Mengurus dokumen sering kali membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperkirakan. Mulai dari mencetak dokumen, mencari pihak yang harus menandatangani, mengirim berkas, hingga memastikan dokumen sudah lengkap. Jika dilakukan berulang kali, proses ini dapat menyita waktu dan menghambat pekerjaan lainnya.

Tanda tangan elektronik (TTE) menjadi salah satu solusi untuk membantu mempercepat proses tersebut. Dengan TTE, dokumen dapat ditandatangani secara digital tanpa harus selalu mencetak atau menyerahkan berkas secara langsung.

Lantas, berapa banyak waktu yang bisa dihemat dengan TTE? Jawabannya bergantung pada alur kerja, jumlah dokumen, dan tahapan administrasi yang dapat disederhanakan.

Mengapa Proses Tanda Tangan Dokumen Memakan Waktu?

Proses tanda tangan manual tidak hanya membutuhkan waktu untuk membubuhkan tanda tangan. Ada sejumlah tahapan lain yang perlu dilakukan sebelum dokumen siap digunakan, terutama jika melibatkan beberapa pihak atau lokasi berbeda.

Misalnya, perusahaan perlu meminta persetujuan kontrak dari dua orang yang bekerja di kota berbeda. Dokumen harus dicetak, dikirim, ditandatangani, lalu dikembalikan. Jika salah satu pihak tidak tersedia, prosesnya bisa semakin lama.

Beberapa tahapan yang berpotensi memperlambat proses tersebut meliputi:

• Persiapan dokumen: Mencetak dan menyiapkan berkas sebelum ditandatangani.
• Koordinasi jadwal: Menyesuaikan waktu dengan pihak yang harus menandatangani.
• Pengiriman berkas: Menunggu dokumen fisik sampai ke tujuan.
• Pemeriksaan dokumen: Memastikan seluruh tanda tangan dan informasi sudah lengkap.
• Pengarsipan: Menyimpan berkas agar mudah ditemukan kembali.

Jika tahapan tersebut dilakukan berulang kali, waktu yang digunakan untuk pekerjaan administratif dapat semakin besar.

Bagaimana TTE Membantu Menghemat Waktu?

TTE memungkinkan proses penandatanganan dilakukan secara digital. Pengguna dapat menandatangani dokumen dari lokasi berbeda tanpa harus selalu mencetak berkas atau bertemu langsung.

Penggunaan TTE juga berpotensi mengurangi pekerjaan administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual. Beberapa manfaatnya meliputi:

• Mengurangi pencetakan dokumen: Berkas dapat diproses secara digital tanpa selalu membutuhkan kertas dan tinta.
• Mempercepat pengiriman: Dokumen dapat dikirim secara elektronik tanpa menunggu pengiriman fisik.
• Mempermudah penandatanganan jarak jauh: Para pihak dapat menandatangani dokumen dari lokasi masing-masing.
• Mengurangi pekerjaan berulang: Proses pemindaian dan pengiriman ulang dapat dikurangi.
• Mempermudah pengelolaan dokumen: File digital dapat disimpan dan ditemukan kembali melalui sistem pengarsipan yang teratur.

Meski demikian, TTE tidak otomatis menghilangkan seluruh waktu tunggu. Proses tetap bergantung pada kesiapan dokumen, jumlah penandatangan, dan kecepatan persetujuan.

Baca Juga: Seberapa Hemat TTE Pangkas Biaya Operasional Bisnis?

Berapa Banyak Waktu yang Bisa Dihemat dengan TTE?

Besarnya penghematan waktu bergantung pada proses yang sebelumnya dilakukan secara manual. Sebagai gambaran, berikut perbedaan tahapan penandatanganan dokumen menggunakan metode manual dan TTE.

Tahapan	Proses Manual	Menggunakan TTE
Persiapan	Menyiapkan dan mencetak dokumen	Menyiapkan file digital
Penandatanganan	Menyesuaikan lokasi atau jadwal	Menandatangani secara digital
Pengiriman	Mengirim berkas fisik	Mengirim dokumen elektronik
Pemeriksaan	Memeriksa berkas atau hasil pindai	Memeriksa dokumen digital
Pengarsipan	Menyimpan berkas fisik	Menyimpan file digital

Perbandingan tersebut menunjukkan bahwa TTE berpotensi mengurangi beberapa tahapan pekerjaan. Namun, penghematan waktu yang tepat perlu diukur berdasarkan kondisi masing-masing perusahaan.

