Tanda tangan elektronik memudahkan pengguna menandatangani dokumen tanpa harus mencetak dan memindai berkas. Salah satu cara yang sering digunakan adalah menyisipkan gambar tanda tangan ke Microsoft Word. Namun, cara ini tidak otomatis menyediakan mekanisme verifikasi identitas penanda tangan dan keaslian dokumen.

Masalah dapat muncul ketika dokumen digunakan untuk keperluan administrasi, perjanjian bisnis, atau kebutuhan perusahaan. Gambar tanda tangan mungkin terlihat jelas, tetapi penerima belum tentu dapat memastikan identitas pembuatnya atau mengetahui apakah dokumen telah diubah setelah ditandatangani.

Lantas, apa alternatifnya? Salah satu pilihan adalah menggunakan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Berikut penjelasan mengenai penyebab masalah, cara mengatasinya, dan solusi yang dapat dipertimbangkan.

Mengapa Tanda Tangan Elektronik di Word Tidak Bisa Diverifikasi?

Jika pengguna hanya menyisipkan foto atau hasil pindai tanda tangan ke Word, tanda tangan tersebut pada dasarnya berupa gambar. Gambar ini tidak memiliki mekanisme verifikasi kriptografis dengan sendirinya.

Kondisi tersebut berbeda dari tanda tangan digital berbasis sertifikat yang menggunakan mekanisme kriptografi untuk mendukung pemeriksaan identitas penanda tangan dan integritas dokumen.

Microsoft Word sendiri juga memiliki fitur tanda tangan digital berbasis sertifikat. Karena itu, kemampuan verifikasi bergantung pada metode tanda tangan yang digunakan, bukan semata-mata aplikasi Word.

Beberapa penyebab tanda tangan digital tidak dapat diverifikasi meliputi:

• Tanda tangan hanya berupa gambar. Gambar tidak menyediakan verifikasi kriptografis secara otomatis.
• Dokumen mengalami perubahan. Penyuntingan setelah penandatanganan dapat memengaruhi validitas tanda tangan digital.
• Sertifikat bermasalah. Sertifikat mungkin kedaluwarsa, dicabut, atau tidak dapat diperiksa statusnya.
• Aplikasi tidak mendukung validasi. Perangkat lunak mungkin tidak dapat memeriksa sertifikat atau informasi yang diperlukan.

Oleh karena itu, pengguna perlu mengidentifikasi jenis tanda tangan dan penyebab masalah sebelum menentukan solusi.

Cara Mengatasi Tanda Tangan di Word yang Tidak Terverifikasi

Sebelum beralih ke metode lain, lakukan pemeriksaan awal untuk mengetahui apakah masalah berasal dari gambar tanda tangan, sertifikat digital, atau dokumen yang telah berubah.

Berikut langkah yang dapat dilakukan:

• Periksa jenis tanda tangan. Pastikan apakah tanda tangan berupa gambar atau menggunakan sertifikat digital.
• Periksa kondisi dokumen. Pastikan tidak ada perubahan yang memengaruhi validitas tanda tangan digital.
• Periksa sertifikat elektronik. Pastikan sertifikat masih berlaku dan statusnya dapat diperiksa.
• Gunakan aplikasi yang mendukung validasi. Periksa tanda tangan melalui perangkat lunak yang mendukung verifikasi digital.
• Minta dokumen asli jika diperlukan. Berkas digital asli lebih sesuai untuk pemeriksaan dibandingkan tangkapan layar atau hasil cetak.

Jika tanda tangan hanya berupa gambar, pengaturan Word tidak dapat mengubahnya menjadi tanda tangan digital yang memiliki verifikasi kriptografis. Untuk kebutuhan yang memerlukan pemeriksaan identitas dan integritas dokumen, TTE berbasis sertifikat dapat menjadi alternatif.

Baca Juga: Cara Memasukkan Tanda Tangan di Word agar Tidak Berantakan

Alternatif Tanda Tangan Elektronik melalui PSrE

Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) menyediakan layanan sertifikasi elektronik, termasuk penerbitan sertifikat elektronik dan layanan terkait tanda tangan elektronik.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, tanda tangan elektronik digunakan untuk mendukung autentikasi dan verifikasi identitas penanda tangan serta keutuhan dan keautentikan informasi elektronik. Peraturan tersebut juga membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

TTE tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh PSrE Indonesia serta perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Beberapa manfaatnya meliputi:

• Verifikasi identitas. Mendukung pemeriksaan identitas penanda tangan melalui sertifikat elektronik.
• Pemeriksaan integritas dokumen. Membantu mendeteksi perubahan dokumen melalui mekanisme tanda tangan digital.
• Penandatanganan jarak jauh. Memungkinkan dokumen ditandatangani tanpa harus bertemu langsung.
• Efisiensi administrasi. Mengurangi kebutuhan mencetak dan memindai dokumen.

Meski demikian, keabsahan tanda tangan elektronik tetap perlu dinilai berdasarkan persyaratan hukum dan konteks penggunaannya. Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi pun dapat memiliki kekuatan hukum apabila memenuhi ketentuan yang berlaku.

Perbandingan Tanda Tangan di Word dan TTE PSrE

Word merupakan aplikasi pengolah dokumen yang dapat digunakan untuk menyisipkan gambar tanda tangan maupun menerapkan tanda tangan digital berbasis sertifikat. Sementara itu, PSrE menyediakan layanan sertifikasi elektronik yang mendukung penerbitan sertifikat dan mekanisme TTE tersertifikasi.

