Penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) membantu perusahaan mempercepat administrasi dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik. Namun, kebutuhan perusahaan besar berbeda karena jumlah dokumen, pengguna, dan tahapan persetujuannya lebih kompleks.

Karena itu, perusahaan tidak cukup memilih aplikasi yang hanya dapat membubuhkan tanda tangan. Platform TTE juga perlu mendukung pengelolaan dokumen, keamanan, integrasi, hingga monitoring dalam skala besar.

Lantas, fitur apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih platform TTE untuk perusahaan besar? Berikut ulasan selengkapnya.

1. Manajemen Pengguna dan Hak Akses

Perusahaan besar memiliki banyak pengguna dengan kewenangan berbeda. Platform TTE perlu menyediakan pengaturan akses agar setiap pengguna hanya dapat melakukan aktivitas sesuai perannya.

Fitur yang perlu diperhatikan meliputi:

• Pengaturan role dan hak akses.
• Pembatasan akses terhadap dokumen tertentu.
• Pengelolaan pengguna dari berbagai divisi.
• Pengaturan alur persetujuan berdasarkan kewenangan.
• Perubahan atau penonaktifan akses pengguna.

2. Integrasi dengan Sistem Perusahaan

Perusahaan biasanya sudah menggunakan ERP, HRIS, CRM, atau sistem manajemen dokumen. Jika TTE tidak dapat terintegrasi, pengguna harus memindahkan dokumen secara manual dari satu sistem ke sistem lainnya.

Platform yang menyediakan API dapat membantu menghubungkan proses TTE dengan sistem internal. Adapun manfaat integrasi, antara lain:

• Mengirim dokumen dari sistem internal secara otomatis.
• Mengurangi proses unggah dan pemindahan dokumen secara manual.
• Mengirim pembaruan status tanda tangan ke sistem perusahaan.
• Menghubungkan TTE dengan workflow bisnis yang sudah berjalan.

3. Audit Trail yang Lengkap

Dalam proses yang melibatkan banyak pihak, perusahaan perlu mengetahui riwayat aktivitas dokumen. Audit trail membantu mencatat aktivitas penting sehingga proses penandatanganan dapat ditelusuri.

Audit trail dapat digunakan untuk:

• Menelusuri riwayat dokumen.
• Mengetahui waktu terjadinya aktivitas.
• Mengidentifikasi pihak yang terlibat.
• Mendukung pemeriksaan internal.
• Menelusuri kendala pada proses tanda tangan.

4. Dashboard Monitoring Dokumen

Semakin banyak dokumen yang diproses, semakin sulit melakukan monitoring secara manual. Karena itu, dashboard terpusat penting untuk mengetahui status dokumen dengan lebih cepat.

Dashboard dapat menampilkan:

• Dokumen yang menunggu tanda tangan.
• Dokumen yang sudah selesai.
• Dokumen yang belum dibuka.
• Dokumen yang membutuhkan tindakan pengguna tertentu.
• Riwayat proses dan aktivitas.

Dengan monitoring terpusat, perusahaan dapat segera mengetahui proses yang masih tertahan.

Baca Juga: Cara Membuat Tanda Tangan Keren secara Online

5. Dukungan terhadap Volume Dokumen Tinggi

Perusahaan besar dapat menangani dokumen dalam jumlah besar setiap hari. Platform TTE harus mampu mengikuti pertumbuhan jumlah dokumen dan pengguna tanpa menghambat workflow.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan:

• Kemampuan menangani volume dokumen tinggi.
• Dukungan terhadap banyak pengguna.
• Proses pengiriman dokumen yang efisien.
• Dukungan workflow dalam jumlah besar.
• Fitur tanda tangan massal jika diperlukan.

6. Keamanan dan Verifikasi Identitas

Dokumen perusahaan dapat berisi informasi penting dan rahasia. Karena itu, platform TTE perlu memiliki mekanisme keamanan untuk memastikan dokumen hanya dapat diakses dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.

Fitur yang dapat diperhatikan meliputi:

• Verifikasi identitas.
• Autentikasi pengguna.
• Pengaturan hak akses.
• Perlindungan dari akses tidak berwenang.
• Mekanisme perlindungan integritas dokumen.
• Pencatatan aktivitas pengguna.

