Ijazah adalah salah satu dokumen yang biasanya dibutuhkan saat melamar pekerjaan, mendaftar beasiswa, melanjutkan kuliah, atau mengurus keperluan administrasi lainnya, ijazah sering kali harus disiapkan dalam kondisi tertentu, termasuk ketika membutuhkan pengesahan. Dulu, proses legalisir identik dengan datang ke kampus, membawa dokumen asli, menunggu petugas memeriksa berkas, kemudian mendapatkan salinan yang telah dibubuhi tanda tangan dan stempel. Sekarang, proses tersebut mulai berubah.

Digitalisasi membuat pengesahan dan verifikasi dokumen akademik dapat dilakukan dengan cara yang lebih praktis. Namun, perubahan ini bukan sekadar memindahkan proses legalisir dari meja administrasi ke layar komputer. Dewasa ini, digitalisasi mengubah cara institusi dan penerima dokumen memastikan bahwa sebuah ijazah benar-benar dapat dipercaya.

Ketika Verifikasi Tidak Lagi Harus Menunggu

Bayangkan seorang lulusan yang sedang mengikuti proses rekrutmen di kota berbeda dari kampusnya. Perusahaan meminta dokumen akademik yang telah diverifikasi. Jika masih mengandalkan proses konvensional, lulusan mungkin perlu menghubungi kampus, mengatur waktu, atau bahkan datang langsung untuk mengurus dokumen. Situasi tersebut bisa terasa merepotkan, terutama ketika dokumen dibutuhkan dalam waktu singkat.

Dengan sistem digital, proses verifikasi dapat dilakukan dengan lebih fleksibel. Dokumen dapat dikirim secara elektronik dan diperiksa melalui mekanisme verifikasi yang tersedia tanpa harus selalu memindahkan dokumen fisik dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini membuat proses administrasi terasa lebih sederhana, baik bagi lulusan maupun pihak yang menerima dokumen.

Legalisir Bukan Sekadar Stempel

Selama ini, stempel dan tanda tangan pada salinan dokumen sering menjadi tanda bahwa sebuah dokumen telah diperiksa. Namun, dalam lingkungan digital, kepercayaan terhadap dokumen tidak cukup hanya dilihat dari tampilannya. Sebuah file PDF dapat diedit. Gambar tanda tangan dapat disalin. Bahkan format dokumen resmi dapat ditiru. Oleh karenanya, pertanyaan yang lebih penting, yaitu bisakah[1] [2]  dokumen tersebut diverifikasi?

Inilah perbedaan penting antara sekadar memiliki salinan dokumen dengan memiliki dokumen yang memiliki mekanisme autentikasi dan verifikasi. Vinotek sebelumnya juga menjelaskan bahwa legalisir pada dasarnya digunakan untuk memastikan salinan dokumen sesuai dengan dokumen asli. Di sisi lain, dokumen yang telah menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat memiliki mekanisme verifikasi yang berbeda dari dokumen fisik konvensional.

Dari “Benar atau Tidak?” Menjadi “Bisa Diverifikasi atau Tidak?”

Perubahan paling menarik dari digitalisasi dokumen akademik sebenarnya ada pada cara kita membuktikan keasliannya. Misalnya, seorang HR menerima ijazah digital dari kandidat. Daripada hanya melihat apakah logo universitas, nama rektor, atau tanda tangannya terlihat benar, pihak HR dapat menggunakan mekanisme verifikasi yang disediakan oleh penerbit atau sistem resmi. Hal ini memberikan lapisan kepercayaan tambahan. Maka, keberadaan sistem verifikasi ijazah secara online melalui PISN yang memungkinkan pengguna mencocokkan informasi ijazah dengan data yang tersedia pada sistem resmi. Artinya, proses verifikasi mulai bergeser dari “melihat dokumen” menjadi “memastikan sumber dan validitas dokumen.”

Mengapa Ini Penting bagi Kampus?

Bagi perguruan tinggi, digitalisasi legalisir bukan hanya soal mengurangi antrian di bagian administrasi. Ada manfaat lain yang tidak kalah penting, yaitu mengurangi[3]  pekerjaan administratif yang berulang.

