Tanda tangan elektronik semakin banyak digunakan untuk menandatangani dokumen tanpa harus mencetak kertas. Mulai dari surat pernyataan, formulir administrasi, hingga kontrak kerja, berbagai dokumen kini dapat ditandatangani secara digital.

Salah satu cara yang sering digunakan adalah menyisipkan gambar tanda tangan ke Microsoft Word. Cara ini praktis, namun apakah cukup aman untuk dokumen penting? Alternatifnya, pengguna dapat memanfaatkan tanda tangan elektronik melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang mendukung verifikasi identitas dan integritas dokumen.

Lantas, mana yang lebih aman antara tanda tangan elektronik di Word dan PSrE? Berikut perbedaan keduanya serta hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih.

Mengenal Tanda Tangan Elektronik di Word dan PSrE

Microsoft Word memungkinkan pengguna menyisipkan gambar tanda tangan ke dokumen. Word juga mendukung fitur tanda tangan digital berbasis sertifikat. Sementara itu, PSrE merupakan penyelenggara layanan sertifikasi elektronik yang mendukung penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Perbedaan ini penting karena tampilan tanda tangan pada dokumen tidak selalu menunjukkan bagaimana tanda tangan tersebut dibuat dan diverifikasi.

Secara umum, terdapat dua metode yang perlu dibedakan:

• Gambar tanda tangan di Word: tanda tangan berupa gambar hasil pemindaian atau foto yang dimasukkan ke dokumen. Gambar ini tidak otomatis membuktikan identitas penanda tangan atau menjamin keutuhan dokumen.
• Tanda tangan elektronik melalui PSrE: menggunakan mekanisme elektronik yang mendukung verifikasi identitas dan integritas dokumen. Untuk TTE tersertifikasi, prosesnya menggunakan sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia sesuai ketentuan yang berlaku.

Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik di Word

Microsoft Word menjadi pilihan praktis bagi pengguna yang ingin menandatangani dokumen tanpa harus mencetaknya. Namun, kemudahan ini perlu diimbangi dengan pemahaman mengenai keterbatasan keamanannya.

Berikut langkah umum untuk menambahkan gambar tanda tangan ke dokumen Word:

• Siapkan gambar tanda tangan. Buat tanda tangan di atas kertas putih, lalu pindai atau foto dengan hasil yang jelas.
• Masukkan gambar ke Word. Buka dokumen, pilih menu Insert, kemudian Pictures untuk menambahkan gambar tanda tangan.
• Atur posisi tanda tangan. Sesuaikan ukuran dan penempatannya pada bagian yang diperlukan.
• Simpan dokumen. Periksa kembali hasilnya dan simpan dokumen. Jika diperlukan, ekspor menjadi PDF.

Metode ini mudah digunakan, tetapi gambar tanda tangan dapat disalin dan digunakan kembali oleh pihak lain apabila berhasil diperoleh. Penerima dokumen juga tidak otomatis dapat memastikan siapa yang membubuhkan tanda tangan tersebut.

Perlu diperhatikan bahwa fitur tanda tangan digital Word berbasis sertifikat berbeda dari sekadar menyisipkan gambar. Keamanannya perlu dinilai berdasarkan sertifikat dan mekanisme verifikasi yang digunakan.

Baca Juga: Tanda Tangan di Word Bisa Dipalsukan? Kenali Risikonya

Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik melalui PSrE

Tanda tangan elektronik tersertifikasi menggunakan mekanisme yang dirancang untuk menghubungkan tanda tangan dengan identitas penanda tangan serta memungkinkan integritas dokumen diperiksa.

