Penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) semakin dibutuhkan perusahaan untuk mempercepat proses penandatanganan dan pengelolaan dokumen. Namun, bagi perusahaan dengan budget terbatas, memilih platform TTE dapat menjadi tantangan tersendiri.

Harga memang menjadi salah satu pertimbangan utama. Namun, memilih platform hanya berdasarkan biaya termurah dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan fitur, keamanan, jumlah pengguna, hingga biaya penggunaan dalam jangka panjang.

Berikut lima kesalahan yang perlu dihindari perusahaan saat memilih platform TTE dengan budget terbatas.

1. Hanya Memilih Berdasarkan Harga Termurah

Harga sering menjadi pertimbangan pertama ketika perusahaan memiliki anggaran terbatas. Namun, platform dengan harga paling murah belum tentu menjadi pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Setiap platform TTE dapat memiliki skema harga, kapasitas, dan fitur yang berbeda. Harga awal yang rendah juga dapat berubah ketika perusahaan membutuhkan pengguna atau fitur tambahan.

Beberapa hal yang perlu dibandingkan selain harga, antara lain:

• Fitur yang tersedia, untuk memastikan layanan sesuai dengan kebutuhan penandatanganan dokumen.
• Jumlah pengguna, karena setiap paket dapat memiliki batas pengguna yang berbeda.
• Volume dokumen, terutama jika perusahaan memiliki banyak dokumen yang perlu ditandatangani.
• Biaya tambahan, untuk mengetahui pengeluaran yang mungkin muncul di luar harga paket.
• Layanan pendukung, termasuk bantuan ketika perusahaan mengalami kendala dalam penggunaan.

Dengan membandingkan harga dan manfaat secara menyeluruh, perusahaan dapat memilih platform yang lebih sesuai tanpa hanya mengejar harga termurah.

2. Tidak Menghitung Kebutuhan Penggunaan

Kesalahan berikutnya adalah memilih paket tanpa menghitung kebutuhan penggunaan TTE. Perusahaan dapat memilih paket yang terlalu kecil untuk menghemat biaya, tetapi akhirnya harus melakukan upgrade karena kapasitasnya tidak mencukupi.

Sebaliknya, perusahaan juga dapat membeli paket dengan kapasitas terlalu besar sehingga sebagian layanan tidak digunakan. Kondisi tersebut membuat anggaran tidak dialokasikan secara optimal.

Sebelum memilih platform TTE, perusahaan sebaiknya memperkirakan:

• Jumlah pengguna, termasuk karyawan atau pihak lain yang akan melakukan penandatanganan.
• Jumlah dokumen, untuk mengetahui kebutuhan penggunaan TTE setiap bulan.
• Jenis dokumen, seperti kontrak, dokumen HR, surat perjanjian, atau dokumen administrasi.
• Frekuensi penggunaan, apakah TTE digunakan setiap hari atau hanya untuk kebutuhan tertentu.
• Perkembangan kebutuhan, terutama jika perusahaan berencana menambah pengguna atau meningkatkan digitalisasi.

Perhitungan tersebut membantu perusahaan memilih kapasitas yang sesuai sehingga tidak membayar layanan yang tidak dibutuhkan.

Baca Juga: Spesimen Tanda Tangan Bisa Dipalsukan? Ini Risikonya

3. Mengabaikan Keamanan demi Menghemat Biaya

Budget terbatas bukan berarti perusahaan dapat mengabaikan keamanan. Dokumen yang ditandatangani secara elektronik dapat berisi informasi penting, data pribadi, maupun perjanjian bisnis yang bersifat rahasia.

Memilih platform hanya karena harganya murah tanpa memeriksa aspek keamanan dapat meningkatkan risiko terhadap dokumen perusahaan. Karena itu, perusahaan tetap perlu memastikan mekanisme keamanan yang tersedia.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan meliputi:

• Autentikasi identitas, untuk memastikan pihak yang melakukan tanda tangan sesuai dengan pihak yang berwenang.
• Integritas dokumen, untuk membantu mendeteksi perubahan setelah dokumen ditandatangani.
• Audit trail, agar aktivitas dalam proses penandatanganan dapat ditelusuri.
• Perlindungan data, untuk menjaga informasi dan dokumen yang diproses melalui platform.
• Legalitas layanan, termasuk memastikan penyedia TTE memiliki status dan kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, perusahaan tetap dapat menghemat anggaran tanpa mengorbankan keamanan dokumen.

4. Tidak Mempertimbangkan Integrasi dengan Sistem Perusahaan

TTE dapat menjadi bagian dari alur kerja digital perusahaan, bukan sekadar alat untuk membubuhkan tanda tangan pada dokumen. Karena itu, kemampuan platform untuk terhubung dengan sistem lain juga perlu diperhatikan.

