Menambahkan tanda tangan ke dokumen Word sering dilakukan untuk melengkapi surat, kontrak, formulir, atau dokumen administrasi. Cara yang umumnya digunakan adalah memasukkan foto atau hasil scan tanda tangan, kemudian mengatur ukuran dan posisinya.

Namun, cara tersebut tidak selalu praktis. Gambar tanda tangan dapat bergeser ketika isi dokumen diedit, menutupi teks, atau berubah posisi saat file dibuka di perangkat berbeda. Karena itu, untuk dokumen yang akan ditandatangani secara digital, lebih baik menyelesaikan dokumen di Word terlebih dahulu, lalu mengubahnya menjadi PDF.

File PDF tersebut selanjutnya dapat diunggah ke Vinotek untuk proses tanda tangan digital. Dengan alur ini, dokumen sudah berada dalam versi final saat tanda tangan dibubuhkan sehingga Anda tidak perlu repot mengatur ulang gambar tanda tangan di Word.

Mengapa Tanda Tangan di Word Sering Berantakan?

Tanda tangan yang dimasukkan ke Word umumnya berupa gambar. Sebagai sebuah objek, gambar tersebut perlu disesuaikan dengan teks, tabel, dan elemen lain dalam dokumen.

Ketika isi dokumen berubah, posisi gambar juga dapat ikut berubah. Hal ini dapat membuat tampilan dokumen kurang rapi, terutama jika terdapat beberapa kolom tanda tangan atau dokumen melibatkan banyak pihak.

Beberapa masalah yang sering terjadi, antara lain:

• Posisi tanda tangan bergeser saat teks diedit.
• Ukuran tanda tangan terlalu besar atau kecil.
• Tanda tangan menutupi teks atau tabel.
• Jarak tanda tangan dengan nama penandatangan tidak sesuai.
• Format dokumen berubah ketika dibuka di perangkat berbeda.

Daripada terus mengatur gambar tanda tangan secara manual, proses penandatanganan dapat dipisahkan dari proses pembuatan dokumen.

Baca Juga: Cara Buat Tanda Tangan Transparan untuk Dokumen PDF & Word

Mengapa Word Perlu Diubah ke PDF sebelum Ditandatangani?

Microsoft Word cocok digunakan untuk menyusun dan mengedit dokumen. Setelah seluruh isi selesai, file sebaiknya disimpan dalam format PDF sebelum masuk ke tahap penandatanganan digital.

Mengubah Word menjadi PDF membantu memastikan dokumen yang ditandatangani merupakan versi final. Anda dapat memeriksa seluruh isi dan tata letaknya terlebih dahulu, kemudian melanjutkan proses tanda tangan tanpa perlu mengedit file lagi.

Sebelum mengunggah dokumen, pastikan:

• Isi dokumen sudah final.
• Nama, tanggal, dan informasi lainnya sudah benar.
• Tata letak teks, tabel, dan gambar sudah sesuai.
• Seluruh halaman tersimpan dengan baik dalam PDF.
• Halaman yang akan ditandatangani sudah sesuai.

Setelah itu, file PDF siap digunakan untuk proses tanda tangan digital melalui Vinotek.

Cara Mengubah Dokumen Word Menjadi PDF

Proses mengubah Word menjadi PDF dilakukan setelah dokumen selesai diedit. Pada Microsoft Word, pengguna dapat menggunakan fitur penyimpanan atau ekspor dokumen dalam format PDF.

Setelah file berhasil dibuat, buka kembali PDF tersebut untuk memastikan tidak ada perubahan pada tata letak. Langkah ini penting karena file PDF akan menjadi versi dokumen yang digunakan dalam proses penandatanganan.

Alur sederhananya adalah:

• Buat dan edit dokumen di Word.
• Periksa kembali seluruh isi dokumen.
• Simpan atau ekspor dokumen menjadi PDF.
• Pastikan PDF tampil dengan benar.
• Gunakan PDF tersebut untuk proses penandatanganan digital.

Cara Menggunakan Tanda Tangan Digital Vinotek

Setelah dokumen Word diubah menjadi PDF, Anda bisa melanjutkan proses penandatanganan melalui Vinotek yang merupakan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025.

