Dalam berbagai urusan administrasi, mulai dari melamar pekerjaan, mendaftar beasiswa, hingga melanjutkan pendidikan, Anda mungkin diminta menyerahkan dokumen yang telah dilegalisir. Sayangnya, masih banyak orang yang belum memahami apa itu legalisir, apa fungsinya, serta bagaimana cara mengurusnya.

Padahal, legalisir merupakan salah satu proses penting untuk memastikan bahwa salinan dokumen yang digunakan memiliki keabsahan sehingga dapat dipercaya oleh pihak yang menerimanya. Dengan memahami proses legalisir, Anda dapat mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan secara lebih tepat dan menghindari kendala saat proses verifikasi.

Apa Itu Legalisir?

Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen oleh pihak yang berwenang untuk memastikan bahwa isi fotokopi dokumen tersebut sesuai dengan dokumen aslinya.

Proses ini biasanya dilakukan dengan membubuhkan cap stempel resmi dan tanda tangan pejabat berwenang pada salinan dokumen. Dengan demikian, dokumen hasil legalisir dapat digunakan sebagai bukti yang sah untuk berbagai keperluan administrasi.

Beberapa berkas yang paling sering dilegalisir, antara lain:

• Ijazah
• Rapor
• Transkrip nilai
• Surat Keterangan Lulus (SKL)
• Sertifikat profesi
• Dokumen kependudukan tertentu
• Surat pengalaman kerja

Dasar Hukum Legalisir di Indonesia

Proses legalisir tidak dilakukan secara sembarangan. Di Indonesia, terdapat sejumlah regulasi yang mengatur kewenangan, tata cara, serta penggunaan dokumen yang telah dilegalisir.

Beberapa aturan yang menjadi dasar hukum legalisir, antara lain:

• Permenkumham No. 19 Tahun 2020 yang mengatur pengesahan tanda tangan pejabat pada dokumen resmi untuk kebutuhan dalam maupun luar negeri.
• Permendikbud No. 11 Tahun 2014 yang mengatur pengesahan fotokopi ijazah dan sertifikat profesi oleh institusi pendidikan penerbit.
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris yang memberikan kewenangan kepada notaris untuk melakukan legalisasi dokumen di bawah tangan.
• Permendagri No. 104 Tahun 2019 yang menyatakan dokumen kependudukan digital bertanda tangan elektronik tidak memerlukan legalisir tambahan.

Fungsi Legalisir Dokumen

Legalisir memiliki peran penting dalam berbagai proses administrasi. Selain membantu membuktikan keaslian dokumen, berkas juga sering menjadi persyaratan wajib dalam urusan pendidikan, pekerjaan, maupun layanan publik.

Berikut beberapa fungsi utama legalisir:

1. Membuktikan Keaslian Dokumen

Salah satu fungsi utama legalisir adalah memastikan bahwa salinan dokumen yang digunakan benar-benar sesuai dengan aslinya. Hal ini penting karena banyak instansi tidak meminta dokumen asli untuk diserahkan.

Beberapa manfaatnya, antara lain:

• Menjamin kesesuaian antara fotokopi dan dokumen asli.
• Membantu proses verifikasi oleh instansi penerima.
• Mengurangi potensi penyalahgunaan dokumen.

2. Memenuhi Persyaratan Administrasi

Banyak lembaga pendidikan, perusahaan, maupun instansi pemerintah mensyaratkan dokumen yang telah dilegalisir sebagai bagian dari proses administrasi. Tanpa legalisir, berkas yang diajukan berpotensi ditolak karena dianggap belum terverifikasi.

Legalisir umumnya dibutuhkan untuk:

• Digunakan dalam proses rekrutmen kerja.
• Menjadi syarat pendaftaran pendidikan lanjutan.
• Dibutuhkan dalam pengajuan beasiswa atau seleksi CPNS.

3. Mencegah Pemalsuan Dokumen

Legalisir juga berfungsi sebagai salah satu mekanisme pengamanan berkas. Adanya cap dan tanda tangan pejabat berwenang menunjukkan bahwa dokumen telah diperiksa sebelum digunakan.

Fungsi ini membantu:

• Mengurangi risiko penggunaan dokumen palsu.
• Membantu memastikan validitas informasi.
• Melindungi instansi penerima dari data yang tidak sah.

4. Memperkuat Validitas Hukum

Dalam beberapa kondisi, dokumen yang telah dilegalisir memiliki nilai pembuktian yang lebih kuat dibandingkan fotokopi biasa. Oleh karena itu, legalisir sering diminta dalam berbagai proses administratif dan hukum.

Manfaat yang diperoleh, antara lain:

• Memudahkan proses pemeriksaan dokumen.
• Menambah tingkat kepercayaan terhadap dokumen.
• Mendukung kebutuhan administrasi dan hukum tertentu.

