Membubuhkan tanda tangan pada dokumen kini dapat dilakukan secara digital tanpa harus mencetak berkas terlebih dahulu. Dokumen seperti surat perjanjian, kontrak kerja, formulir, hingga dokumen perusahaan dapat ditandatangani secara online sehingga proses administrasi menjadi lebih praktis.

Meski lebih sederhana, proses penandatanganan tetap perlu dilakukan dengan benar. Mulai dari memastikan dokumen sudah final hingga memeriksa kembali hasil tanda tangan, setiap tahap penting untuk menghindari kesalahan.

Lantas, bagaimana cara membubuhkan tanda tangan yang benar pada dokumen digital?

1. Pastikan Dokumen Sudah Final

Sebelum membubuhkan tanda tangan, pastikan seluruh isi dokumen sudah sesuai dan tidak ada perubahan yang masih diperlukan. Menandatangani dokumen yang belum final dapat membuat proses harus diulang ketika terdapat revisi.

Beberapa informasi yang perlu diperiksa meliputi:

• Nama dan identitas pihak yang terlibat
• Isi perjanjian atau pernyataan
• Tanggal dan informasi penting lainnya
• Nominal atau ketentuan dalam dokumen
• Versi dokumen yang akan ditandatangani

Membaca kembali dokumen sebelum menandatangani membantu memastikan persetujuan diberikan pada berkas yang tepat.

2. Pilih Metode Tanda Tangan yang Sesuai

Dokumen digital dapat ditandatangani dengan beberapa metode. Salah satunya adalah menggunakan gambar tanda tangan, tetapi metode ini berbeda dengan tanda tangan elektronik yang dilakukan melalui sistem digital tertentu.

Untuk kebutuhan administrasi yang lebih terstruktur, tanda tangan elektronik dapat menjadi pilihan karena prosesnya dilakukan secara digital. Metode yang digunakan bisa disesuaikan dengan jenis berkas dan kebutuhan penandatanganan, di antaranya:

• Gambar tanda tangan pada dokumen
• Fitur tanda tangan pada aplikasi pengolah dokumen
• Layanan tanda tangan elektronik
• Platform penandatanganan digital khusus

3. Periksa Bagian yang Harus Ditandatangani

Setelah menentukan metode, periksa bagian dokumen yang membutuhkan tanda tangan. Langkah ini penting, terutama jika satu dokumen melibatkan beberapa pihak dengan kolom tanda tangan yang berbeda.

Pastikan nama penandatangan dan posisi tanda tangan sudah sesuai agar tidak terjadi kesalahan administratif. Hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Kolom tanda tangan sesuai dengan nama penandatangan
• Posisi tidak menutupi informasi penting
• Setiap pihak memiliki bagian tanda tangan yang jelas
• Tanggal penandatanganan sudah benar jika diperlukan

Baca Juga: Cara Membuat Tanda Tangan Keren secara Online

4. Bubuhkan Tanda Tangan pada Posisi yang Tepat

Setelah menemukan bagian yang sesuai, bubuhkan tanda tangan pada area yang telah disediakan. Pastikan ukurannya proporsional dan tidak mengganggu teks atau informasi lain dalam dokumen.

Pada dokumen digital, tanda tangan dapat ditempatkan menggunakan fitur yang tersedia pada platform penandatanganan. Periksa kembali posisinya sebelum proses diselesaikan.

Agar hasilnya tetap rapi, perhatikan beberapa hal berikut:

• Tempatkan tanda tangan pada area yang disediakan
• Pastikan ukurannya proporsional
• Jangan menutupi informasi penting
• Pastikan tanda tangan terlihat dengan jelas

5. Periksa Kembali setelah Ditandatangani

Tanda tangan sudah dibubuhkan bukan berarti proses selesai. Periksa kembali dokumen untuk memastikan tanda tangan muncul dengan benar dan tidak ada bagian penandatanganan yang terlewat.

Pemeriksaan ini juga penting untuk memastikan file yang akan dikirim merupakan versi terbaru. Sebelum dokumen dikirim, pastikan:

• Tanda tangan berada pada posisi yang benar
• Tidak ada bagian yang terlewat
• Informasi dalam dokumen tetap terlihat jelas
• File yang digunakan merupakan versi final

6. Simpan dan Kirim Dokumen dengan Aman

Setelah selesai, simpan dokumen di lokasi yang mudah ditemukan dan bagikan hanya kepada pihak yang berkepentingan. Dokumen yang telah ditandatangani dapat memuat informasi penting, sehingga pengelolaannya perlu dilakukan dengan baik.

