Tanda tangan di Excel sering digunakan untuk berbagai kebutuhan administrasi, mulai dari laporan, formulir, surat tugas, hingga dokumen perusahaan. Cara yang paling sederhana adalah memasukkan gambar tanda tangan ke dalam lembar kerja Excel sebelum dokumen dikirim atau dicetak.

Namun, apakah tanda tangan di Excel sah secara hukum? Jawabannya tidak hanya bergantung pada aplikasi yang digunakan. Hal yang perlu diperhatikan adalah bentuk tanda tangan, proses pembubuhan, serta bagaimana identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen dapat dibuktikan.

Karena itu, penting memahami perbedaan antara tanda tangan berupa gambar yang ditempelkan ke Excel dan tanda tangan digital.

Apakah Tanda Tangan di Excel Sah Secara Hukum?

Penggunaan Excel tidak otomatis membuat tanda tangan menjadi tidak sah. Excel pada dasarnya hanya digunakan sebagai media untuk membuat, mengolah, atau menyimpan dokumen. Legalitas tanda tangan perlu dilihat dari jenis tanda tangan dan proses penandatanganannya.

Misalnya, seseorang memindai tanda tangannya di atas kertas, kemudian memasukkan hasil scan tersebut sebagai gambar ke dalam file Excel. Secara visual, dokumen memang sudah memiliki tanda tangan. Namun, gambar tersebut tidak otomatis memberikan jaminan mengenai siapa yang menandatangani dokumen atau apakah isi dokumen berubah setelah tanda tangan dibubuhkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Excel bukan penentu sah atau tidaknya tanda tangan.
• Gambar tanda tangan berbeda dengan tanda tangan digital dari sisi fungsi dan keamanan.
• Identitas penanda tangan perlu dapat dikaitkan dengan tanda tangan.
• Integritas dokumen perlu dijaga agar perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui.
• Proses penandatanganan harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, pertanyaan yang lebih tepat bukan hanya “apakah tanda tangan di Excel sah?”, tetapi “jenis tanda tangan apa yang digunakan dalam dokumen Excel tersebut?”

Tanda Tangan Gambar di Excel vs Tanda Tangan Digital

Cara paling sederhana untuk menambahkan tanda tangan ke Excel adalah memasukkan file gambar. Pengguna dapat memfoto atau memindai tanda tangan, kemudian memasukkannya ke lembar kerja.

Metode ini praktis untuk kebutuhan tertentu. Namun, gambar tanda tangan pada dasarnya hanya menjadi bagian dari tampilan dokumen. Gambar tersebut dapat disalin dan ditempelkan ke file lain sehingga lebih sulit digunakan untuk membuktikan bahwa seseorang benar-benar menandatangani dokumen tertentu.

Sementara itu, tanda tangan digital menggunakan mekanisme elektronik yang dapat menghubungkan tanda tangan dengan penanda tangan dan membantu menjaga integritas dokumen.

Perbedaannya dapat dilihat dari beberapa aspek berikut:

Aspek	Tanda Tangan Berupa Gambar	Tanda Tangan Digital
Bentuk	Berupa foto atau hasil scan tanda tangan yang dimasukkan ke dokumen.	Dibuat menggunakan mekanisme tanda tangan digital melalui layanan atau sistem tertentu.
Cara penggunaan	Gambar tanda tangan dapat ditempelkan ke file Excel secara manual.	Penandatanganan dilakukan melalui proses digital yang menghubungkan tanda tangan dengan penanda tangan.
Keamanan	Relatif lebih mudah disalin dan digunakan kembali pada dokumen lain.	Memiliki mekanisme keamanan dan autentikasi yang lebih kuat.
Identitas penanda tangan	Lebih sulit memastikan siapa yang benar-benar membubuhkan tanda tangan.	Identitas penanda tangan dapat dikaitkan dengan proses penandatanganan.
Integritas dokumen	Tidak secara otomatis menunjukkan apakah dokumen berubah setelah gambar tanda tangan ditempelkan.	Dapat membantu mendeteksi perubahan pada dokumen setelah proses penandatanganan.
Jejak digital	Umumnya tidak memiliki audit trail dari proses penandatanganan.	Dapat dilengkapi dengan jejak digital yang mencatat aktivitas penandatanganan.
Praktis	Mudah digunakan untuk kebutuhan sederhana.	Mempermudah penandatanganan dokumen secara digital tanpa proses cetak dan scan.
Kesesuaian	Lebih sesuai untuk kebutuhan administratif sederhana dengan risiko rendah.	Lebih sesuai untuk dokumen bisnis, perjanjian, persetujuan, dan dokumen yang membutuhkan keamanan serta autentikasi.

Jadi, meskipun keduanya sama-sama terlihat seperti tanda tangan, fungsi dan tingkat keamanannya tidak sama.

Baca Juga: Tanda Tangan di Word Tidak Terverifikasi? Ini Alternatifnya

Apa Risiko Menggunakan Gambar Tanda Tangan di Excel?

Penggunaan gambar tanda tangan memang cepat dan mudah. Untuk dokumen sederhana dengan risiko rendah, cara ini mungkin masih digunakan dalam aktivitas sehari-hari.