Baca Juga: Korespondensi: Jenis dan Kegunaannya dalam Bisnis

Jenis Dokumen yang Umumnya Dilegalisir

Tidak semua dokumen memerlukan legalisir. Namun, dalam praktiknya terdapat sejumlah berkas yang sering diminta dalam bentuk legalisir untuk keperluan pendidikan, pekerjaan, administrasi pemerintahan, hingga urusan ke luar negeri.

Beberapa jenis dokumen yang paling umum dilegalisir, antara lain:

1. Dokumen Pendidikan

Dokumen pendidikan merupakan jenis dokumen yang paling sering melalui proses legalisir. Biasanya, legalisir diperlukan saat seseorang melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, atau mengikuti seleksi beasiswa.

Dokumen pendidikan yang umumnya dilegalisir meliputi:

• Ijazah
• Rapor
• Transkrip nilai
• Surat Keterangan Lulus (SKL)
• Sertifikat profesi

2. Dokumen Kependudukan

Dalam beberapa proses administrasi, instansi tertentu dapat meminta salinan dokumen kependudukan yang telah dilegalisir untuk memastikan keabsahan identitas pemohon.

Berkas kependudukan yang dapat memerlukan legalisir, antara lain:

• KTP
• Kartu Keluarga (KK)
• Akta Kelahiran
• Akta Kematian
• Kartu Identitas Anak (KIA)

3. Dokumen Kepegawaian

Legalisir juga sering dibutuhkan pada dokumen kepegawaian, terutama ketika seseorang mengajukan lamaran kerja, mutasi, promosi jabatan, atau proses administrasi lainnya.

Beberapa contohnya, yaitu:

• Surat pengalaman kerja
• Surat perjanjian kerja
• Dokumen administrasi pegawai
• Surat keterangan kerja

4. Dokumen Hukum

Dokumen hukum tertentu memerlukan legalisir agar dapat digunakan sebagai dokumen pendukung yang sah dalam berbagai proses administrasi maupun pembuktian hukum.

Jenis dokumen hukum yang sering dilegalisir meliputi:

• Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
• Surat kuasa
• Surat perjanjian
• Dokumen hukum lainnya

5. Dokumen Perjalanan dan Imigrasi

Bagi Anda yang berencana melanjutkan studi, bekerja, atau menetap di luar negeri, beberapa dokumen perjalanan dan keimigrasian juga dapat memerlukan legalisir atau legalisasi sesuai ketentuan negara tujuan.

Dokumen yang biasanya diminta, antara lain:

• Paspor
• Visa
• Surat keterangan keimigrasian
• Dokumen pendukung aplikasi studi atau pekerjaan di luar negeri

Perlu diketahui bahwa tidak semua dokumen saat ini memerlukan legalisir manual. Seiring berkembangnya layanan digital pemerintah, sejumlah dokumen elektronik yang telah dilengkapi tanda tangan elektronik resmi dan kode verifikasi umumnya sudah memiliki kekuatan hukum tanpa memerlukan cap atau stempel tambahan.

Contohnya meliputi:

• KTP elektronik (KTP-el)
• Kartu Keluarga digital
• Dokumen kependudukan dengan QR code resmi dari Dukcapil
• Dokumen yang menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi

Komponen yang Mesti Ada pada Dokumen Legalisir

Dokumen yang telah dilegalisir umumnya memiliki beberapa unsur yang menunjukkan bahwa salinan itu sudah diverifikasi oleh pihak yang berwenang. Keberadaan komponen-komponen ini karna menjadi bukti bahwa dokumen telah melalui proses pemeriksaan dan pengesahan sesuai prosedur yang berlaku.

Secara umum, dokumen legalisir yang sah biasanya memuat komponen berikut:

1. Salinan Dokumen yang Sesuai dengan Asli

Komponen pertama yang harus ada adalah salinan dokumen yang identik dengan dokumen asli. Sebelum memberikan pengesahan, petugas akan mencocokkan isi fotokopi dengan dokumen asli untuk memastikan tidak ada perubahan informasi.

Ciri-cirinya meliputi:

• Memiliki isi yang sama dengan dokumen asli.
• Tidak terdapat penghapusan atau penambahan data.
• Seluruh informasi dapat dibaca dengan jelas.

2. Cap atau Stempel Resmi

Cap atau stempel resmi menjadi penanda bahwa legalisir dilakukan oleh lembaga yang memiliki kewenangan. Tanpa adanya stempel resmi, dokumen dapat dianggap belum melalui proses pengesahan yang sah.

Fungsi stempel resmi, antara lain:

• Menunjukkan identitas instansi penerbit.
• Menjadi bukti bahwa dokumen telah diverifikasi.
• Memperkuat keabsahan dokumen yang digunakan.

3. Tanda Tangan Pejabat Berwenang

Tanda tangan berfungsi sebagai bentuk persetujuan dan pengesahan dokumen. Dalam proses legalisir, tanda tangan pejabat yang berwenang menjadi bukti bahwa dokumen telah diperiksa dan dinyatakan sesuai dengan dokumen aslinya.

