Dalam urusan administrasi dan bisnis, terkadang dokumen tidak dapat ditandatangani langsung oleh pihak yang seharusnya. Kondisi ini dapat terjadi ketika seseorang sedang berada di luar kota, memiliki kesibukan lain, atau memberikan kewenangan kepada pihak lain untuk mewakilinya.

Tanda tangan perwakilan dapat menjadi solusi dalam kondisi tersebut. Namun, prosesnya tidak berarti sekadar menggunakan atau menyalin tanda tangan orang lain. Perlu ada kewenangan yang jelas agar penandatanganan dapat dipertanggungjawabkan.

Lalu, bagaimana cara membuat tanda tangan perwakilan yang sah dan aman? Berikut tahapannya.

1. Pastikan Ada Kewenangan untuk Mewakili

Sebelum menandatangani dokumen, pastikan pihak yang menjadi perwakilan memang memiliki kewenangan. Kewenangan dapat diberikan melalui surat kuasa, jabatan tertentu, ketentuan internal perusahaan, atau dasar lain yang sesuai dengan kebutuhan.

Beberapa hal yang perlu dipastikan:

• Identitas pemberi dan penerima kewenangan.
• Dokumen atau tindakan yang boleh dilakukan.
• Batas kewenangan yang diberikan.
• Masa berlaku kewenangan, jika ada.

Langkah ini penting agar tidak terjadi kerancuan mengenai siapa yang berhak menandatangani dokumen.

2. Siapkan Dokumen atau Surat Kuasa

Jika diperlukan, siapkan dokumen yang menjadi dasar kewenangan. Surat kuasa dapat menjelaskan pihak yang memberikan kuasa, pihak yang menerima kuasa, serta tindakan yang boleh dilakukan.

Informasi yang dapat dicantumkan meliputi:

• Nama dan identitas pemberi kuasa.
• Nama dan identitas penerima kuasa.
• Jenis dokumen atau tindakan yang dikuasakan.
• Batas kewenangan.
• Periode berlakunya kuasa.
• Tanda tangan pemberi kuasa.

Pastikan formatnya disesuaikan dengan jenis dokumen dan kebutuhan yang berlaku.

3. Periksa Isi Dokumen

Sebelum ditandatangani, pihak yang menjadi perwakilan perlu membaca dokumen secara menyeluruh. Pastikan isi dokumen sesuai dengan kewenangan yang diberikan dan tidak ada informasi yang keliru.

Bagian yang perlu diperiksa, antara lain:

• Nama dan identitas para pihak.
• Tujuan dokumen.
• Nilai atau nominal transaksi, jika ada.
• Tanggal dokumen.
• Hak dan kewajiban para pihak.

Jika terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian, dokumen sebaiknya diperbaiki terlebih dahulu.

Baca Juga: Cara Menulis TTD Atas Nama yang Benar dan Sesuai Ketentuan

4. Cantumkan Kapasitas sebagai Perwakilan

Dokumen perlu menunjukkan bahwa penandatangan bertindak sebagai perwakilan, bukan sebagai pihak utama. Hal ini dapat dilakukan dengan mencantumkan identitas pihak yang diwakili, identitas perwakilan, jabatan, serta keterangan mengenai kewenangannya.

Perhatikan informasi berikut:

• Nama pihak yang diwakili.
• Nama pihak yang menandatangani.
• Jabatan atau kapasitas penandatangan.
• Keterangan bahwa penandatangan bertindak berdasarkan kuasa atau kewenangan.

Dengan begitu, pihak lain dapat memahami posisi orang yang menandatangani dokumen.

5. Gunakan Metode Penandatanganan yang Tepat

Setelah kewenangan dan dokumen siap, pilih metode penandatanganan yang sesuai. Dokumen fisik dapat ditandatangani secara manual, sedangkan dokumen digital dapat menggunakan tanda tangan digital untuk proses yang lebih praktis.

