Dalam kegiatan administrasi dan bisnis, tidak semua dokumen bisa ditandatangani langsung oleh pihak yang berwenang. Pimpinan perusahaan, misalnya, dapat sedang berada di luar kota ketika dokumen perlu segera diproses. Dalam kondisi tersebut, tanda tangan perwakilan dapat menjadi solusi agar proses administrasi tetap berjalan.

Namun, tanda tangan perwakilan bukan berarti seseorang dapat menggunakan tanda tangan atau identitas pihak lain. Pihak yang bertindak sebagai perwakilan harus memiliki kewenangan yang jelas dan menandatangani dokumen menggunakan identitasnya sendiri.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Pihak yang memberikan kewenangan.
• Pihak yang menerima kewenangan.
• Dokumen atau tindakan yang dapat dilakukan.
• Dasar kewenangan yang dimiliki.
• Cara mencantumkan kapasitas penandatangan dalam dokumen.

Apa Itu Tanda Tangan Perwakilan?

Tanda tangan perwakilan adalah penandatanganan dokumen oleh seseorang yang bertindak untuk mewakili pihak lain berdasarkan kewenangan yang dimilikinya. Kewenangan tersebut dapat berasal dari jabatan, struktur organisasi, aturan internal, maupun pemberian kuasa.

Karena itu, tanda tangan perwakilan berbeda dengan menggunakan tanda tangan milik orang lain. Pihak yang menjadi perwakilan tetap membubuhkan tanda tangannya sendiri sebagai pihak yang diberi kewenangan.

Dasar kewenangan tersebut dapat berupa:

• Surat kuasa.
• Kewenangan berdasarkan jabatan.
• Penunjukan pejabat atau karyawan tertentu.
• Ketentuan internal perusahaan atau organisasi.

Kapan Tanda Tangan Perwakilan Boleh Dilakukan?

Tanda tangan perwakilan dapat digunakan ketika pihak yang memiliki kewenangan tidak melakukan penandatanganan secara langsung dan memberikan kewenangan kepada pihak lain. Situasi ini cukup umum dalam kegiatan perusahaan maupun administrasi.

Contohnya meliputi:

• Pimpinan perusahaan berhalangan hadir.
• Pejabat tertentu ditunjuk untuk mewakili organisasi.
• Seseorang memberikan kuasa untuk mengurus administrasi tertentu.
• Perusahaan memberikan kewenangan penandatanganan kepada karyawan atau pejabat tertentu.
• Dokumen membutuhkan persetujuan dari beberapa pihak dalam struktur organisasi.

Meski demikian, tidak semua dokumen dapat otomatis ditandatangani oleh perwakilan. Jenis dokumen dan aturan yang berlaku tetap perlu diperiksa terlebih dahulu.

Baca Juga: 5 Kesalahan dalam Menulis TTD Atas Nama yang Perlu Dihindari

Apa Syarat Tanda Tangan Perwakilan?

Syarat utama tanda tangan perwakilan adalah adanya kewenangan yang jelas dan dapat dibuktikan. Salah satu dokumen yang umum digunakan untuk menunjukkan kewenangan tersebut adalah surat kuasa.

Isi surat kuasa sebaiknya menjelaskan secara jelas pihak yang memberikan kuasa, penerima kuasa, serta tindakan yang diberikan. Beberapa informasi yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Identitas pemberi dan penerima kuasa.
• Ruang lingkup tindakan yang dikuasakan.
• Waktu dan tempat pemberian kuasa.
• Tanda tangan para pihak.
• Dokumen pendukung lain apabila diperlukan.

Semakin jelas kewenangan yang diberikan, semakin mudah pihak lain memastikan bahwa penandatangan memang berhak mewakili pihak terkait.

Bagaimana Format Tanda Tangan Perwakilan?

Penempatan tanda tangan juga perlu dibuat jelas agar pembaca dapat membedakan antara pihak yang memberikan kewenangan dan orang yang benar-benar menandatangani dokumen.