Proses ini mencakup pendaftaran akun, pengaturan tim, pengunggahan dokumen, hingga pengesahan dengan tanda tangan digital. Berikut langkah-langkah selengkapnya:

1. Daftar dan Verifikasi Akun

Buat akun personal dan badan usaha di Vinotek, kemudian lengkapi proses verifikasi identitas perusahaan. Verifikasi perlu diselesaikan sebelum akun digunakan untuk kebutuhan penandatanganan.

Beberapa hal yang perlu dilakukan meliputi:

• Membuat akun personal.
• Menyiapkan akun badan usaha.
• Melengkapi data perusahaan.
• Menyelesaikan verifikasi identitas.

Setelah akun terverifikasi, proses dapat dilanjutkan ke pengaturan tim.

2. Pilih Paket dan Atur Tim

Pilih paket langganan sesuai kebutuhan, kemudian atur hak akses anggota tim yang terlibat dalam pengelolaan dokumen. Pengaturan ini membantu perusahaan menentukan siapa yang dapat mengakses, mengelola, atau menandatangani dokumen.

Hal yang dapat diatur, antara lain:

• Anggota yang dapat melihat dokumen.
• Anggota yang dapat mengelola dokumen.
• Pihak yang berwenang menandatangani.
• Urutan penandatanganan jika melibatkan beberapa pihak.

3. Unggah Dokumen PDF

Unggah file PDF yang sebelumnya dibuat dari Word. Setelah dokumen masuk ke Vinotek, atur posisi elemen yang dibutuhkan sebelum proses penandatanganan.

Anda dapat menyiapkan:

• Tanda tangan.
• Paraf.
• QR Code.
• Stempel.
• e-Meterai.
• Urutan penandatanganan.

Karena dokumen sudah dalam format PDF, Anda dapat mengatur kebutuhan penandatanganan tanpa harus mengubah kembali isi dokumen di Word.

4. Bubuhkan Tanda Tangan dan Sahkan

Setelah posisi tanda tangan dan elemen lainnya sudah sesuai, bubuhkan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi melalui Vinotek. Proses autentikasi dilakukan menggunakan PIN atau OTP.

Sebelum mengesahkan dokumen, periksa kembali:

• Versi dokumen yang digunakan.
• Posisi tanda tangan.
• Nama pihak yang menandatangani.
• Elemen tambahan seperti paraf, QR Code, stempel, atau e-Meterai.

Setelah proses autentikasi selesai, dokumen dapat digunakan dan dikirim kepada pihak terkait. Sangat mudah, bukan? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Tanda Tangan PDF yang Praktis dan Aman untuk Dokumen Digital

FAQ Seputar Cara Masukkan Tanda Tangan di Word

1. Bagaimana cara masukkan tanda tangan di Word?

Tanda tangan dapat dimasukkan ke Word dengan menambahkan gambar atau hasil scan tanda tangan. Setelah itu, atur ukuran dan posisinya agar sesuai dengan dokumen.

2. Bagaimana cara memasukkan tanda tangan di Word agar tidak berantakan?

Selesaikan dokumen terlebih dahulu, lalu ubah file Word menjadi PDF sebelum ditandatangani secara digital. Cara ini membantu menjaga tata letak dokumen tetap rapi.

3. Apakah tanda tangan di Word bisa dibuat transparan?

Bisa. Background putih pada gambar tanda tangan dapat dihapus menggunakan fitur pengeditan gambar di Word atau aplikasi lainnya sebelum dimasukkan ke dokumen.

4. Apakah tanda tangan di Word bisa diganti dengan tanda tangan digital?

Bisa. Dokumen yang sudah selesai dibuat di Word dapat diubah menjadi PDF, kemudian diunggah ke platform seperti Vinotek untuk dibubuhkan tanda tangan digital.

5. Bagaimana cara tanda tangan Word secara digital?

Simpan dokumen Word dalam format PDF, lalu unggah ke Vinotek. Setelah posisi tanda tangan ditentukan, bubuhkan tanda tangan digital dan lakukan autentikasi menggunakan PIN atau OTP.