Dalam perusahaan, penandatanganan sering kali melibatkan beberapa pihak. Dokumen bisa perlu diperiksa staf, disetujui manajer, kemudian ditandatangani pimpinan. Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang dapat mengatur pengguna dan hak akses sesuai peran.

Vinotek pun menyediakan Virtual Teken (ViTEK), tanda tangan digital tersertifikasi yang dilengkapi dengan fitur Multi-User & Role Management yang memungkinkan perusahaan mengelola banyak pengguna sekaligus mengatur hak akses sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Sebaga Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek juga dilengkapi beberapa fitur lain, seperti:

• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur persetujuan bertingkat.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Audit Trail & Jejak Digital untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Berbagai bentuk tanda tangan digital sesuai kebutuhan dokumen.

Dengan VITEK, perusahaan dapat mengelola proses tanda tangan digital secara lebih terstruktur, termasuk menentukan siapa yang dapat mengakses, menyetujui, dan menandatangani dokumen.

6. Lakukan Penandatanganan Sesuai Kewenangan

Pada tahap ini, pihak yang telah menerima kewenangan dapat menandatangani dokumen sesuai kapasitasnya. Pastikan dokumen yang digunakan merupakan versi final dan penandatangan menggunakan akun atau sarana penandatanganannya sendiri.

Hal yang perlu diperhatikan:

• Dokumen sudah diperiksa dan disetujui.
• Kewenangan masih berlaku.
• Identitas penandatangan sesuai.
• Proses dilakukan sesuai alur yang ditetapkan.
• Kredensial penandatangan tidak dibagikan kepada orang lain.

7. Simpan Dokumen dan Bukti Kewenangan

Setelah ditandatangani, simpan dokumen beserta bukti yang menunjukkan kewenangan perwakilan. Pengarsipan ini penting apabila dokumen perlu diverifikasi di kemudian hari. Dokumen yang sebaiknya disimpan mencakup:

• Dokumen final.
• Surat kuasa atau bukti kewenangan.
• Dokumen pendukung.
• Bukti proses penandatanganan digital.
• Audit trail atau riwayat aktivitas.

Hindari Membuat Tanda Tangan Perwakilan secara Sembarangan

Tanda tangan perwakilan bukan berarti menyalin tanda tangan pihak lain. Proses harus didasarkan pada kewenangan yang jelas dan metode penandatanganan yang dapat dipertanggungjawabkan. Hindari:

• Menggunakan scan tanda tangan orang lain tanpa dasar kewenangan.
• Membagikan password atau PIN penandatanganan.
• Menandatangani dokumen di luar batas kuasa.
• Mengubah isi dokumen tanpa persetujuan.
• Mengabaikan bukti kewenangan dan riwayat penandatanganan.

Baca Juga: 5 Kesalahan dalam Menulis TTD Atas Nama yang Perlu Dihindari

FAQ Seputar Cara Membuat Tanda Tangan Perwakilan

1. Apa itu tanda tangan perwakilan?

Tanda tangan perwakilan adalah tanda tangan yang dilakukan seseorang untuk mewakili pihak lain berdasarkan kewenangan yang diberikan.

2. Bagaimana cara membuat tanda tangan perwakilan?

Pastikan kewenangan jelas, siapkan dokumen pendukung, cantumkan kapasitas sebagai perwakilan, lalu lakukan penandatanganan sesuai metode yang berlaku.

3. Apakah tanda tangan perwakilan sah?

Tanda tangan perwakilan dapat sah selama dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan dan memenuhi ketentuan yang berlaku pada dokumen tersebut.

4. Apakah tanda tangan perwakilan harus menggunakan surat kuasa?

Tidak selalu. Kebutuhan surat kuasa bergantung pada jenis dokumen dan dasar kewenangan yang diberikan.

5. Apakah tanda tangan perwakilan bisa dilakukan secara digital?

Bisa. Penandatanganan secara digital dapat dilakukan menggunakan layanan tanda tangan digital yang mendukung identifikasi, kewenangan, dan keamanan pengguna.