Dalam tata naskah tertentu, istilah seperti a.n. atau u.b. dapat digunakan sesuai konteks dan aturan yang berlaku. Format yang digunakan sebaiknya mengikuti ketentuan internal perusahaan atau lembaga.

Hal yang dapat diperhatikan, antara lain:

• Nama lengkap penandatangan.
• Jabatan penandatangan.
• Kapasitas sebagai pihak yang mewakili.
• Nama pihak yang diwakili apabila diperlukan.
• Dasar kewenangan jika dipersyaratkan.

Apakah Tanda Tangan Digital Bisa Digunakan untuk Perwakilan?

Digitalisasi memungkinkan dokumen ditandatangani tanpa harus mempertemukan seluruh pihak secara langsung. Namun, ketika digunakan untuk kebutuhan perwakilan, identitas dan kewenangan penandatangan tetap harus jelas.

Pihak yang mewakili sebaiknya menggunakan akun dan identitas tanda tangan elektronik miliknya sendiri, bukan kredensial milik pihak yang diwakili. Dengan demikian, pihak yang benar-benar melakukan penandatanganan tetap dapat diketahui.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Penandatangan menggunakan identitasnya sendiri.
• Penandatangan memiliki kewenangan yang sesuai.
• Hak akses pengguna disesuaikan dengan perannya.
• Alur persetujuan mengikuti struktur organisasi.
• Aktivitas dokumen dapat ditelusuri.

Bagi perusahaan yang melibatkan banyak pengguna, proses tanda tangan lebih mudah dikelola dengan sistem yang bisa mengatur pengguna, role, dan hak akses. Vinotek pun menghadirkan Virtual Teken (ViTEK), tanda tangan digital yang dilengkapi fitur Multi-User & Role Management untuk membantu perusahaan mengelola pengguna sesuai peran dan kewenangannya.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025, Vinotek juga mendukung Multi-step & Hierarki Approval, sehingga alur persetujuan dapat disesuaikan dengan struktur organisasi.

Fitur yang dapat mendukung kebutuhan perusahaan, antara lain:

• Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Multi-step & Hierarki Approval untuk persetujuan berjenjang.
• Audit Trail & Jejak Digital untuk mencatat aktivitas dokumen.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Integrasi API dengan sistem internal perusahaan.
• Cloud dan on-premise sesuai kebutuhan infrastruktur.

Dengan sistem tersebut, pihak yang menjadi perwakilan tetap dapat menandatangani menggunakan identitasnya sendiri, sementara perusahaan dapat mengatur kewenangan dan alur persetujuan secara lebih terstruktur.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Menulis TTD Atas Nama yang Benar dan Sesuai Ketentuan

FAQ Seputar Tanda Tangan Perwakilan

1. Apa itu tanda tangan perwakilan?

Tanda tangan perwakilan adalah tanda tangan yang dilakukan seseorang untuk mewakili pihak lain berdasarkan kewenangan yang sah.

2. Kapan tanda tangan perwakilan boleh dilakukan?

Tanda tangan perwakilan dapat dilakukan ketika pihak yang berwenang memberikan kuasa atau kewenangan kepada pihak lain untuk menandatangani dokumen tertentu.

3. Apakah tanda tangan perwakilan harus menggunakan surat kuasa?

Tidak selalu. Kebutuhannya bergantung pada jenis dokumen, sumber kewenangan, dan ketentuan yang berlaku.

4. Apakah tanda tangan digital bisa digunakan sebagai tanda tangan perwakilan?

Bisa. Pihak yang mewakili tetap perlu menggunakan identitas dan akun tanda tangan elektroniknya sendiri serta memiliki kewenangan yang sesuai.

5. Bagaimana cara mengelola tanda tangan perwakilan di perusahaan?

Perusahaan dapat menggunakan sistem tanda tangan digital dengan fitur Multi-User & Role Management untuk mengatur pengguna, hak akses, dan kewenangan berdasarkan peran masing-masing.