Jika platform tidak mendukung kebutuhan perusahaan, proses dapat tetap dilakukan secara manual. Dalam jangka panjang, kondisi tersebut dapat mengurangi efisiensi dan menimbulkan biaya tambahan.

Beberapa hal yang perlu diperiksa, antara lain:

• Ketersediaan API, jika TTE perlu dihubungkan dengan sistem internal.
• Kompatibilitas dengan sistem perusahaan, seperti ERP, HRIS, CRM, atau sistem administrasi.
• Kemudahan integrasi, agar implementasi tidak terlalu kompleks.
• Alur persetujuan dokumen, untuk memastikan proses berjalan sesuai kebijakan perusahaan.
• Fleksibilitas platform, sehingga layanan dapat mengikuti perkembangan kebutuhan bisnis.

Mempertimbangkan integrasi sejak awal dapat membantu perusahaan menghindari biaya dan pekerjaan tambahan ketika kebutuhan digitalisasi semakin berkembang.

5. Tidak Menghitung Biaya Jangka Panjang

Kesalahan terakhir adalah hanya melihat biaya saat pertama kali berlangganan. Padahal, kebutuhan perusahaan dapat berubah seiring pertumbuhan bisnis.

Jumlah pengguna, dokumen, dan kebutuhan fitur dapat meningkat. Jika platform yang dipilih tidak dapat mengikuti perkembangan tersebut, perusahaan mungkin harus melakukan upgrade atau bahkan berpindah layanan.

Beberapa komponen yang perlu diperhitungkan, antara lain:

• Penambahan pengguna, ketika jumlah karyawan atau pihak yang menggunakan TTE bertambah.
• Peningkatan volume dokumen, seiring semakin banyak proses bisnis dilakukan secara digital.
• Penambahan fitur, apabila kebutuhan perusahaan berkembang.
• Biaya integrasi, ketika TTE perlu dihubungkan dengan sistem lain.
• Biaya perpindahan platform, apabila layanan yang dipilih tidak lagi memenuhi kebutuhan.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memilih platform yang tidak hanya terjangkau saat ini, tetapi juga dapat mendukung kebutuhan bisnis dalam jangka panjang.

Cara Memilih Platform TTE dengan Budget Terbatas

Perusahaan sejatinya tetap bisa menggunakan TTE meski memiliki anggaran terbatas. Kuncinya adalah menentukan kebutuhan sebelum memilih platform dan membandingkan layanan secara menyeluruh.

Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah Vinotek, yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik untuk mendukung proses penandatanganan dokumen secara digital.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek menyediakan berbagai fitur untuk mendukung kebutuhan perusahaan, seperti:

• Integritas dokumen, dengan mekanisme kriptografi dan hashing untuk membantu mendeteksi perubahan dokumen.
• Time-stamping dan audit trail, untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis, sesuai kebutuhan proses internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel, dengan pilihan cloud maupun on-premise.
• Integrasi melalui API, untuk menghubungkan TTE dengan sistem internal seperti ERP atau HRIS.
• Keamanan, untuk membantu menjaga data dan dokumen perusahaan.

Dengan dukungan tersebut, perusahaan dapat menjalankan proses penandatanganan dokumen secara digital dengan lebih efisien sekaligus menyesuaikan penggunaan TTE dengan kebutuhan bisnis.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Spesimen Tanda Tangan: Pengertian, Fungsi & Cara Membuatnya

FAQ Seputar Memilih Platform TTE dengan Budget Terbatas

1. Apa yang perlu diperhatikan saat memilih platform TTE dengan budget terbatas?

Perusahaan perlu mempertimbangkan harga, jumlah pengguna, volume dokumen, fitur, keamanan, legalitas, integrasi, dan biaya jangka panjang.

2. Apakah platform TTE termurah selalu menjadi pilihan terbaik?

Tidak. Harga murah belum tentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Platform sebaiknya dipilih berdasarkan keseimbangan antara biaya, fitur, keamanan, dan kapasitas.

3. Mengapa biaya jangka panjang perlu diperhitungkan?

Kebutuhan perusahaan dapat berkembang. Penambahan pengguna, dokumen, atau fitur dapat menimbulkan biaya tambahan jika tidak diperhitungkan sejak awal.

4. Apakah keamanan tetap penting jika budget perusahaan terbatas?

Ya. Perusahaan tetap perlu memastikan platform memiliki mekanisme keamanan yang memadai untuk melindungi data dan menjaga integritas dokumen.

5. Apakah TTE dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan?

Bergantung pada platform yang digunakan. Layanan yang menyediakan API dapat memungkinkan TTE diintegrasikan dengan sistem internal perusahaan.