran.
• Surat persetujuan.
• Berita acara serah terima.
• Kontrak pengadaan.

Menyimpan bukti tanda tangan elektronik membantu memastikan bahwa setiap persetujuan dilakukan oleh pihak yang memang berwenang.

4. Dokumen Keuangan Perusahaan

Dokumen keuangan sering menjadi objek pemeriksaan auditor maupun regulator sehingga proses verifikasinya harus mudah dilakukan. Beberapa contoh dokumen yang perlu disimpan beserta bukti tanda tangan elektronik, antara lain:

• Persetujuan pembayaran.
• Invoice.
• Dokumen reimbursement.
• Persetujuan anggaran.
• Laporan keuangan yang telah disahkan.

5. Dokumen Perpajakan

Banyak proses administrasi perpajakan kini dilakukan secara digital sehingga keaslian dokumen menjadi semakin penting. Contoh berkas yang sebaiknya disimpan bersama bukti tanda tangan elektronik meliputi:

• Surat kuasa perpajakan.
• Surat pernyataan.
• Dokumen administrasi perpajakan.
• Dokumen pendukung pelaporan pajak.
• Dokumen lain yang memerlukan persetujuan secara elektronik.

6. Dokumen Persetujuan Internal

Persetujuan internal perusahaan juga perlu memiliki jejak digital yang jelas. Misalnya:

• Persetujuan cuti.
• Persetujuan perjalanan dinas.
• Persetujuan pembelian.
• Persetujuan proyek.
• Persetujuan investasi.

Walaupun digunakan untuk kebutuhan internal, dokumen-dokumen tersebut tetap perlu dapat diverifikasi apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Apa Saja yang Termasuk Bukti Tanda Tangan Elektronik?

Masih banyak yang menganggap bukti tanda tangan elektronik hanya berupa gambar tanda tangan atau file PDF yang telah ditandatangani. Padahal, bukti penandatanganan elektronik terdiri dari beberapa informasi yang saling melengkapi.

Umumnya, bukti tanda tangan elektronik mencakup:

• Sertifikat elektronik yang digunakan saat proses penandatanganan.
• Identitas penandatangan yang telah diverifikasi.
• Timestamp atau waktu penandatanganan.
• Audit trail yang mencatat seluruh aktivitas selama proses penandatanganan.
• Status validitas tanda tangan ketika dokumen diverifikasi.
• Informasi yang menunjukkan apakah dokumen pernah diubah setelah ditandatangani.

Semakin lengkap informasi tersebut, semakin mudah pula proses pembuktian apabila dokumen perlu diverifikasi di kemudian hari.

Gunakan Tanda Tangan Elektronik yang Bukti Keabsahannya Bisa Diverifikasi

Menyimpan bukti tanda tangan elektronik lebih optimal jika proses penandatanganan dilakukan melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Dengan demikian, dokumen tak hanya lebih praktis untuk dikelola, tetapi juga memiliki dasar pembuktian yang lebih kuat ketika diperlukan untuk audit, kepatuhan, maupun penyelesaian sengketa.

Salah satu platform yang mengantongi sertifikasi sebagai PSrE ialah Vinotek. Berbagai fitur canggih turut mendukung proses penandatanganan dokumen digital agar dapat diverifikasi secara sah, di antaranya:

• Integritas dokumen yang terjamin, melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan dapat dideteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, sehingga seluruh aktivitas penandatanganan tercatat secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis, yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan agar proses persetujuan lebih terkontrol.
• Integrasi sistem yang mudah, melalui API sehingga dapat dihubungkan dengan ERP, HRIS, CRM, maupun aplikasi internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel, tersedia dalam pilihan cloud maupun on-premise sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan data perusahaan.
• Keamanan berstandar internasional, untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan keaslian dokumen digital.

Dengan dukungan fitur-fitur tersebut, setiap proses penandatanganan tidak hanya menghasilkan dokumen elektronik, tetapi juga bukti penandatanganan yang dapat diverifikasi sehingga memberikan rasa aman bagi perusahaan dalam menjalankan berbagai proses bisnis digital.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Apakah Tanda Tangan Jarak Jauh Bisa Dipalsukan?

FAQ Seputar Dokumen yang Butuh Bukti Tanda Tangan Elektronik

1. Apakah semua dokumen perlu menyimpan bukti tanda tangan elektronik?

Tidak semua dokumen wajib menyimpan bukti tanda tangan elektronik. Namun, dokumen yang memiliki nilai hukum, bisnis, keuangan, atau administratif, seperti kontrak kerja, perjanjian bisnis, dokumen perpajakan, dan persetujuan internal, sebaiknya disimpan beserta bukti penandatanganannya agar mudah diverifikasi jika diperlukan.

2. Apa yang dimaksud dengan bukti tanda tangan elektronik?

Bukti tanda tangan elektronik adalah informasi yang menunjukkan bahwa proses penandatanganan telah dilakukan secara sah. Bukti ini dapat berupa sertifikat elektronik, identitas penandatangan, timestamp, audit trail, serta status validitas dokumen yang dapat digunakan untuk proses verifikasi.

3. Mengapa audit trail penting dalam tanda tangan elektronik?

Audit trail mencatat seluruh aktivitas selama proses penandatanganan, mulai dari waktu penandatanganan, identitas penandatangan, hingga riwayat perubahan dokumen. Informasi ini membantu membuktikan keaslian dokumen apabila terjadi audit atau sengketa.

4. Bagaimana cara memastikan bukti tanda tangan elektronik dapat dipertanggungjawabkan?

Gunakan layanan tanda tangan elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Selain itu, simpan dokumen dalam format aslinya beserta sertifikat elektronik, audit trail, dan timestamp agar proses verifikasi dapat dilakukan dengan mudah di kemudian hari.

5. Mengapa sebaiknya menggunakan tanda tangan elektronik dari PSrE resmi?

Layanan dari PSrE resmi membantu memastikan identitas penandatangan telah diverifikasi, menjaga integritas dokumen, serta menyediakan bukti penandatanganan seperti sertifikat elektronik, timestamp, dan audit trail. Dengan demikian, dokumen digital memiliki dasar pembuktian yang lebih kuat dan lebih mudah diverifikasi saat dibutuhkan.