Secara umum, proses penggunaannya meliputi beberapa tahapan berikut:

• Pilih penyedia layanan. Pastikan penyedia merupakan PSrE Indonesia resmi seperti Vinotek.
• Lakukan pendaftaran. Lengkapi informasi dan dokumen identitas sesuai persyaratan.
• Verifikasi identitas. Ikuti prosedur verifikasi yang ditetapkan penyedia layanan.
• Tandatangani dokumen. Unggah dokumen atau buka melalui layanan yang tersedia, kemudian ikuti proses penandatanganan.
• Periksa hasilnya. Pastikan tanda tangan berhasil dibubuhkan dan statusnya dapat diverifikasi.

Melalui mekanisme tersebut, TTE tersertifikasi mendukung verifikasi identitas dan deteksi perubahan dokumen. Meski demikian, pengguna tetap perlu menjaga keamanan akun dan akses penandatanganan untuk mengurangi risiko penyalahgunaan.

Perbandingan Keamanan Tanda Tangan Elektronik di Word vs PSrE

Perbedaan utama antara gambar tanda tangan di Word dan TTE tersertifikasi melalui PSrE terletak pada mekanisme verifikasi identitas dan perlindungan integritas dokumen.

Berikut perbandingan keduanya berdasarkan beberapa aspek keamanan dan penggunaan.

Aspek	Gambar tanda tangan di Word	TTE tersertifikasi melalui PSrE
Cara pembuatan	Menyisipkan gambar tanda tangan	Menggunakan mekanisme berbasis sertifikat
Verifikasi identitas	Tidak otomatis tersedia	Mendukung verifikasi identitas
Deteksi perubahan dokumen	Tidak otomatis tersedia	Mendukung deteksi perubahan
Risiko penyalahgunaan	Gambar dapat disalin dan digunakan kembali	Memiliki mekanisme pengamanan dan verifikasi
Kemudahan penggunaan	Praktis untuk kebutuhan sederhana	Memerlukan proses dan persyaratan layanan
Kebutuhan bisnis	Bergantung pada konteks dokumen	Cocok untuk kebutuhan verifikasi yang lebih kuat

Perbandingan ini berlaku untuk gambar tanda tangan biasa, bukan semua fitur tanda tangan digital di Word. Secara umum, TTE tersertifikasi lebih tepat dipertimbangkan ketika dokumen membutuhkan verifikasi identitas dan integritas yang dapat diperiksa.

Apakah Tanda Tangan di Word Sah secara Hukum?

Keabsahan tanda tangan elektronik tidak dapat ditentukan hanya berdasarkan aplikasi yang digunakan. Di Indonesia, tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi dapat memiliki kekuatan hukum selama memenuhi persyaratan yang berlaku.

PP Nomor 71 Tahun 2019 mengatur penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik, termasuk ketentuan terkait tanda tangan elektronik. Untuk TTE tersertifikasi, terdapat persyaratan tambahan terkait sertifikat elektronik dan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Identitas penanda tangan: terdapat cara untuk mengidentifikasi pihak yang menandatangani.
• Persetujuan: terdapat mekanisme yang menunjukkan persetujuan penanda tangan.
• Integritas dokumen: perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui melalui mekanisme verifikasi yang sesuai.
• Persyaratan dokumen: metode yang digunakan harus sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan dokumen.

Dengan demikian, gambar tanda tangan di Word tidak otomatis memenuhi seluruh persyaratan TTE. Untuk dokumen penting, penggunaan TTE tersertifikasi dapat menjadi pilihan yang lebih tepat.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Word dan Kapan Memilih PSrE?

Pemilihan metode tanda tangan perlu disesuaikan dengan jenis dokumen, kebutuhan keamanan, dan risiko yang mungkin timbul apabila dokumen dipalsukan atau diubah.

Word dapat menjadi pilihan praktis untuk kebutuhan visual sederhana jika sesuai dengan kebijakan organisasi. Namun, dokumen yang membutuhkan verifikasi identitas dan perlindungan integritas lebih layak menggunakan TTE tersertifikasi.

