Penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) semakin dibutuhkan perusahaan untuk mempercepat proses administrasi dan penandatanganan dokumen. Kontrak kerja, perjanjian bisnis, surat keputusan, hingga dokumen internal kini dapat diproses secara digital tanpa harus mencetak dan mengirim dokumen secara fisik.

Namun, biaya sering menjadi salah satu pertimbangan ketika perusahaan ingin menggunakan platform TTE. Terlebih bagi perusahaan yang baru mulai melakukan digitalisasi dokumen, memilih layanan dengan fitur lengkap sekaligus sesuai anggaran dapat menjadi tantangan.

Memilih platform TTE dengan budget terbatas bukan berarti perusahaan harus mencari layanan dengan harga paling murah. Keamanan, legalitas, fitur, kemudahan penggunaan, hingga kemampuan integrasi juga perlu dipertimbangkan agar platform yang dipilih benar-benar memberikan manfaat bagi bisnis.

Berikut beberapa tips yang dapat digunakan perusahaan sebelum memilih platform TTE.

1. Tentukan Kebutuhan Penggunaan TTE

Sebelum membandingkan harga berbagai platform, perusahaan perlu mengetahui kebutuhan penggunaan TTE terlebih dahulu. Hal ini penting agar perusahaan tidak membayar fitur atau kapasitas yang sebenarnya tidak diperlukan.

Beberapa hal yang perlu dipetakan, antara lain:

• Jumlah dokumen. Perkirakan jumlah dokumen yang membutuhkan TTE setiap bulan.
• Jumlah pengguna. Tentukan karyawan atau pihak yang membutuhkan akses untuk menandatangani dokumen.
• Jenis dokumen. Identifikasi dokumen yang akan menggunakan TTE, seperti kontrak, perjanjian, dokumen HR, atau dokumen internal.
• Frekuensi penggunaan. Perusahaan yang menggunakan TTE sesekali memiliki kebutuhan berbeda dengan perusahaan yang memproses ratusan dokumen setiap bulan.
• Kebutuhan integrasi. Pertimbangkan apakah platform perlu terhubung dengan sistem yang sudah digunakan perusahaan.

2. Bandingkan Harga Berdasarkan Kebutuhan

Setiap platform TTE dapat memiliki skema harga yang berbeda. Karena itu, perusahaan sebaiknya janga hanya membandingkan harga paket secara keseluruhan. Beberapa komponen yang juga perlu diperhatikan meliputi:

• Harga per dokumen atau kuota tanda tangan.
• Jumlah pengguna yang dapat mengakses platform.
• Biaya tambahan untuk pengguna atau dokumen di luar paket.
• Biaya integrasi dengan sistem lain jika tersedia.
• Fitur yang sudah termasuk dalam paket.
• Masa berlaku paket atau kuota.

Harga yang terlihat lebih murah belum tentu menghasilkan biaya yang lebih rendah jika perusahaan harus membayar berbagai fitur tambahan di kemudian hari. Karena itu, perbandingan sebaiknya dilakukan berdasarkan kebutuhan dan perkiraan penggunaan, bukan sekadar melihat harga awal.

3. Pastikan Platform Memenuhi Aspek Legalitas

Budget terbatas tidak seharusnya membuat perusahaan mengabaikan aspek legalitas. TTE memiliki kedudukan hukum di Indonesia selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.

Perusahaan perlu memastikan layanan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan hukum dokumen yang akan ditandatangani. Beberapa aspek yang dapat diperiksa, antara lain:

• Status penyelenggara layanan TTE.
• Ketersediaan Sertifikat Elektronik.
• Mekanisme identifikasi penanda tangan.
• Mekanisme untuk menjaga integritas dokumen setelah ditandatangani.
• Kemampuan melakukan verifikasi terhadap TTE dan dokumen.