Namun, risikonya perlu diperhatikan ketika dokumen memiliki nilai bisnis, melibatkan pihak eksternal, atau harus menjadi bukti persetujuan seseorang. Gambar tanda tangan dapat disalin dan digunakan kembali pada dokumen lain.

Selain itu, file Excel dapat diedit. Isi dokumen, angka, tanggal, maupun informasi lainnya dapat berubah setelah gambar tanda tangan dimasukkan. Tanpa mekanisme untuk menjaga integritas dokumen, penerima dapat kesulitan memastikan apakah isi dokumen masih sama dengan versi ketika ditandatangani.

Beberapa risikonya meliputi:

• Gambar tanda tangan dapat disalin atau digunakan kembali.
• Isi dokumen Excel dapat diubah setelah tanda tangan ditempelkan.
• Keaslian penanda tangan lebih sulit diverifikasi.
• Sulit memastikan apakah dokumen yang diterima merupakan versi asli.
• Tanda tangan dapat disalahgunakan pada dokumen lain.
• Proses penandatanganan tidak memiliki jejak digital yang lengkap jika hanya menggunakan gambar.

Bagaimana Cara Membuat Dokumen Excel Lebih Aman?

Untuk kebutuhan sederhana, pengguna dapat memanfaatkan fitur keamanan Excel, seperti password atau Protect Sheet. Namun, fitur tersebut memiliki fungsi berbeda dengan tanda tangan digital. Password terutama membatasi akses dan perubahan terhadap dokumen, bukan membuktikan identitas orang yang menandatangani.

Untuk dokumen perusahaan yang membutuhkan keabsahan, autentikasi penanda tangan, dan keamanan, tanda tangan digital tersertifikasi dapat menjadi pilihan yang lebih tepat.

Salah satunya adalah Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, yang merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara digital dan sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK juga dilengkapi sejumlah fitur untuk mendukung proses penandatanganan dokumen perusahaan, seperti:

• Variasi bentuk tanda tangan, mulai dari gambar dan QR Code hingga pembubuhan paraf.
• Bulk signing untuk menandatangani ratusan dokumen sekaligus.
• Multi-step & hierarki approval untuk mengatur alur persetujuan dari staf hingga direktur.
• Audit trail dan jejak digital lengkap yang mencatat aktivitas pada dokumen, termasuk waktu dan pihak yang melakukan aktivitas.
• Multi-user & role management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API fleksibel dengan sistem seperti ERP, CRM, atau HRIS.
• Instalasi on-premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh atas data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC) sebagai teknologi kriptografi generasi berikutnya.

Dengan demikian, mengamankan dokumen Excel bukan hanya tentang mencegah file diedit. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Kapan Sebaiknya Menggunakan Tanda Tangan Digital?

Tidak semua dokumen membutuhkan tingkat keamanan yang sama. Untuk dokumen internal yang sederhana, gambar tanda tangan mungkin masih praktis. Namun, ketika dokumen melibatkan pihak lain, memiliki nilai transaksi, atau perlu menjadi bukti persetujuan, penggunaan tanda tangan digital dapat dipertimbangkan.

Beberapa contohnya meliputi:

• Perjanjian atau kontrak bisnis.
• Dokumen kerja sama dengan pihak eksternal.
• Surat dan dokumen administrasi perusahaan.
• Dokumen persetujuan internal.
• Dokumen transaksi dan kebutuhan bisnis.
• Dokumen yang perlu disimpan dan ditelusuri dalam jangka panjang.

Dengan tanda tangan digital, proses penandatanganan dapat dilakukan secara elektronik tanpa harus mencetak, menandatangani secara manual, kemudian memindai kembali dokumen.

Baca Juga: Tanda Tangan Elektronik di Word vs PSrE, Mana Lebih Aman?

FAQ Seputar Legalitas Tanda Tangan Excel

1. Apakah tanda tangan di Excel sah secara hukum?

Tanda tangan di Excel tidak otomatis sah atau tidak sah. Legalitasnya bergantung pada jenis tanda tangan, proses penandatanganan, serta ketentuan hukum yang berlaku.

2. Apakah tanda tangan berupa gambar di Excel sah?

Gambar tanda tangan yang ditempelkan ke Excel berbeda dengan tanda tangan digital. Gambar tersebut tidak otomatis memberikan autentikasi dan jaminan integritas dokumen seperti tanda tangan digital.

3. Apakah tanda tangan digital bisa digunakan untuk dokumen Excel?

Bisa. Dokumen Excel dapat diproses menggunakan tanda tangan digital melalui layanan yang mendukung penandatanganan dokumen secara elektronik.

4. Apa perbedaan tanda tangan Excel dan tanda tangan digital?

Tanda tangan berupa gambar hanya menampilkan visual tanda tangan, sedangkan tanda tangan digital menggunakan mekanisme elektronik untuk menghubungkan tanda tangan dengan penanda tangan serta membantu menjaga keamanan dan integritas dokumen.

5. Bagaimana cara membuat tanda tangan di Excel lebih aman?

Selain menggunakan fitur perlindungan Excel, gunakan tanda tangan digital tersertifikasi untuk dokumen yang membutuhkan autentikasi, keamanan, dan jejak digital yang lebih baik.