Pengaturan gaji karyawan menjadi aspek penting yang perlu diperhatikan perusahaan. Selain memastikan pembayaran tepat waktu, perusahaan harus memenuhi ketentuan upah minimum, komponen gaji, tunjangan, hingga upah lembur.

Ketentuan tersebut diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan. Regulasi ini mencakup hak pekerja atas penghasilan yang layak serta kewajiban perusahaan dalam memenuhi standar pengupahan.

Lantas, apa saja aturan gaji karyawan terbaru yang perlu diperhatikan perusahaan?

Upah Minimum Terdiri dari UMP hingga UMK Sektoral

Berdasarkan Pasal 137, terdapat empat jenis upah minimum yang berlaku sesuai wilayah dan sektor usaha. Gubernur wajib menetapkan UMP dan UMSP, sedangkan UMK dan UMSK dapat ditetapkan oleh gubernur.

Keempat jenis upah minimum tersebut meliputi:

• Upah Minimum Provinsi (UMP): Batas minimum upah yang berlaku di tingkat provinsi.
• Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK): Batas minimum upah yang berlaku di tingkat kabupaten atau kota. Besarannya harus lebih tinggi dari UMP.
• Upah Minimum Sektoral Provinsi (UMSP): Batas minimum upah untuk sektor tertentu di tingkat provinsi.
• Upah Minimum Sektoral Kabupaten/Kota (UMSK): Batas minimum upah untuk sektor tertentu di tingkat kabupaten atau kota.

Khusus upah minimum sektoral, penetapannya mempertimbangkan karakteristik sektor usaha, tingkat keahlian, risiko kerja, serta tuntutan pekerjaan yang lebih berat atau membutuhkan spesialisasi.

Penetapan Upah Minimum Mempertimbangkan Kebutuhan Hidup Layak

Berdasarkan Pasal 138 dan Pasal 139, penetapan upah minimum mempertimbangkan kebutuhan hidup layak, kondisi ekonomi, dan kondisi ketenagakerjaan. Perhitungannya memperhatikan beberapa variabel, yaitu:

• Pertumbuhan ekonomi.
• Inflasi.
• Indeks tertentu dengan batas bawah 0,5 dan batas atas 1.

Penetapan upah minimum didasarkan pada nilai tertinggi antara hasil formula penghitungan upah minimum dan kebutuhan hidup layak yang disepakati oleh dewan pengupahan daerah. Dengan demikian, penetapannya turut mempertimbangkan kemampuan ekonomi dan kebutuhan pekerja.

Ketentuan Upah Minimum dan Pengecualian bagi Usaha Mikro dan Kecil

Dalam Pasal 140, upah minimum berlaku bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Sementara itu, pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih menggunakan struktur dan skala upah sebagai pedoman penetapan gaji.

UU 27 Tahun 2026 juga mengatur pengecualian bagi usaha mikro dan kecil. Berdasarkan Pasal 144, ketentuan upah minimum tidak berlaku bagi kategori usaha tersebut, dengan ketentuan:

• Besaran upah ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara pemberi kerja dan pekerja.
• Upah yang disepakati paling rendah sebesar 50% dari upah minimum yang berlaku.
• Pemberi kerja wajib membayarkan upah sesuai dengan kesepakatan tersebut.

Meskipun mendapatkan pengecualian, usaha mikro dan kecil tetap wajib membayar upah sesuai kesepakatan. Pelanggaran terhadap kewajiban tersebut dapat dikenai sanksi administratif.

Perusahaan Wajib Menyusun Struktur dan Skala Upah

Berdasarkan Pasal 146, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah dengan mempertimbangkan kemampuan perusahaan, produktivitas, golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, serta kompetensi pekerja.

Ketentuan ini menjadi pedoman agar penetapan gaji dilakukan secara proporsional. Beberapa hal yang perlu diperhatikan perusahaan meliputi:

• Penyusunan struktur dan skala upah didasarkan pada upah pokok.
• Perusahaan perlu mempertimbangkan saran dari perwakilan pekerja atau serikat pekerja.
• Struktur dan skala upah wajib dilampirkan dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama.
• Struktur dan skala upah digunakan sebagai pedoman penetapan gaji bagi pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih.

Perusahaan juga perlu meninjau upah secara berkala. Jika tidak menyusun dan menerapkan struktur serta skala upah, perusahaan dapat dikenai sanksi administratif berupa peringatan tertulis, denda administratif, dan/atau pembatasan kegiatan usaha.