Dengan memastikan status dan legalitas penyedia sejak awal, perusahaan dapat mengurangi risiko memilih layanan hanya berdasarkan harga tapi tidak sesuai dengan kebutuhan dokumen bisnis.

4. Jangan Mengorbankan Keamanan demi Harga Murah

Harga memang menjadi faktor penting ketika perusahaan memiliki anggaran terbatas. Namun, keamanan dokumen tetap perlu menjadi prioritas, terutama jika TTE digunakan untuk dokumen yang mengandung informasi sensitif.

Beberapa aspek keamanan yang dapat diperhatikan, antara lain:

• Perlindungan data pengguna dan dokumen.
• Autentikasi penanda tangan.
• Kemampuan mendeteksi perubahan dokumen setelah ditandatangani.
• Riwayat atau jejak aktivitas penandatanganan.
• Fitur verifikasi keaslian dokumen.
• Perlindungan terhadap akses yang tidak berwenang.

Keamanan menjadi penting karena dokumen digital tidak hanya perlu ditandatangani, tetapi juga harus dapat dipastikan keutuhan dan keasliannya.

Karena itu, jangan sampai perusahaan menghemat biaya platform tetapi harus menghadapi risiko yang lebih besar akibat keamanan dokumen yang tidak memadai.

Baca Juga: Spesimen Tanda Tangan: Pengertian, Fungsi & Cara Membuatnya

5. Pilih Fitur yang Benar-Benar Dibutuhkan

Perusahaan dengan budget terbatas tidak harus mencari platform dengan fitur sebanyak mungkin. Justru, menentukan fitur prioritas dapat membantu perusahaan mengendalikan biaya.

Beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan, antara lain:

• Penandatanganan dokumen secara elektronik.
• Verifikasi tanda tangan dan dokumen.
• Pengelolaan dokumen yang sudah ditandatangani.
• Pelacakan status dokumen.
• Notifikasi kepada pihak yang perlu menandatangani.
• Dukungan multiuser untuk dokumen dengan beberapa penanda tangan.
• Integrasi API untuk kebutuhan otomatisasi proses.
• Audit trail untuk mencatat aktivitas penandatanganan.

Perusahaan dapat membagi fitur menjadi dua kategori, yaitu fitur wajib dan fitur tambahan. Dengan begitu, keputusan pembelian dapat didasarkan pada manfaat yang benar-benar dibutuhkan, bukan sekadar banyaknya fitur.

6. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan

Platform TTE yang murah tetapi sulit digunakan dapat menimbulkan biaya lain dalam bentuk waktu dan produktivitas. Jika karyawan membutuhkan waktu lama untuk memahami sistem, proses yang seharusnya lebih cepat justru dapat menjadi lebih rumit.

Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan pengalaman pengguna sebelum memilih platform. Beberapa aspek yang dapat diperiksa, antara lain:

• Antarmuka mudah dipahami.
• Proses mengunggah dan menandatangani dokumen sederhana.
• Penanda tangan dapat menerima dan menyelesaikan permintaan TTE dengan mudah.
• Dokumen yang sudah selesai dapat ditemukan kembali dengan mudah.
• Tersedia panduan atau dukungan pelanggan ketika terjadi kendala.

Hal ini semakin penting jika platform akan digunakan oleh banyak divisi dengan tingkat pemahaman teknologi yang berbeda.

7. Hitung Biaya dalam Jangka Panjang

Jangan hanya melihat biaya berlangganan atau pembelian paket di awal. Perusahaan juga perlu memperkirakan total biaya selama platform digunakan. Beberapa komponen yang dapat diperhitungkan meliputi:

• Biaya langganan atau pembelian paket.
• Biaya tambahan ketika kuota habis.
• Biaya penambahan pengguna.
• Biaya integrasi atau pengembangan.
• Biaya migrasi jika perusahaan berpindah platform.
• Biaya operasional yang dapat dihemat setelah proses menjadi digital.