Bayangkan dalam satu periode terdapat ratusan alumni yang membutuhkan legalisir untuk pekerjaan, beasiswa, atau studi lanjut. Jika seluruh proses dilakukan secara manual, staf kampus perlu menangani dokumen satu per satu. Digitalisasi dapat membantu mengurangi ketergantungan terhadap proses tersebut. Kampus juga dapat membangun proses penerbitan dan pengesahan dokumen yang lebih terstruktur, terutama jika sistem akademik, penandatanganan elektronik, dan mekanisme verifikasi sudah saling mendukung. Vinotek sendiri sebelumnya menyoroti pentingnya integrasi SIAKAD, penandatanganan elektronik tersertifikasi, dan kemampuan verifikasi dalam penerapan e-ijazah.

Dokumen Fisik Tetap Diperlukan

Digitalisasi bukan berarti semua dokumen fisik harus ditinggalkan. Dalam kondisi tertentu, instansi atau negara tujuan mungkin masih memiliki persyaratan khusus terkait dokumen fisik, legalisasi, atau bentuk pengesahan tertentu. Karena itu, kebutuhan legalisir tetap bergantung pada tujuan dan persyaratan pihak yang menerima dokumen. Yang berubah adalah semakin banyak proses yang kini dapat dilakukan tanpa harus selalu bergantung pada dokumen fisik.

Legalisir Online Membawa Pengalaman yang Berbeda

Bagi lulusan, perubahan ini mungkin terlihat sederhana. Tidak perlu selalu mengambil cuti hanya untuk mengurus dokumen. Tidak perlu mengatur perjalanan ke kampus. Tidak perlu khawatir dokumen fisik rusak atau hilang saat dikirim.

Bagi kampus, proses administrasi dapat menjadi lebih terukur dan efisien. Sementara bagi perusahaan atau institusi yang menerima dokumen, proses verifikasi dapat dilakukan dengan lebih mudah ketika tersedia mekanisme autentikasi yang jelas. Kesimpulannya, digitalisasi legalisir bukan hanya tentang membuat proses menjadi lebih cepat.

Yang lebih penting adalah membuat proses verifikasi menjadi lebih mudah, transparan, dan dapat dipercaya.

Ikuti Instagram Vinotek @vinotek.official untuk mendapatkan insight seputar digitalisasi dokumen dan tanda tangan elektronik. Butuh solusi digital untuk kebutuhan administrasi Anda? Hubungi tim Vinotek melalui WhatsApp.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan legalisir ijazah online?

Legalisir ijazah online adalah proses pengesahan atau verifikasi dokumen akademik yang dilakukan melalui sistem digital sesuai mekanisme yang ditetapkan oleh institusi penerbit atau pihak yang berwenang.

2. Apakah ijazah digital sama dengan scan ijazah?

Tidak selalu. Scan hanya merupakan salinan digital dari dokumen fisik. Sementara dokumen digital resmi dapat memiliki informasi, identitas, tanda tangan elektronik, atau mekanisme verifikasi yang memungkinkan keasliannya diperiksa.

3. Apakah ijazah yang memiliki tanda tangan elektronik masih perlu dilegalisir?

Kebutuhannya bergantung pada persyaratan pihak yang menerima dokumen. Dokumen yang telah menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat memiliki kekuatan hukum dan mekanisme verifikasi, tetapi persyaratan masing-masing instansi tetap perlu diperhatikan.

4. Apa keuntungan legalisir atau verifikasi secara digital?

Proses digital dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, mempersingkat proses administrasi, serta memudahkan pihak yang berkepentingan melakukan verifikasi dari lokasi berbeda.

5. Apakah dokumen digital lebih sulit dipalsukan?

Tidak ada dokumen digital yang cukup aman hanya karena berbentuk PDF. Keamanannya bergantung pada bagaimana dokumen diterbitkan, ditandatangani, dilindungi, dan diverifikasi. Tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat menjadi salah satu lapisan untuk membantu memastikan identitas penandatangan dan integritas dokumen.

6. Apa peran tanda tangan elektronik dalam dokumen akademik?

Tanda tangan elektronik dapat membantu menghubungkan dokumen dengan identitas pihak yang menandatanganinya serta mendukung proses verifikasi dan integritas dokumen. Vinotek hadir untuk menyediakan solusi tanda tangan elektronik tersertifikasi yang dapat digunakan untuk kebutuhan digitalisasi dokumen institusi, termasuk dokumen akademik.