Surat pemberitahuan merupakan dokumen yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada individu, kelompok, atau pihak tertentu. Surat ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari pemberitahuan kegiatan, perubahan jadwal, kebijakan perusahaan, hingga informasi pembayaran.

Dalam lingkungan kerja, surat pemberitahuan membantu perusahaan menyampaikan informasi secara terstruktur sekaligus mendukung kebutuhan administrasi. Agar mudah dipahami, surat perlu disusun menggunakan bahasa formal, informasi yang jelas, dan format yang sesuai dengan tujuan pengiriman.

Bagi Anda yang sedang mencari referensi, berikut sepuluh contoh surat pemberitahuan untuk berbagai keperluan beserta format dan tips penyusunannya.

Format Surat Pemberitahuan yang Benar

Surat pemberitahuan resmi umumnya memuat identitas pengirim, tujuan surat, isi pemberitahuan, serta identitas pihak yang bertanggung jawab. Meski formatnya dapat berbeda sesuai kebutuhan, beberapa unsur berikut perlu diperhatikan:

• Kop surat: identitas perusahaan, instansi, atau organisasi.
• Nomor dan tanggal surat: informasi untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.
• Perihal: ringkasan tujuan surat.
• Penerima surat: pihak yang dituju.
• Isi surat: informasi utama, seperti jadwal, perubahan kebijakan, atau ketentuan tertentu.
• Penutup dan tanda tangan: penutup yang sopan serta nama dan jabatan pihak yang berwenang.

Untuk mendukung proses penandatanganan dokumen, perusahaan dapat menggunakan Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek. Layanan tanda tangan digital tersertifikasi ini mendukung penandatanganan dokumen perusahaan maupun personal sesuai ketentuan hukum yang berlaku, termasuk UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK menyediakan fitur seperti bulk signing untuk penandatanganan banyak dokumen sekaligus, pengaturan alur persetujuan bertingkat, audit trail, manajemen pengguna, serta integrasi API. Tersedia pula opsi instalasi on-premise dan teknologi Post-Quantum Cryptography (PQC).

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

10 Contoh Surat Pemberitahuan untuk Berbagai Keperluan

Berikut sepuluh contoh surat pemberitahuan yang dapat dijadikan referensi. Sesuaikan bagian dalam tanda kurung siku dengan informasi sebenarnya sebelum menggunakan contoh tersebut.

1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan

[KOP SURAT ORGANISASI]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan

Yth. Bapak/Ibu/Saudara [Nama Penerima]
di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka menyelenggarakan [Nama Kegiatan], kami bermaksud menyampaikan pemberitahuan mengenai pelaksanaan kegiatan tersebut yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]

Waktu: [Waktu Pelaksanaan]

Tempat: [Lokasi Kegiatan]

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharapkan kehadiran dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara dalam kegiatan tersebut. Informasi lebih lanjut mengenai pelaksanaan kegiatan akan disampaikan melalui saluran komunikasi resmi yang tersedia.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Organisasi]
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]

2. Contoh Surat Pemberitahuan dari Perusahaan kepada Karyawan

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja

Yth. Seluruh Karyawan
[Nama Perusahaan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, manajemen [Nama Perusahaan] memberitahukan adanya perubahan jam kerja yang akan berlaku mulai [Tanggal Efektif].

Adapun ketentuan jam kerja yang berlaku adalah sebagai berikut:

• Hari kerja: [Hari Kerja]
• Jam masuk: [Waktu Masuk]
• Jam pulang: [Waktu Pulang]
• Ketentuan istirahat: [Ketentuan Istirahat]

Perubahan ini dilakukan sebagai bagian dari penyesuaian operasional perusahaan. Seluruh karyawan diharapkan memperhatikan dan menyesuaikan kegiatan kerja dengan ketentuan tersebut.

Apabila terdapat pertanyaan mengenai perubahan ini, karyawan dapat menghubungi bagian Human Resources melalui [Kontak atau Saluran Komunikasi].

Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama seluruh karyawan.

Hormat kami,

[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

3. Contoh Surat Pemberitahuan kepada Orang Tua Siswa

[KOP SURAT SEKOLAH]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka pelaksanaan [Nama Kegiatan], pihak sekolah bermaksud menyampaikan informasi mengenai kegiatan yang akan diikuti oleh siswa [Kelas atau Tingkat Pendidikan].

Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]

Waktu: [Waktu]

Tempat: [Lokasi]

Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami mengharapkan dukungan Bapak/Ibu untuk mempersiapkan keperluan siswa sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Informasi mengenai perlengkapan dan ketentuan tambahan dapat disampaikan melalui [Saluran Komunikasi Sekolah].

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Kepala Sekolah atau Pihak Berwenang]
[Nama Sekolah]

4. Contoh Surat Pemberitahuan Rapat

[KOP SURAT PERUSAHAAN/ORGANISASI]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Rapat

Yth. [Nama atau Jabatan Penerima]
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana pelaksanaan rapat [Nama atau Tujuan Rapat], kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri pertemuan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]

Waktu: [Waktu]

Tempat/Media: [Ruang Rapat atau Tautan Pertemuan]

Agenda: [Pokok Pembahasan]

Mengingat pentingnya agenda tersebut, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Apabila terdapat dokumen atau bahan pendukung yang perlu dipersiapkan, informasi lebih lanjut akan disampaikan sebelum rapat berlangsung.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]
[Jabatan]

5. Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Pembayaran

Yth. [Nama Pelanggan atau Perusahaan]
di tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami bermaksud mengingatkan Bapak/Ibu mengenai kewajiban pembayaran atas [Nama Produk atau Layanan] dengan rincian sebagai berikut:

Nomor Tagihan: [Nomor Tagihan]

Jumlah Pembayaran: [Nominal]

Tanggal Jatuh Tempo: [Tanggal]

Metode Pembayaran: [Informasi Metode Pembayaran]

Kami mengharapkan pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah disepakati. Apabila pembayaran telah dilakukan, mohon mengabaikan pemberitahuan ini atau mengirimkan bukti pembayaran melalui [Kontak Resmi].

Jika terdapat perbedaan data atau pertanyaan mengenai tagihan, Bapak/Ibu dapat menghubungi [Nama atau Bagian yang Bertanggung Jawab] melalui [Kontak].

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

6. Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal

[KOP SURAT PERUSAHAAN/ORGANISASI]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal

Yth. [Nama Penerima]
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya penyesuaian jadwal pelaksanaan [Nama Kegiatan], kami memberitahukan bahwa kegiatan yang semula direncanakan pada [Jadwal Sebelumnya] mengalami perubahan menjadi:

Hari/Tanggal: [Jadwal Baru]

Waktu: [Waktu Baru]

Tempat: [Lokasi atau Media Pelaksanaan]

Perubahan tersebut dilakukan karena [Alasan Perubahan]. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul dan mengharapkan agar Bapak/Ibu dapat menyesuaikan agenda dengan jadwal terbaru.

Apabila diperlukan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi [Kontak Penanggung Jawab].

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]
[Jabatan]

7. Contoh Surat Pemberitahuan Libur atau Penutupan Layanan

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Jadwal Libur Operasional

Yth. Pelanggan [Nama Perusahaan]

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa layanan operasional [Nama Perusahaan] akan tutup sementara pada [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai] sehubungan dengan [Alasan Libur atau Penutupan].

Layanan operasional akan kembali berjalan pada [Tanggal Operasional Kembali] sesuai dengan jadwal yang berlaku.

Selama periode tersebut, pelanggan dapat menggunakan [Saluran Layanan Alternatif, jika tersedia] untuk memperoleh informasi atau menyampaikan kebutuhan tertentu. Permintaan yang belum dapat diproses selama periode penutupan akan ditindaklanjuti setelah operasional kembali, sesuai dengan ketentuan layanan.

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul. Terima kasih atas pengertian dan kepercayaan Anda kepada [Nama Perusahaan].

Hormat kami,

[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

8. Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Alamat Kantor

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Alamat Kantor

Yth. Pelanggan dan Mitra Bisnis
[Nama Perusahaan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa [Nama Perusahaan] akan memindahkan lokasi kantor dari alamat [Alamat Lama] ke alamat baru berikut:

Alamat Baru: [Alamat Lengkap]

Tanggal Mulai Berlaku: [Tanggal]

Perubahan alamat ini dilakukan sebagai bagian dari penyesuaian operasional perusahaan. Terhitung sejak tanggal tersebut, korespondensi dan kunjungan ke kantor dapat diarahkan ke alamat baru.