Beberapa pertimbangan yang dapat digunakan, antara lain:

• Dokumen internal sederhana: gunakan gambar tanda tangan jika sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan organisasi.
• Kontrak kerja dan perjanjian bisnis: pertimbangkan TTE tersertifikasi untuk mendukung verifikasi identitas dan integritas dokumen.
• Dokumen dalam jumlah besar: pilih layanan yang menyediakan fitur tanda tangan massal agar proses lebih efisien.
• Dokumen dengan banyak penanda tangan: gunakan layanan yang mendukung alur persetujuan berjenjang.
• Dokumen yang membutuhkan penelusuran aktivitas: pertimbangkan layanan dengan fitur audit trail untuk memeriksa riwayat aktivitas dokumen.

Bagi perusahaan yang menangani banyak dokumen, keamanan juga perlu diimbangi dengan efisiensi administrasi. Karena itu, memilih layanan tanda tangan elektronik yang sesuai dapat membantu menyederhanakan proses penandatanganan sekaligus meningkatkan keterlacakan dokumen.

Jika membutuhkan tanda tangan elektronik yang praktis untuk dokumen personal maupun perusahaan, Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek dapat menjadi solusi yang layak dipertimbangkan.

ViTEK merupakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk penandatanganan dokumen perusahaan dan personal. Layanan ini mendukung penandatanganan dokumen yang sah secara hukum sesuai ketentuan yang berlaku, termasuk UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK juga menyediakan fitur untuk membantu perusahaan mengelola proses administrasi secara lebih efisien, antara lain:

• Variasi bentuk tanda tangan: mendukung tanda tangan berupa gambar, QR Code, hingga paraf sesuai kebutuhan.
• Bulk Signing: memungkinkan penandatanganan banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step Approval: mengatur alur persetujuan sesuai hierarki organisasi, mulai dari staf hingga direktur.
• Audit Trail: mencatat aktivitas dokumen secara otomatis, termasuk informasi waktu dan aktivitas yang tercatat dalam sistem.
• Multi-User & Role Management: memudahkan pengelolaan pengguna dan hak akses.
• Integrasi API: menghubungkan layanan tanda tangan digital dengan sistem perusahaan, seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise: menyediakan opsi instalasi di lingkungan perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar atas infrastruktur dan data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC): menggunakan teknologi kriptografi pascakuantum yang dirancang untuk meningkatkan ketahanan enkripsi terhadap ancaman komputasi kuantum.

Dengan fitur tersebut, ViTEK dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual, mengelola alur persetujuan, dan meningkatkan keterlacakan proses penandatanganan dokumen.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Memasukkan Tanda Tangan di Word agar Tidak Berantakan

FAQ Seputar Tanda Tangan Elektronik di Word vs PSrE

1. Apakah tanda tangan elektronik di Word aman digunakan?

Gambar tanda tangan di Word praktis, tetapi dapat disalin dan tidak otomatis memiliki fitur verifikasi identitas atau deteksi perubahan dokumen.

2. Apa perbedaan tanda tangan elektronik di Word dan PSrE?

Tanda tangan berupa gambar di Word hanya menampilkan tanda tangan secara visual, sedangkan TTE tersertifikasi melalui PSrE menggunakan sertifikat elektronik untuk mendukung verifikasi identitas dan integritas dokumen.

3. Apakah tanda tangan di Word sah secara hukum?

Keabsahannya bergantung pada pemenuhan persyaratan hukum yang berlaku, bukan sekadar aplikasi yang digunakan. Gambar tanda tangan saja tidak otomatis memenuhi seluruh persyaratan TTE.

4. Mana yang lebih aman, tanda tangan di Word atau PSrE?

TTE tersertifikasi melalui PSrE umumnya lebih aman untuk dokumen penting karena mendukung verifikasi identitas dan deteksi perubahan dokumen.

5. Apa itu Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek?

Virtual Teken (ViTEK) adalah layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk dokumen personal dan perusahaan, dengan fitur seperti tanda tangan massal, alur persetujuan berjenjang, dan audit trail.