Beberapa karakteristiknya, yaitu:

• Dibubuhkan oleh pejabat yang berwenang.
• Menunjukkan bahwa dokumen telah diverifikasi.
• Menjadi salah satu unsur penting dalam proses legalisir.

Seiring berkembangnya transformasi digital, proses pengesahan dokumen kini tidak selalu dilakukan secara manual. Banyak instansi dan perusahaan mulai menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang memiliki kekuatan hukum setara dengan tanda tangan basah sesuai peraturan yang berlaku.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Vinotek selaku Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Selain membantu memverifikasi identitas penandatangan, Vinotek juga dilengkapi fitur:

• time-stamping,
• audit trail otomatis, serta
• teknologi kriptografi

Degan demikian, integritas dokumen tetap terjaga dan perubahan isi setelah proses penandatanganan bisa terdeteksi. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

4. Identitas Lembaga Penerbit

Dokumen legalisir juga harus menunjukkan identitas lembaga yang menerbitkan atau mengesahkan dokumen tersebut. Informasi ini membantu instansi penerima melakukan verifikasi apabila diperlukan.

Biasanya mencakup:

• Nama instansi atau lembaga.
• Logo atau identitas resmi lembaga.
• Informasi yang menunjukkan asal dokumen.

5. Tanggal Pengesahan

Tanggal pengesahan menjadi informasi penting karena menunjukkan kapan proses legalisir dilakukan. Beberapa instansi bahkan mensyaratkan legalisir yang diterbitkan dalam rentang waktu tertentu.

Manfaat pencantuman tanggal pengesahan, antara lain:

• Menjadi acuan masa berlaku legalisir.
• Memudahkan proses administrasi dan verifikasi.
• Membantu instansi menilai relevansi dokumen yang diajukan.

Syarat Legalisir Dokumen

Sebelum mengajukan legalisir, pastikan seluruh persyaratan yang dibutuhkan telah disiapkan. Kelengkapan dokumen akan membantu proses legalisir berjalan lebih cepat.

Beberapa syarat umum legalisir dokumen meliputi:

• Dokumen asli yang diterbitkan oleh lembaga resmi.
• Fotokopi dokumen yang akan dilegalisir.
• KTP, paspor, atau identitas diri yang masih berlaku.
• Surat kuasa bermeterai jika proses diwakilkan.
• Formulir permohonan legalisir sesuai ketentuan instansi.
• Bukti pembayaran biaya administrasi jika diperlukan.
• Permintaan tertulis untuk jenis dokumen tertentu.

Masa Berlaku Legalisir

Masa berlaku legalisir dapat berbeda-beda tergantung kebijakan instansi yang meminta dokumen dan tujuan penggunaannya.

Sebagai gambaran umum:

• Keperluan lamaran kerja, CPNS, dan beasiswa biasanya meminta legalisir yang diterbitkan dalam 6 bulan hingga 1 tahun terakhir.
• Keperluan studi atau migrasi ke luar negeri umumnya mensyaratkan legalisir terbaru dalam beberapa bulan terakhir.
• Ijazah dan transkrip nilai tidak memiliki masa kedaluwarsa, tetapi lembaga penerima sering meminta legalisir yang masih baru.
• Beberapa instansi dapat meminta legalisir ulang apabila dokumen dianggap sudah tidak relevan untuk kebutuhan verifikasi.

Baca Juga: 10 Contoh Korespondensi dalam Dunia Kerja

FAQ Seputar Legalisir

1. Apa yang dimaksud dengan legalisir?

Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen oleh pihak berwenang untuk memastikan bahwa fotokopi dokumen tersebut sesuai dengan dokumen aslinya.

2. Dokumen apa saja yang biasanya perlu dilegalisir?

Beberapa dokumen yang sering dilegalisir, antara lain:

• Ijazah
• Rapor
• Transkrip nilai
• Surat Keterangan Lulus (SKL)
• Sertifikat profesi
• Surat pengalaman kerja

3. Apakah legalisir harus menggunakan dokumen asli?

Ya. Dokumen asli diperlukan untuk proses verifikasi agar petugas dapat mencocokkan salinan dokumen dengan dokumen yang sebenarnya.

4. Berapa lama masa berlaku legalisir?

Masa berlaku legalisir bergantung pada kebijakan instansi yang meminta dokumen. Umumnya, legalisir untuk kebutuhan administrasi seperti lamaran kerja atau beasiswa berlaku sekitar 6 bulan hingga 1 tahun.

5. Apakah dokumen bertanda tangan elektronik masih perlu dilegalisir?

Tidak selalu. Dokumen yang telah menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari instansi atau pejabat berwenang umumnya sudah memiliki kekuatan hukum yang sah dan tidak memerlukan legalisir tambahan.