Berikut perbandingan gambar tanda tangan di Word dengan TTE tersertifikasi melalui PSrE.

Aspek	Gambar tanda tangan di Word	TTE tersertifikasi melalui PSrE
Cara penggunaan	Menyisipkan gambar ke dokumen	Menggunakan layanan berbasis sertifikat elektronik
Verifikasi identitas	Tidak tersedia melalui gambar saja	Mendukung verifikasi melalui sertifikat elektronik
Pemeriksaan perubahan	Tidak dapat dilakukan melalui gambar itu sendiri	Mendukung pemeriksaan integritas dokumen
Kemudahan	Relatif sederhana	Mengikuti proses dan persyaratan layanan
Penggunaan	Sesuai kebutuhan dan prosedur dokumen	Cocok untuk kebutuhan yang memerlukan verifikasi terstruktur

Perlu diingat bahwa tidak semua tanda tangan di Word hanya berupa gambar. Jika menggunakan fitur tanda tangan digital berbasis sertifikat, kemampuan verifikasinya bergantung pada sertifikat dan implementasi yang digunakan.

Kapan Sebaiknya Beralih ke TTE Tersertifikasi?

TTE tersertifikasi dapat dipertimbangkan ketika dokumen membutuhkan verifikasi identitas, pemeriksaan integritas, atau alur persetujuan yang lebih terstruktur. Kebutuhan ini dapat ditemukan dalam pengelolaan kontrak, dokumen perusahaan, dan penandatanganan jarak jauh.

Beberapa kondisi yang dapat menjadi pertimbangan, antara lain:

• Dokumen perusahaan dan perjanjian bisnis yang memerlukan pemeriksaan identitas penanda tangan.
• Penandatanganan dokumen dalam jumlah besar yang membutuhkan proses lebih efisien.
• Persetujuan bertingkat yang melibatkan beberapa pihak dalam struktur organisasi.
• Kebutuhan audit dan penelusuran aktivitas untuk membantu memantau proses penandatanganan.
• Persyaratan organisasi atau instansi yang secara khusus mengharuskan penggunaan TTE tersertifikasi.

Untuk kebutuhan tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk dokumen personal maupun perusahaan. ViTEK dirancang untuk mendukung penandatanganan digital sesuai ketentuan yang berlaku, termasuk UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK menyediakan sejumlah fitur untuk membantu pengelolaan dokumen secara lebih praktis, antara lain:

• Variasi bentuk tanda tangan. Mendukung pilihan bentuk tanda tangan digital, termasuk gambar, QR Code, dan pembubuhan paraf sesuai fitur yang tersedia.
• Bulk signing. Memungkinkan penandatanganan banyak dokumen sekaligus tanpa membuka berkas satu per satu.
• Multi-step dan hierarki persetujuan. Mengatur alur persetujuan berdasarkan struktur organisasi, mulai dari staf hingga direktur.
• Audit trail dan jejak digital. Mencatat aktivitas dokumen, termasuk waktu dan informasi lain yang tersedia dalam sistem.
• Multi-user dan pengaturan hak akses. Membantu mengelola pengguna serta hak akses sesuai kebutuhan tim.
• Integrasi API. Mendukung integrasi dengan sistem internal seperti ERP, CRM, dan HRIS sesuai kebutuhan.
• Instalasi on-premise. Menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar atas infrastruktur dan pengelolaan data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC). Berdasarkan informasi produk, ViTEK menggunakan teknologi kriptografi yang dirancang untuk menghadapi perkembangan ancaman komputasi kuantum. Detail implementasi dan cakupan perlindungannya perlu merujuk pada dokumentasi resmi produk.

Dengan fitur tersebut, ViTEK dapat menjadi alternatif bagi perusahaan yang ingin beralih dari penggunaan gambar tanda tangan biasa ke proses penandatanganan digital yang lebih terstruktur.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Tanda Tangan di Word Bisa Dipalsukan? Kenali Risikonya

FAQ Seputar Alternatif Tanda Tangan di Word

1. Apa alternatif tanda tangan di Word yang lebih aman?

Alternatifnya adalah menggunakan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi melalui PSrE untuk mendukung verifikasi identitas dan integritas dokumen secara digital.

2. Apakah tanda tangan di Word sah secara hukum?

Tanda tangan elektronik dapat memiliki kekuatan hukum jika memenuhi persyaratan yang berlaku. Namun, gambar tanda tangan yang ditempel di Word tidak otomatis memenuhi seluruh persyaratan tersebut.

3. Apa perbedaan tanda tangan di Word dan TTE tersertifikasi?

Gambar tanda tangan di Word hanya berupa representasi visual, sedangkan TTE tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik untuk mendukung verifikasi identitas penanda tangan dan integritas dokumen.

4. Bagaimana cara membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi?

Pengguna dapat memilih layanan PSrE, memenuhi persyaratan verifikasi identitas, lalu mengikuti proses penandatanganan sesuai prosedur layanan yang digunakan.

5. Apa layanan tanda tangan elektronik untuk perusahaan?

Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek.id merupakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk kebutuhan personal maupun perusahaan, dengan fitur seperti bulk signing, alur persetujuan bertingkat, dan audit trail.