7. Verifikasi dan Validasi Dokumen

Setelah dokumen ditandatangani, perusahaan tetap perlu memastikan tanda tangan dan dokumen tersebut dapat diverifikasi. Fitur ini penting ketika dokumen digunakan kembali, dibagikan kepada pihak lain, atau diperiksa di kemudian hari.

Platform TTE sebaiknya memungkinkan pengguna untuk:

• Memeriksa status tanda tangan.
• Memvalidasi informasi tanda tangan.
• Mengetahui pihak yang menandatangani.
• Menelusuri informasi proses tanda tangan.
• Memeriksa dokumen setelah proses penandatanganan.

8. Workflow dan Otomatisasi

Satu dokumen perusahaan dapat membutuhkan persetujuan dan tanda tangan dari beberapa pihak. Jika seluruh proses dilakukan manual, dokumen berisiko tertahan pada salah satu tahapan.

Platform TTE dengan fitur workflow dapat membantu mengatur proses secara lebih terstruktur melalui:

• Pengaturan urutan penandatanganan.
• Penentuan pihak yang harus menandatangani.
• Notifikasi otomatis.
• Pengingat dokumen yang belum ditandatangani.
• Pengaturan alur persetujuan.
• Monitoring setiap tahapan.

Otomatisasi membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang sekaligus mempercepat proses dokumen.

Jangan Hanya Memilih Platform Berdasarkan Fitur Tanda Tangan

Dalam memilih platform TTE untuk perusahaan besar, kemampuan membubuhkan tanda tangan bukan satu-satunya pertimbangan. Perusahaan juga perlu melihat kemampuan platform dalam mengelola pengguna, dokumen, keamanan, integrasi, dan workflow.

Setidaknya, platform yang dipilih sebaiknya memiliki:

• Manajemen pengguna dan hak akses.
• Integrasi dengan sistem perusahaan.
• Audit trail.
• Dashboard monitoring.
• Skalabilitas.
• Keamanan dan verifikasi identitas.
• Verifikasi dokumen.
• Workflow dan otomatisasi.

Gunakan Tanda Tangan Vinotek untuk Kebutuhan Perusahaan Besar

Bagi perusahaan yang ingin beralih ke tanda tangan elektronik, Vinotek bisa menjadi pilihan yang tepat. Selain memiliki fitur-fitur di atas, Vinotek juga telah mengantongi sertifikasi sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi.

Lebih tepatnya, Vinotek memiliki sejumlah fitur untuk membantu perusahaan menjaga keamanan dan efisiensi pengelolaan dokumen, seperti:

• Integritas dokumen terjamin melalui kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel yang dapat di-deploy melalui cloud maupun on-premise.
• Integrasi sistem seperti ERP dan HRIS melalui API.
• Keamanan berstandar internasional untuk menjaga keamanan, integritas, dan kerahasiaan data.

Dengan fitur tersebut, TTE dapat menjadi bagian dari digitalisasi dokumen yang lebih aman, terstruktur, dan mudah dipantau. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga:

FAQ Seputar Platform TTE untuk Perusahaan Besar

1. Apa itu platform TTE untuk perusahaan besar?

Platform TTE adalah solusi digital untuk membantu perusahaan mengelola proses tanda tangan elektronik, mulai dari pengiriman, penandatanganan, hingga monitoring dokumen.

2. Apa saja fitur penting platform TTE untuk perusahaan?

Fitur penting meliputi manajemen pengguna, integrasi sistem, audit trail, dashboard monitoring, keamanan, verifikasi dokumen, workflow, dan dukungan volume dokumen tinggi.

3. Mengapa perusahaan besar membutuhkan platform TTE?

Perusahaan besar biasanya menangani banyak dokumen dan pengguna. Platform TTE membantu mempercepat proses, mengurangi pekerjaan manual, serta memudahkan monitoring dan pengelolaan dokumen.

4. Apakah platform TTE dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan?

Ya. Platform TTE yang menyediakan API dapat diintegrasikan dengan sistem seperti ERP, HRIS, CRM, dan sistem administrasi perusahaan lainnya.

5. Bagaimana cara memilih platform TTE untuk perusahaan besar?

Pilih platform yang memiliki keamanan memadai, dapat menangani banyak pengguna dan dokumen, menyediakan audit trail, mendukung integrasi, serta memiliki workflow dan monitoring yang sesuai kebutuhan perusahaan.