Penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) semakin dibutuhkan perusahaan yang ingin mempercepat proses administrasi dan mengurangi penggunaan dokumen fisik. Dengan TTE, dokumen dapat ditandatangani secara digital tanpa harus mencetak, mengirim, dan menunggu dokumen kembali secara manual.

Namun, penerapan TTE masih sering dianggap membutuhkan tim IT. Perusahaan mungkin khawatir harus menyiapkan infrastruktur, melakukan konfigurasi sistem, hingga menyediakan tenaga khusus untuk mengelolanya.

Padahal, perusahaan tanpa tim IT tetap dapat menggunakan TTE melalui platform yang sudah menyediakan sistem dan kebutuhan teknis secara terintegrasi. Dengan memilih platform yang tepat, proses penggunaan TTE dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa harus membangun sistem dari awal.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Platform TTE?

TTE tidak hanya berkaitan dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen secara digital. Perusahaan juga perlu memastikan dokumen dapat dikelola dengan baik, pengguna memiliki akses sesuai kewenangan, dan seluruh proses penandatanganan dapat ditelusuri.

Jika seluruh kebutuhan tersebut dibangun sendiri, perusahaan membutuhkan sumber daya dan pengetahuan teknis yang memadai. Hal ini dapat menjadi kendala bagi bisnis yang belum memiliki tim IT internal.

Platform TTE dapat menjadi alternatif karena perusahaan dapat menggunakan sistem yang sudah tersedia. Beberapa kebutuhan yang dapat dilakukan melalui platform TTE meliputi:

• Mengunggah dan mengelola dokumen secara digital.
• Mengirim dokumen kepada pihak yang perlu menandatangani.
• Mengatur alur penandatanganan dan persetujuan.
• Memantau status dokumen.
• Menyimpan riwayat aktivitas penandatanganan.
• Mengelola pengguna sesuai kebutuhan perusahaan.

Tak Punya Tim IT Bukan Berarti Tidak Bisa Menggunakan TTE

Ketiadaan tim IT bukan alasan perusahaan harus menunda digitalisasi dokumen. Jika menggunakan platform TTE siap pakai, sebagian kebutuhan teknis telah ditangani oleh penyedia platform.

Pengguna juga tidak harus memahami cara kerja sistem secara teknis. Hal yang lebih penting adalah memilih platform yang mudah digunakan serta memiliki fitur sesuai kebutuhan perusahaan.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Kemudahan penggunaan bagi pengguna non-IT.
• Keamanan dan autentikasi dokumen.
• Pengelolaan pengguna dan hak akses.
• Riwayat aktivitas atau audit trail.
• Dukungan teknis dari penyedia platform.

Baca Juga: Cara Memilih Platform TTE Murah untuk Perusahaan Kecil

Cara Menggunakan Platform TTE Tanpa Tim IT

Penggunaan platform TTE dapat dimulai dari dokumen yang paling sering membutuhkan tanda tangan, seperti kontrak kerja, perjanjian dengan mitra, dokumen administrasi, atau dokumen internal.

Setelah menentukan kebutuhan, perusahaan dapat memilih platform, membuat akun, mengunggah dokumen, menentukan pihak yang perlu menandatangani, lalu memantau proses hingga selesai.

Secara umum, tahapannya meliputi:

• Menentukan dokumen yang akan ditandatangani.
• Membuat akun dan mengatur akses pengguna.
• Mengunggah dokumen.
• Menentukan pihak yang menandatangani.
• Mengatur alur penandatanganan jika diperlukan.
• Mengirim permintaan tanda tangan.
• Memantau status dokumen.
• Menyimpan dokumen dan riwayat proses.

Dengan alur tersebut, tim administrasi, legal, HR, procurement, maupun divisi lainnya dapat menjalankan kebutuhan TTE tanpa harus selalu melibatkan tim IT.

Pilih Platform TTE yang Ramah bagi Pengguna Non-IT

Bagi perusahaan tanpa tim IT, kemudahan penggunaan menjadi salah satu faktor penting. Platform yang terlalu kompleks justru dapat membuat perusahaan tetap bergantung pada tenaga teknis.

Karena itu, pilih platform yang tak hanya menyediakan fitur TTE, tetapi juga membantu mengelola seluruh proses dokumen. Beberapa fitur yang bisa dipertimbangkan meliputi:

• Integritas dokumen, untuk membantu mendeteksi perubahan setelah penandatanganan.
• Time-stamping dan audit trail, agar aktivitas penandatanganan tercatat dan dapat ditelusuri.
• Alur persetujuan berlapis, untuk menyesuaikan proses dengan kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel, dengan pilihan cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan.
• Integrasi sistem, seperti ERP, HRIS, atau sistem administrasi melalui API.
• Keamanan standar internasional, untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.
• Dukungan teknis, sehingga perusahaan dapat memperoleh bantuan saat mengalami kendala.

Salah satu platform yang dilengkapi dengan fitur-fitur di atas adalah Vinotek. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), Vinotek menyediakan solusi TTE dengan fitur yang mendukung kebutuhan perusahaan, mulai dari integritas dokumen, audit trail, alur persetujuan, hingga integrasi dengan sistem internal.

Vinotek juga mendukung infrastruktur cloud maupun on-premise, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan penerapannya dengan kebijakan keamanan internal. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Apa Keuntungan Menggunakan TTE Tanpa Membangun Sistem Sendiri?

Bagi perusahaan dengan sumber daya IT terbatas, menggunakan platform siap pakai bisa menjadi pilihan yang lebih praktis dibanding membangun sistem sendiri. Beberapa manfaatnya meliputi:

• Menghemat waktu implementasi.
• Mengurangi kebutuhan sumber daya teknis.
• Memudahkan pengguna non-IT.
• Mempercepat proses administrasi.
• Memudahkan pemantauan dokumen.
• Mendukung proses kerja secara digital.

Namun, perusahaan tetap perlu memilih penyedia TTE yang memperhatikan keamanan, keandalan sistem, kepatuhan, serta dukungan layanan.

Baca Juga: Platform TTE untuk Perusahaan Besar: 8 Fitur Ini Wajib Ada!

FAQ Seputar Platform TTE untuk Perusahaan Tanpa Tim IT

1. Apa itu platform TTE untuk perusahaan tanpa tim IT?

Platform TTE adalah layanan tanda tangan elektronik siap pakai yang memungkinkan perusahaan menandatangani dan mengelola dokumen digital tanpa harus membangun sistem sendiri.

2. Apakah TTE bisa digunakan tanpa tim IT?

Bisa. Platform TTE yang mudah digunakan memungkinkan tim non-IT seperti HR, legal, administrasi, atau procurement menjalankan proses tanda tangan secara mandiri.

3. Apa keuntungan menggunakan platform TTE tanpa tim IT?

Platform TTE membantu perusahaan menghemat waktu implementasi, mengurangi kebutuhan sumber daya teknis, serta mempermudah pengelolaan dan pemantauan dokumen secara digital.

4. Fitur apa yang perlu diperhatikan saat memilih platform TTE?

Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan keamanan, autentikasi, audit trail, alur persetujuan, integrasi sistem, infrastruktur, serta kemudahan penggunaan platform.

5. Apakah platform TTE Vinotek bisa diintegrasikan dengan sistem perusahaan?

Bisa. Platform TTE Vinotek menyediakan integrasi API yang memungkinkan layanan tanda tangan elektronik terhubung dengan sistem seperti ERP, HRIS, atau aplikasi internal perusahaan.