Masih banyak masyarakat yang menganggap dokumen kependudukan harus dilegalisir agar bisa digunakan untuk berbagai keperluan administrasi. Padahal, anggapan tersebut tidak sepenuhnya benar. Saat ini, dokumen kependudukan yang sudah dilengkapi Tanda Tangan Elektronik (TTE) tidak lagi memerlukan legalisir manual.

Ketentuan ini berlaku untuk berbagai kebutuhan, mulai dari pendaftaran sekolah, pengurusan layanan publik, hingga seleksi TNI dan Polri.

Dasar Aturan yang Berlaku

Ketentuan mengenai dokumen kependudukan tanpa legalisir diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan. Dalam aturan tersebut dijelaskan bahwa:

• Dokumen kependudukan dalam format digital
• Telah ditandatangani secara elektronik (TTE)
• Serta KTP elektronik (KTP-el)

tidak memerlukan pelayanan legalisir.

Dengan demikian, dokumen tersebut sudah sah secara hukum dan dapat langsung digunakan.

Cara Mengecek Keabsahan Dokumen

Keabsahan dokumen kependudukan bertanda tangan elektronik dapat diverifikasi dengan mudah. Instansi atau pihak yang menerima dokumen cukup melakukan:

• Pemindaian QR Code (Quick Response) yang tercantum pada dokumen
• Jika hasil pemindaian menunjukkan status aktif dan valid, maka dokumen tersebut dinyatakan sah

Proses ini menggantikan fungsi legalisir manual yang sebelumnya umum dilakukan.

Kenapa Legalisir Masih Sering Diminta?

Permintaan legalisir masih kerap terjadi, terutama:

• Menjelang tahun ajaran baru untuk pendaftaran PAUD hingga SMA atau sederajat
• Dalam proses seleksi administrasi TNI dan Polri
• Pada instansi yang belum sepenuhnya memahami aturan terbaru

Padahal, regulasi yang berlaku sudah menegaskan bahwa legalisir tidak lagi diwajibkan untuk dokumen kependudukan yang menggunakan TTE.

Tujuan Penerapan Tanda Tangan Elektronik

Penerapan TTE pada dokumen kependudukan bertujuan untuk:

• Memberikan kemudahan bagi masyarakat
• Mempercepat proses pelayanan publik
• Mengurangi birokrasi yang berulang
• Menjamin keaslian dan keamanan dokumen

Dengan sistem digital ini, masyarakat tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk mengurus legalisir.

Penyesuaian di Berbagai Instansi

Sejumlah instansi telah menyesuaikan mekanisme verifikasi dokumen kependudukan, antara lain:

• Fotokopi KTP tidak lagi diwajibkan legalisir dalam proses seleksi administrasi
• Dokumen Kartu Keluarga dan KTP diperbolehkan dilampirkan dalam bentuk fotokopi tanpa legalisir

Kebijakan ini memperkuat bahwa dokumen kependudukan bertanda tangan elektronik sudah diakui secara resmi.

Dokumen yang Tidak Perlu Legalisir

Berikut dokumen kependudukan yang telah dilengkapi TTE dan QR Code, sehingga tidak perlu dilegalisir:

• Kartu Keluarga (KK)
• Akta Kelahiran
• Akta Kematian
• Akta Perkawinan
• Akta Perceraian
• Surat Keterangan Pindah