Untuk kebutuhan komunikasi dan layanan, Bapak/Ibu tetap dapat menghubungi kami melalui [Nomor Telepon atau Email Resmi], kecuali terdapat perubahan informasi kontak yang diumumkan secara terpisah.

Kami mengharapkan agar informasi ini dapat menjadi perhatian Bapak/Ibu. Terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin selama ini.

Hormat kami,

[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

9. Contoh Surat Pemberitahuan Kerja Sama

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Pelaksanaan Kerja Sama

Yth. [Nama Mitra atau Perusahaan]
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kesepakatan kerja sama antara [Nama Perusahaan] dan [Nama Mitra] mengenai [Ruang Lingkup Kerja Sama], melalui surat ini kami menyampaikan pemberitahuan bahwa pelaksanaan kerja sama tersebut direncanakan mulai berlaku pada [Tanggal Mulai].

Adapun pelaksanaan kerja sama akan mengikuti ruang lingkup, tanggung jawab, jadwal, dan ketentuan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak dalam dokumen perjanjian terkait.

Untuk memastikan pelaksanaan berjalan dengan baik, koordinasi lebih lanjut dapat dilakukan melalui [Nama dan Kontak Penanggung Jawab].

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami berharap kerja sama yang terjalin dapat berjalan dengan baik dan memberikan manfaat bagi kedua belah pihak.

Hormat kami,

[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

10. Contoh Surat Pemberitahuan kepada Warga

[KOP SURAT RT/RW ATAU PENGELOLA LINGKUNGAN]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti

Yth. Seluruh Warga [Nama Lingkungan]
di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka menjaga kebersihan dan kenyamanan lingkungan, kami memberitahukan bahwa kegiatan kerja bakti bersama akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]

Waktu: [Waktu]

Lokasi: [Lokasi Kegiatan]

Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami mengajak seluruh warga untuk berpartisipasi sesuai dengan kemampuan masing-masing. Warga diharapkan membawa perlengkapan kebersihan yang diperlukan apabila tersedia.

Apabila terdapat perubahan jadwal atau informasi tambahan, pengurus akan menyampaikannya melalui saluran komunikasi warga.

Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasi seluruh warga.

Hormat kami,

[Nama Ketua RT/RW atau Penanggung Jawab]
[Jabatan]

FAQ Seputar Surat Pemberitahuan

1. Apa saja isi surat pemberitahuan resmi?

Surat pemberitahuan resmi umumnya memuat identitas pengirim, nomor dan tanggal surat jika diperlukan, perihal, penerima, isi pemberitahuan, serta nama dan tanda tangan pihak yang berwenang. Unsur yang digunakan dapat berbeda sesuai jenis surat dan kebijakan organisasi.

2. Bagaimana cara membuat surat pemberitahuan yang baik?

Tentukan tujuan surat, identifikasi penerima, susun informasi utama secara jelas, gunakan bahasa formal, dan periksa kembali seluruh data sebelum dikirimkan. Pastikan penerima memahami informasi dan tindakan yang perlu dilakukan.

3. Apakah surat pemberitahuan harus menggunakan kop surat?

Kop surat umumnya digunakan untuk surat resmi yang diterbitkan atas nama perusahaan, instansi, atau organisasi. Namun, kebutuhan penggunaannya bergantung pada jenis surat dan kebijakan administrasi yang berlaku.

4. Apakah surat pemberitahuan boleh dikirim melalui email?

Boleh, selama media tersebut sesuai dengan kebutuhan komunikasi dan ketentuan yang berlaku. Untuk kepentingan administrasi, pengirim sebaiknya menggunakan alamat email resmi dan menyimpan salinan surat beserta catatan pengirimannya.

5. Apakah surat pemberitahuan harus ditandatangani?

Tidak semua surat pemberitahuan memiliki persyaratan tanda tangan yang sama. Kebutuhannya bergantung pada tujuan surat, kebijakan organisasi, dan ketentuan yang berlaku. Jika surat membutuhkan persetujuan atau pengesahan formal, pastikan ditandatangani oleh pihak yang berwenang melalui mekanisme yang sesuai.