Ketentuan Komponen Gaji dan Tunjangan Karyawan

Komposisi gaji juga perlu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. Berdasarkan Pasal 150, apabila upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, besaran upah pokok wajib mencapai paling sedikit 75% dari jumlah keduanya.

Selain itu, kebijakan pengupahan juga mencakup tunjangan hari raya keagamaan (THR), sebagaimana tercantum dalam Pasal 134. Karena itu, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

• Memastikan besaran upah pokok sesuai dengan ketentuan persentase minimum.
• Memisahkan komponen upah pokok dan tunjangan tetap secara jelas.
• Menyesuaikan kebijakan pembayaran tunjangan dengan peraturan yang berlaku.
• Memastikan seluruh komponen penghasilan tercantum secara jelas dalam dokumen ketenagakerjaan.

Aturan Kerja Lembur dan Perhitungan Upahnya

Berdasarkan Pasal 116, pekerja yang bekerja melebihi waktu kerja yang ditetapkan berhak memperoleh upah lembur. Pelaksanaannya harus mendapatkan persetujuan pekerja serta perintah pemberi kerja secara tertulis dan/atau melalui media digital.

Kerja lembur dibatasi paling lama empat jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu, kecuali untuk sektor usaha atau pekerjaan tertentu. Ketentuan pembayaran lembur pada hari kerja biasa adalah:

• Jam lembur pertama dibayar sebesar 1,5 kali upah per jam.
• Setiap jam lembur berikutnya dibayar sebesar 2 kali upah per jam.
• Perhitungan upah per jam menggunakan upah pokok dan tunjangan tetap yang dibagi 173.

Sementara itu, perhitungan lembur pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi berbeda berdasarkan pola waktu kerja perusahaan.

Untuk perusahaan dengan waktu kerja enam hari dan 40 jam dalam satu minggu, perhitungannya adalah:

• Jam pertama hingga jam ketujuh dibayar sebesar 2 kali upah per jam.
• Jam kedelapan dibayar sebesar 3 kali upah per jam.
• Jam kesembilan hingga jam kesebelas dibayar sebesar 4 kali upah per jam.

Adapun untuk perusahaan dengan waktu kerja lima hari dan 40 jam dalam satu minggu, ketentuannya adalah:

• Jam pertama hingga jam kedelapan dibayar sebesar 2 kali upah per jam.
• Jam kesembilan dibayar sebesar 3 kali upah per jam.
• Jam kesepuluh hingga jam kedua belas dibayar sebesar 4 kali upah per jam.

Perusahaan yang tidak memenuhi persyaratan pelaksanaan kerja lembur dapat dikenai sanksi administratif sesuai ketentuan Pasal 116.

Pekerja Tetap Berhak Mendapatkan Upah dalam Kondisi Tertentu

Pada prinsipnya, pekerja yang tidak melakukan pekerjaan tidak mendapatkan upah. Namun, Pasal 149 mengatur sejumlah pengecualian ketika perusahaan tetap wajib membayar gaji meskipun pekerja tidak masuk kerja.

Kondisi tersebut mencakup sakit, menjalankan kewajiban terhadap negara, melaksanakan ibadah, hingga menggunakan hak istirahat. Beberapa kondisi yang membuat pekerja tetap berhak memperoleh upah, antara lain:

• Pekerja sakit sehingga tidak dapat menjalankan pekerjaan.
• Pekerja perempuan mengalami sakit selama masa haid paling lama dua hari.
• Pekerja menikah, menikahkan anak, mengkhitankan atau membaptiskan anak, serta mengalami kondisi keluarga tertentu seperti istri melahirkan atau anggota keluarga meninggal dunia.
• Pekerja menjalankan kewajiban terhadap negara atau ibadah sesuai agamanya.
• Pekerja bersedia bekerja, tetapi perusahaan tidak mempekerjakannya karena kesalahan atau halangan yang seharusnya dapat dihindari perusahaan.
• Pekerja menjalankan hak istirahat, tugas serikat pekerja, pendidikan dari pemberi kerja, atau mogok kerja sesuai ketentuan hukum.

Khusus pekerja yang sakit, besaran upah dibayarkan secara bertahap berdasarkan jangka waktu sakit, yaitu:

• Empat bulan pertama: 100% dari upah.
• Empat bulan kedua: 75% dari upah.
• Empat bulan ketiga: 50% dari upah.
• Bulan selanjutnya: 25% dari upah sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan oleh pemberi kerja.