Beberapa kebiasaan yang dapat diterapkan, yaitu:

• Simpan dokumen dalam folder khusus
• Gunakan nama file yang mudah dikenali
• Pastikan file yang dikirim merupakan versi final
• Batasi akses hanya kepada pihak yang berkepentingan
• Simpan salinan dokumen untuk kebutuhan arsip

Solusi Praktis Membubuhkan Tanda Tangan Digital dengan ViTEK

Membubuhkan tanda tangan digital dapat dilakukan tanpa mencetak dan memindai ulang dokumen. Salah satu layanan yang dapat digunakan adalah ViTEK, layanan tanda tangan digital tersertifikasi dari Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital, Vinotek juga dilengkapi dengan berbagai fitur untuk menyesuaikan kebutuhan dokumen dan alur kerja perusahaan, seperti:

• Variasi bentuk tanda tangan, mulai dari gambar dan QR Code hingga pembubuhan paraf untuk berbagai jenis dokumen.
• Bulk signing untuk menandatangani banyak dokumen digital sekaligus tanpa perlu membukanya satu per satu.
• Multi-step & hierarki approval untuk mengatur alur persetujuan dokumen sesuai struktur organisasi.
• Audit trail dan jejak digital yang mencatat aktivitas pada dokumen, termasuk waktu, pihak yang melakukan aktivitas, hingga lokasi geografis.
• Multi-user & role management untuk mengatur pengguna dan hak akses dalam tim.
• Integrasi API untuk menghubungkan layanan tanda tangan digital dengan sistem internal perusahaan, seperti ERP, CRM, atau HRIS.
• Opsi instalasi on-premise bagi perusahaan yang membutuhkan pengelolaan data secara lebih terkontrol.
• Post Quantum Cryptography (PQC) sebagai teknologi enkripsi generasi baru untuk menghadapi perkembangan ancaman keamanan digital.

Cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen digital dengan ViTEK pun sangat mudah, di mana hanya terdiri dari empat langkah sebagai berikut:

• Daftar dan Verifikasi Akun
  Buat akun di Vinotek, lengkapi data, lalu lakukan verifikasi identitas. Untuk kebutuhan bisnis, pendaftaran juga dapat dilakukan menggunakan akun badan usaha.
• Pilih Paket dan Atur Tim
  Pilih paket sesuai kebutuhan, kemudian atur anggota serta hak akses tim. Pengguna dapat menentukan pihak yang bisa melihat, mengelola, atau menandatangani dokumen.
• Unggah Dokumen PDF
  Unggah dokumen PDF yang akan ditandatangani, kemudian tentukan posisi tanda tangan atau paraf. Pengguna juga dapat menambahkan QR Code atau e-Meterai serta mengatur urutan penandatanganan.
• Bubuhkan Tanda Tangan dan Sahkan
  Bubuhkan tanda tangan digital pada bagian yang telah ditentukan, kemudian lakukan pengesahan menggunakan PIN dan OTP. Setelah selesai, dokumen dapat disimpan atau dikirim kepada pihak terkait.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Tanda Tangan PDF yang Praktis dan Aman untuk Dokumen Digital

FAQ Seputar Membubuhkan Tanda Tangan

1. Apa arti membubuhkan tanda tangan?

Membubuhkan tanda tangan berarti memberikan tanda tangan pada dokumen sebagai bentuk persetujuan, pengesahan, atau identitas pihak yang menandatangani.

2. Bagaimana cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen digital?

Tanda tangan dapat dibubuhkan secara digital menggunakan platform tanda tangan elektronik. Pengguna cukup mengunggah dokumen, menentukan posisi tanda tangan, lalu menyelesaikan proses pengesahan sesuai metode yang tersedia.

3. Di mana tanda tangan dibubuhkan pada dokumen?

Tanda tangan sebaiknya dibubuhkan pada kolom atau bagian yang sudah disediakan dalam dokumen. Pastikan posisinya tidak menutupi informasi penting.

4. Apakah bisa membubuhkan tanda tangan tanpa mencetak dokumen?

Bisa. Dengan tanda tangan elektronik, dokumen dapat ditandatangani secara digital tanpa perlu mencetak, menandatangani secara manual, dan memindai kembali.

5. Bagaimana cara membubuhkan tanda tangan digital dengan ViTEK?

Pengguna dapat mendaftar dan memverifikasi akun, memilih paket, mengunggah dokumen PDF, menentukan posisi tanda tangan, kemudian membubuhkan dan mengesahkannya menggunakan PIN dan OTP.