Perhitungan tersebut membantu perusahaan melihat apakah platform benar-benar sesuai dengan anggaran sekaligus memberikan efisiensi dalam jangka panjang.

8. Pertimbangkan Fleksibilitas Infrastruktur

Kebutuhan pengelolaan data setiap perusahaan dapat berbeda. Ada perusahaan yang lebih nyaman menggunakan infrastruktur cloud, sementara perusahaan lainnya membutuhkan pengelolaan sistem secara on-premise karena kebijakan internal.

Karena itu, fleksibilitas infrastruktur juga dapat menjadi pertimbangan saat memilih platform TTE. Beberapa hal yang dapat diperhatikan, antara lain:

• Pilihan deployment cloud atau on-premise.
• Kemampuan menyesuaikan pengelolaan data dengan kebijakan perusahaan.
• Kemudahan melakukan integrasi dengan sistem internal.
• Kemampuan platform mengikuti pertumbuhan kebutuhan perusahaan.
• Dukungan terhadap kebutuhan keamanan dan tata kelola perusahaan.

Fleksibilitas tersebut dapat membantu perusahaan memilih solusi yang sesuai dengan kondisi saat ini sekaligus tetap dapat digunakan ketika kebutuhan bisnis berkembang.

Rekomendasi TTE untuk Perusahaan dengan Budget Terbatas

Memiliki budget terbatas bukan berarti perusahaan harus memilih platform TTE hanya berdasarkan harga. Keamanan, legalitas, fleksibilitas, dan kemudahan integrasi tetap perlu menjadi pertimbangan.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), Vinotek pun hadir menyediakan solusi TTE yang dirancang untuk mendukung kebutuhan penandatanganan dokumen perusahaan dengan berbagai fitur pendukung, antara lain:

• Integritas dokumen terjamin melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan dengan penanda waktu yang akurat sehingga proses dapat dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis untuk membantu perusahaan mengatur proses penandatanganan sesuai dengan kebijakan internal.
• Infrastruktur fleksibel dengan pilihan deployment di cloud maupun on-premise sehingga pengelolaan data dapat disesuaikan dengan kebijakan keamanan perusahaan.
• Integrasi sistem dengan mudah melalui API dengan sistem internal seperti ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data serta dokumen.

Dengan berbagai dukungan tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan Vinotek sebagai solusi TTE yang tidak hanya memperhatikan anggaran, tetapi juga keamanan, kebutuhan operasional, dan kesiapan perusahaan dalam melakukan digitalisasi dokumen.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Spesimen Tanda Tangan Bisa Dipalsukan? Ini Risikonya

FAQ Seputar Platform TTE Budget Terbatas

1. Apa yang perlu diperhatikan saat memilih platform TTE dengan budget terbatas?

Perhatikan harga, legalitas, keamanan, fitur, jumlah pengguna, dan kebutuhan dokumen agar platform yang dipilih sesuai dengan anggaran perusahaan.

2. Apakah platform TTE murah tetap aman digunakan perusahaan?

Bisa, namun perusahaan tetap perlu memeriksa mekanisme keamanan, autentikasi, integritas dokumen, dan perlindungan data yang ditawarkan penyedia TTE.

3. Apakah TTE harus menggunakan PSrE?

Tidak semua TTE harus menggunakan PSrE, tetapi TTE tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh PSrE sehingga dapat menjadi pilihan untuk kebutuhan tertentu.

4. Bagaimana cara menghemat biaya penggunaan platform TTE?

Tentukan kebutuhan pengguna dan volume dokumen terlebih dahulu, lalu pilih paket dan fitur yang benar-benar diperlukan untuk menghindari biaya tambahan yang tidak dibutuhkan.

5. Apakah perusahaan kecil bisa menggunakan platform TTE?

Bisa. Perusahaan dari berbagai skala dapat menggunakan TTE selama memilih platform yang sesuai dengan kebutuhan, anggaran, keamanan, dan proses bisnisnya.