Keterlambatan Pembayaran Gaji Dapat Dikenai Denda

Berdasarkan Pasal 135, hak pekerja atas upah muncul sejak hubungan kerja dimulai dan berakhir ketika hubungan kerja tersebut putus. Pekerja juga berhak memperoleh upah yang sama untuk pekerjaan yang sama nilainya.

Kesepakatan pengupahan tidak boleh menetapkan besaran upah lebih rendah dari ketentuan peraturan perundang-undangan. Beberapa ketentuan lain yang perlu diperhatikan perusahaan meliputi:

• Keterlambatan pembayaran upah akibat kesengajaan atau kelalaian pemberi kerja dapat dikenai denda berdasarkan persentase tertentu dari upah pekerja.
• Upah dan hak pekerja yang belum dibayarkan ketika perusahaan dinyatakan pailit atau dilikuidasi menjadi utang yang didahulukan pembayarannya.
• Pekerja berhak melakukan tuntutan pembayaran upah dan pembayaran lain yang timbul dari hubungan kerja tanpa batas waktu.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan sistem penggajian berjalan tertib, mulai dari pencatatan komponen gaji hingga pelaksanaan pembayaran sesuai jadwal.

Apa yang Perlu Dilakukan Perusahaan untuk Memastikan Kepatuhan Pengupahan?

Memastikan kepatuhan pengupahan tidak hanya berkaitan dengan nominal gaji, tetapi juga pengelolaan dokumen ketenagakerjaan. Perusahaan perlu menata perjanjian kerja, kebijakan pengupahan, persetujuan lembur, hingga dokumen yang membutuhkan pengesahan pihak berwenang.

Salah satu cara mendukung administrasi tersebut adalah menggunakan tanda tangan digital. Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK menyediakan fitur yang dapat membantu perusahaan mengelola penandatanganan dokumen, antara lain:

• Bulk Signing: Memungkinkan perusahaan menandatangani ratusan dokumen digital sekaligus dalam satu kali proses tanpa perlu membuka berkas satu per satu.
• Multi-step dan Hierarki Approval: Mengatur alur persetujuan dokumen sesuai struktur organisasi, mulai dari staf hingga direktur.
• Audit Trail dan Jejak Digital: Mencatat aktivitas dokumen secara otomatis, termasuk waktu, pihak yang melakukan tindakan, dan lokasi geografis.
• Multi-User dan Role Management: Memudahkan pengelolaan pengguna serta pengaturan hak akses berdasarkan peran masing-masing anggota tim.
• Integrasi API Fleksibel: Menghubungkan sistem internal perusahaan, seperti ERP, CRM, dan HRIS, dengan modul tanda tangan digital ViTEK melalui integrasi API.
• Instalasi On-Premise: Menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan agar organisasi memiliki kontrol penuh atas data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC): Menggunakan teknologi enkripsi generasi berikutnya yang dirancang untuk menghadapi ancaman komputasi kuantum.

Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat menyederhanakan penandatanganan perjanjian kerja, persetujuan lembur, dan dokumen administrasi lainnya. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

FAQ Seputar Aturan Gaji Karyawan Terbaru

1. Apa saja jenis upah minimum dalam UU 27 Tahun 2026?

Terdapat empat jenis, yaitu UMP, UMK, UMSP, dan UMSK. Penetapannya disesuaikan dengan wilayah dan sektor usaha.

2. Berapa batas minimal upah pokok dalam komponen gaji karyawan?

Apabila upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah keduanya.

3. Berapa batas maksimal jam lembur karyawan?

Kerja lembur dapat dilakukan paling lama empat jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu, kecuali untuk sektor atau pekerjaan tertentu.

4. Apakah perusahaan wajib membayar upah ketika karyawan sakit?

Ya. Pekerja yang sakit berhak memperoleh 100% upah untuk empat bulan pertama, 75% untuk empat bulan kedua, 50% untuk empat bulan ketiga, dan 25% untuk bulan selanjutnya sebelum pemutusan hubungan kerja.

5. Apakah tanda tangan digital dapat digunakan untuk dokumen ketenagakerjaan?

Ya. Tanda tangan digital dapat digunakan sepanjang memenuhi ketentuan hukum. ViTEK merupakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk dokumen perusahaan maupun personal sesuai UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.