Beberapa faktor yang memengaruhi penghematan waktu, antara lain:

• Jumlah dokumen: Semakin banyak dokumen yang diproses, semakin besar potensi penghematan jika pekerjaan manual dapat dikurangi.
• Jumlah penandatangan: Dokumen yang melibatkan banyak pihak membutuhkan koordinasi lebih kompleks.
• Waktu tunggu: Proses digital dapat mengurangi hambatan pengiriman, tetapi persetujuan tetap bergantung pada masing-masing pihak.
• Alur kerja perusahaan: Sistem yang terintegrasi dapat membantu mengurangi pekerjaan berulang.

Untuk mengetahui hasilnya, perusahaan dapat membandingkan waktu pengerjaan aktif dan waktu tunggu sebelum serta sesudah menggunakan TTE.

Contoh Penggunaan TTE dalam Aktivitas Bisnis

TTE dapat dimanfaatkan oleh berbagai bagian perusahaan yang rutin menangani dokumen. Penggunaannya membantu menyederhanakan proses administrasi, terutama ketika penandatanganan melibatkan banyak pihak.

Beberapa contoh penerapannya meliputi:

• Tim HR: Membantu penandatanganan surat penawaran kerja dan dokumen kepegawaian.
• Tim legal: Mendukung penandatanganan kontrak dan dokumen kerja sama.
• Tim keuangan: Membantu proses penandatanganan dokumen administratif sesuai prosedur perusahaan.
• Pelaku UMKM: Mempermudah pengelolaan dokumen kerja sama dengan mitra bisnis.
• Pekerja jarak jauh: Memungkinkan penandatanganan dokumen tanpa harus datang ke kantor.

Penggunaan TTE tetap perlu disesuaikan dengan jenis dokumen, prosedur internal, dan ketentuan hukum yang berlaku.

Hemat Waktu dengan TTE dari Vinotek

Untuk membantu menyederhanakan proses administrasi, Vinotek menyediakan Virtual Teken (ViTEK), layanan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi untuk kebutuhan dokumen perusahaan maupun personal sesuai ketentuan UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK dilengkapi berbagai fitur yang mendukung pengelolaan dokumen secara lebih efisien, antara lain:

• Bulk Signing: Menandatangani banyak dokumen digital sekaligus tanpa membuka berkas satu per satu.
• Multi-step & Hierarki Approval: Mengatur alur persetujuan dokumen sesuai struktur organisasi.
• Audit Trail dan Jejak Digital: Mencatat aktivitas dokumen, termasuk waktu dan informasi aktivitas yang tersedia.
• Multi-User & Role Management: Mengelola pengguna dan hak akses sesuai kebutuhan perusahaan.
• Integrasi API Fleksibel: Menghubungkan ViTEK dengan sistem internal seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise: Menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan sesuai kebutuhan pengelolaan data.
• Post-Quantum Cryptography (PQC): Mendukung pendekatan kriptografi yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum pada masa mendatang.

Fitur seperti Bulk Signing dan Multi-step & Hierarki Approval dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan berulang dan mengelola alur penandatanganan secara lebih terstruktur. Besarnya penghematan tetap bergantung pada volume dokumen dan kompleksitas proses kerja.

Jadi, tertarik untuk menghemat waktu dalam proses tanda tangan berkas perusahaan? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Benarkah Harga TTE Lebih Mahal daripada Cetak Dokumen?

FAQ Seputar Hemat Waktu dengan TTE

1. Apa itu TTE hemat waktu?

TTE hemat waktu adalah penggunaan tanda tangan elektronik untuk mempercepat penandatanganan dokumen dan mengurangi pekerjaan administratif manual.

2. Berapa banyak waktu yang bisa dihemat dengan TTE?

Penghematan waktu bergantung pada jumlah dokumen, pihak yang menandatangani, dan tahapan kerja yang dapat disederhanakan.

3. Bagaimana TTE membantu mempercepat proses administrasi?

TTE mengurangi kebutuhan mencetak, mengirim berkas fisik, dan melakukan penandatanganan secara langsung sehingga proses dokumen lebih praktis.

4. Apakah TTE bisa digunakan untuk menandatangani dokumen dari jarak jauh?

Ya, TTE memungkinkan penandatanganan dokumen dari lokasi berbeda selama memenuhi persyaratan layanan dan ketentuan hukum yang berlaku.

5. Bagaimana ViTEK membantu menghemat waktu penandatanganan dokumen?

Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek menyediakan fitur seperti Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus dan Multi-step Approval untuk mengatur alur persetujuan secara terstruktur.