Perjanjian menjadi dasar bagi para pihak untuk menjalankan hak dan kewajibannya sesuai kesepakatan. Namun, kondisi dalam suatu kerja sama dapat berubah setelah perjanjian ditandatangani. Perubahan bisa berkaitan dengan masa berlaku, nilai transaksi, ruang lingkup pekerjaan, maupun ketentuan lainnya.

Dalam kondisi tersebut, para pihak tidak selalu perlu membuat perjanjian baru dari awal. Adendum perjanjian bisa digunakan untuk mencatat perubahan atau penambahan terhadap perjanjian yang sudah ada. Dengan demikian, kesepakatan terbaru tetap terdokumentasi dan dapat menjadi acuan bersama.

Lantas, kapan harus membuat adendum perjanjian? Berikut beberapa kondisi yang perlu diperhatikan.

1. Ketika Masa Berlaku Perjanjian Diperpanjang

Salah satu kondisi yang umum menjadi alasan pembuatan adendum adalah perubahan masa berlaku perjanjian. Misalnya, kerja sama yang awalnya berlangsung selama satu tahun perlu diperpanjang karena pekerjaan belum selesai atau para pihak sepakat melanjutkan kerja sama.

Adendum dapat digunakan untuk mencatat periode baru tanpa harus menyusun keseluruhan perjanjian dari awal. Hal ini membantu memastikan setiap pihak mengetahui tanggal berakhirnya kerja sama berdasarkan kesepakatan terbaru.

Beberapa kondisi yang dapat menyebabkan masa berlaku berubah meliputi:

• Pekerjaan atau proyek belum selesai sesuai jadwal.
• Para pihak sepakat melanjutkan kerja sama.
• Tahapan pekerjaan membutuhkan waktu tambahan.
• Jadwal pelaksanaan perlu disesuaikan.

2. Ketika Nilai atau Harga dalam Perjanjian Berubah

Nilai transaksi atau harga juga dapat berubah selama perjanjian masih berjalan. Perubahan tersebut dapat terjadi karena adanya pekerjaan tambahan, penyesuaian biaya, atau kesepakatan baru antara para pihak.

Apabila perubahan memengaruhi nilai yang tercantum dalam kontrak, adendum dapat digunakan untuk mencatat nilai terbaru secara tertulis. Hal ini juga membantu tim administrasi dan keuangan menggunakan acuan yang sama.

Perubahan dapat berupa:

• Penambahan atau pengurangan nilai kontrak.
• Perubahan harga barang atau jasa.
• Penyesuaian biaya.
• Perubahan komponen atau mekanisme pembayaran.

3. Ketika Ruang Lingkup Pekerjaan Berubah

Ruang lingkup pekerjaan dapat berkembang setelah suatu kerja sama mulai berjalan. Misalnya, pihak pengguna jasa meminta pekerjaan tambahan yang belum tercantum dalam perjanjian awal.

Perubahan seperti ini sebaiknya dicatat agar masing-masing pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai pekerjaan yang menjadi bagian dari kesepakatan terbaru.

Adendum dapat digunakan untuk mencatat:

• Penambahan atau pengurangan pekerjaan.
• Perubahan spesifikasi barang atau jasa.
• Perubahan target pekerjaan.
• Penyesuaian tanggung jawab masing-masing pihak.

Dokumentasi yang jelas juga membantu mengurangi potensi perbedaan pemahaman mengenai tanggung jawab para pihak.

4. Ketika Hak dan Kewajiban Para Pihak Berubah

Adendum juga dapat dibuat ketika terdapat perubahan terhadap hak atau kewajiban yang telah disepakati. Misalnya, terdapat penyesuaian tanggung jawab, perubahan hak pembayaran, atau mekanisme pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa perubahan yang dapat dituangkan dalam adendum, antara lain:

• Penyesuaian tanggung jawab pekerjaan.
• Perubahan kewajiban penyedia atau penerima jasa.
• Perubahan hak atas pembayaran.
• Penyesuaian mekanisme pelaksanaan kerja sama.

Dengan mencatat perubahan tersebut dalam dokumen resmi, setiap pihak memiliki referensi yang sama mengenai tanggung jawab berdasarkan kesepakatan terbaru.

Baca Juga: Apa Perbedaan Perjanjian dan Kontrak?

5. Ketika Ada Ketentuan Baru yang Perlu Ditambahkan

Adendum tidak hanya digunakan untuk mengganti ketentuan yang sudah ada. Dokumen ini juga dapat digunakan ketika para pihak perlu menambahkan ketentuan baru yang sebelumnya belum tercantum dalam perjanjian.

Kebutuhan tersebut dapat muncul setelah kerja sama berjalan dan ditemukan hal-hal yang perlu diatur secara lebih spesifik. Daripada hanya disampaikan melalui komunikasi informal, kesepakatan baru dapat dituangkan dalam adendum agar terdokumentasi dengan lebih jelas.

Ketentuan tambahan dapat berupa:

• Prosedur pelaksanaan tertentu.
• Kewajiban baru bagi salah satu pihak.
• Ketentuan administratif.
• Mekanisme pembayaran tambahan.
• Ketentuan lain yang diperlukan untuk mendukung kerja sama.

6. Ketika Informasi dalam Perjanjian Mengalami Perubahan

Perubahan tidak selalu berkaitan dengan substansi utama kontrak. Informasi administratif yang tercantum dalam perjanjian juga dapat berubah selama masa kerja sama.

Misalnya, perusahaan pindah alamat atau terdapat perubahan informasi rekening pembayaran. Apabila informasi tersebut tercantum dalam perjanjian dan perlu diperbarui, perubahan dapat dicatat melalui adendum.

Contohnya meliputi:

• Perubahan alamat perusahaan.
• Perubahan informasi rekening.
• Perubahan informasi kontak.
• Perubahan data administratif.
• Perubahan pihak yang berwenang dalam pelaksanaan perjanjian.

7. Ketika Ketentuan Perjanjian Perlu Disesuaikan dengan Kondisi Aktual

Kondisi yang terjadi selama pelaksanaan kerja sama terkadang berbeda dari situasi yang diperkirakan saat kontrak dibuat. Jika kondisi tersebut memerlukan perubahan terhadap ketentuan yang sudah disepakati, adendum dapat digunakan untuk mencatat penyesuaiannya.

Hal ini dapat terjadi ketika:

• Kebutuhan proyek berubah.
• Jadwal pekerjaan mengalami penyesuaian.
• Spesifikasi atau hasil pekerjaan berubah.
• Mekanisme kerja sama perlu disesuaikan.
• Muncul kondisi baru yang membutuhkan kesepakatan tambahan.

Dengan adanya dokumen perubahan, pihak yang berkepentingan tidak perlu mengandalkan komunikasi terpisah untuk mengetahui ketentuan terbaru.

8. Ketika Perubahan Disepakati setelah Perjanjian Ditandatangani

Pada dasarnya, adendum relevan ketika para pihak ingin mengubah atau menambahkan kesepakatan setelah perjanjian utama dibuat. Perubahan yang penting bagi pelaksanaan kerja sama sebaiknya memiliki dokumentasi yang jelas.

Mengandalkan percakapan, pesan singkat, atau komunikasi informal dapat membuat informasi tersebar di berbagai tempat. Kondisi tersebut berpotensi menyulitkan ketika perusahaan perlu memastikan kembali apa yang telah disepakati.

Perubahan yang sebaiknya didokumentasikan, antara lain:

• Penyesuaian nilai atau jangka waktu.
• Perubahan ruang lingkup pekerjaan.
• Perubahan hak dan kewajiban.
• Penambahan ketentuan baru.
• Kesepakatan lain yang memengaruhi pelaksanaan kontrak.

Apa yang Perlu Diperhatikan sebelum Membuat Adendum?

Sebelum membuat adendum, para pihak perlu memastikan bagian mana dari perjanjian yang berubah dan bagaimana perubahan tersebut memengaruhi ketentuan lainnya. Adendum sebaiknya menjelaskan perubahan secara spesifik agar tidak menimbulkan penafsiran berbeda.

Beberapa hal yang perlu diperiksa meliputi:

• Pasal atau ketentuan yang akan diubah.
• Isi perubahan yang telah disepakati.
• Tanggal mulai berlakunya perubahan.
• Dampak perubahan terhadap ketentuan lainnya.
• Pihak yang perlu menyetujui dan menandatangani adendum.

Setelah dibuat, adendum juga perlu disimpan bersama perjanjian utama agar hubungan antara dokumen awal dan perubahan tetap mudah ditelusuri.

Kelola Perjanjian dan Adendum dengan Lebih Teratur

Membuat adendum membantu memastikan perubahan kesepakatan terdokumentasi dengan jelas. Namun, perusahaan juga perlu memperhatikan proses penandatanganan dan pengelolaan dokumen setelah perubahan dibuat.

Ketika jumlah kontrak semakin banyak, perusahaan dapat memiliki banyak dokumen perjanjian dan adendum dengan versi yang berbeda. Tanpa pengelolaan yang rapi, tim berisiko kesulitan menemukan dokumen terbaru atau menggunakan dokumen yang sudah tidak sesuai.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa dokumen:

• Tersimpan bersama perjanjian utama.
• Memiliki versi yang mudah dibedakan.
• Memiliki riwayat perubahan yang dapat ditelusuri.
• Mudah ditemukan saat dibutuhkan.
• Hanya dapat digunakan oleh pihak yang berwenang.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Vinotek menyediakan solusi tanda tangan digital guna membantu perusahaan menandatangani perjanjian dan adendum secara lebih praktis.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek juga menyediakan time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan secara lebih terstruktur. Selain itu, tersedia alur persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan internal perusahaan.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Selain Perjanjian Kerja, Ini Jenis Kontrak yang Perlu Tanda Tangan agar Berkekuatan Hukum

FAQ Seputar Adendum Perjanjian

1. Apakah setiap perubahan perjanjian harus dibuatkan adendum?

Tidak selalu. Kebutuhannya bergantung pada jenis perubahan dan ketentuan dalam perjanjian. Namun, perubahan yang memengaruhi kesepakatan penting sebaiknya didokumentasikan secara tertulis.

2. Apakah adendum bisa digunakan untuk memperpanjang kontrak?

Bisa. Perpanjangan masa berlaku merupakan salah satu perubahan yang dapat dituangkan dalam adendum apabila telah disepakati oleh para pihak.

3. Apakah perubahan harga perlu dibuatkan adendum?

Apabila perubahan harga memengaruhi ketentuan dalam perjanjian, perubahan tersebut dapat dituangkan dalam adendum agar nilai terbaru tercatat dengan jelas.

4. Apakah adendum dapat mengubah lebih dari satu pasal?

Bisa. Beberapa perubahan dapat dicantumkan dalam satu adendum selama seluruh perubahan dijelaskan dengan jelas dan disepakati oleh pihak terkait.

5. Kapan lebih baik membuat perjanjian baru daripada adendum?

Apabila perubahan yang dilakukan sudah sangat luas dan sebagian besar isi perjanjian berubah, penyusunan perjanjian baru dapat menjadi pilihan yang lebih praktis.