Dalam perusahaan, proses tanda tangan dokumen sering kali melibatkan banyak karyawan dengan kewenangan yang berbeda. Kontrak kerja, surat keputusan, perjanjian kerja sama, hingga dokumen keuangan dapat membutuhkan proses pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, dan penandatanganan oleh beberapa pihak.

Semakin banyak pengguna yang terlibat, semakin penting bagi perusahaan untuk mengatur akses setiap orang sesuai tugas dan tanggung jawabnya. Jika seluruh pengguna memiliki akses yang sama, pengelolaan dokumen dapat menjadi kurang terstruktur.

Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah Multi-User & Role Management, yaitu pengelolaan beberapa pengguna dengan pembagian role dan hak akses sesuai kebutuhan.

Mengapa Pengaturan Role Penting?

Tidak semua karyawan memiliki kewenangan yang sama dalam proses tanda tangan digital. Staf mungkin bertugas membuat dokumen, manager melakukan pemeriksaan, sedangkan pimpinan menjadi pihak yang menandatangani dokumen.

Dengan membedakan role, perusahaan dapat mengatur siapa yang dapat melakukan tindakan tertentu tanpa memberikan akses yang sama kepada seluruh pengguna.

Beberapa manfaat pengaturan role meliputi:

• Membatasi akses sesuai tanggung jawab, sehingga pengguna hanya dapat melakukan tindakan yang diperlukan.
• Mengurangi risiko kesalahan, karena tidak semua pengguna dapat mengakses atau memproses dokumen tertentu.
• Memudahkan administrasi pengguna, terutama ketika sistem digunakan oleh banyak karyawan.
• Meningkatkan akuntabilitas, karena aktivitas dapat dikaitkan dengan pengguna yang menjalankannya.
• Membantu menjaga keamanan dokumen, terutama untuk dokumen yang bersifat internal atau sensitif.

Bagaimana Cara Mengelola User dan Role?

Pengelolaan user dan role dilakukan dengan membagi pengguna berdasarkan fungsi mereka dalam proses dokumen. Dengan demikian, perusahaan dapat menentukan kewenangan masing-masing pengguna sejak awal.

Sebagai contoh, proses kontrak kerja dapat dimulai dari staf HR yang membuat dokumen, kemudian manager melakukan pemeriksaan, dan direktur memberikan tanda tangan digital. Ketiga pengguna tersebut tidak harus memiliki akses yang sama.

Pembagian role dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, seperti:

• Admin, mengelola pengguna, role, dan pengaturan sistem.
• Document Creator, membuat atau mengunggah dokumen.
• Approver, memeriksa dan memberikan persetujuan.
• Signer, membubuhkan tanda tangan digital.
• Viewer, melihat dokumen atau status proses sesuai kewenangannya.

Dengan pembagian tersebut, proses pengelolaan dokumen menjadi lebih terstruktur dan setiap pengguna dapat menjalankan tugas sesuai perannya.

Baca Juga: Solusi Tanda Tangan Massal Online untuk Perusahaan

Contoh Penerapan untuk Banyak Divisi

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan dari divisi HR, Finance, Legal, dan Procurement yang menggunakan sistem tanda tangan digital. Setiap divisi memiliki kebutuhan dokumen dan kewenangan yang berbeda.

Jika semua pengguna memiliki akses yang sama, administrator akan lebih sulit mengontrol siapa yang dapat melakukan tindakan tertentu. Sebaliknya, melalui Multi-User & Role Management, akses dapat disesuaikan dengan fungsi masing-masing.

Contohnya:

• HR dapat mengelola dokumen kontrak kerja.
• Finance dapat memproses dokumen yang berkaitan dengan keuangan.
• Legal dapat melakukan pemeriksaan atau approval.
• Pimpinan dapat berperan sebagai signer untuk dokumen yang membutuhkan kewenangan penandatanganan.
• Admin dapat mengelola akun dan akses pengguna.

Dengan cara ini, perusahaan dapat menyesuaikan pengelolaan pengguna dengan alur kerja yang sudah berjalan.

Apa Risikonya jika Semua User Memiliki Akses yang Sama?

Memberikan akses yang sama kepada seluruh pengguna mungkin terlihat praktis. Namun, ketika jumlah pengguna dan dokumen semakin banyak, cara ini dapat menyulitkan pengelolaan sistem.

Beberapa kendala yang dapat muncul, antara lain:

• Sulit menentukan kewenangan masing-masing pengguna.
• Risiko dokumen diproses oleh pihak yang tidak sesuai.
• Administrasi pengguna menjadi lebih rumit.
• Sulit menyesuaikan akses ketika karyawan berpindah divisi atau jabatan.
• Akses pengguna yang sudah tidak diperlukan dapat tetap terbuka.

Karena itu, pembagian role perlu menjadi bagian dari pengelolaan tanda tangan digital, khususnya bagi perusahaan dengan banyak pengguna.

Bagaimana Memulai Pengelolaan User dan Role?

Sebelum menentukan role, perusahaan perlu memahami alur dokumen dan pihak yang terlibat. Pengaturan akses sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan masing-masing pengguna.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:

• Identifikasi pengguna yang terlibat dalam proses dokumen.
• Petakan alur dokumen, mulai dari pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, hingga penandatanganan.
• Tentukan kebutuhan akses berdasarkan tugas dan tanggung jawab.
• Kelompokkan pengguna berdasarkan role agar pengelolaan lebih mudah.
• Tinjau akses secara berkala, terutama saat terjadi perubahan jabatan atau divisi.
• Cabut akses yang sudah tidak diperlukan untuk membantu menjaga keamanan sistem.

Kelola Banyak Pengguna dengan Virtual Teken (ViTEK)

Mengelola tanda tangan digital untuk banyak karyawan membutuhkan sistem yang tidak hanya mendukung proses penandatanganan, tetapi juga pengaturan pengguna dan hak akses seperti yang ditawarkan oleh Vinotek.

Melalui Virtual Teken (ViTEK), Vinotek menghadirkan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK dilengkapi fitur Multi-User & Role Management yang memungkinkan perusahaan mengelola tim melalui pengaturan pengguna dan hak akses yang fleksibel. Dengan fitur ini, perusahaan dapat menyesuaikan kewenangan pengguna berdasarkan role dan kebutuhan proses dokumen.

Dengan demikian, perusahaan dapat:

• Mengelola banyak pengguna dalam satu sistem.
• Mengatur hak akses berdasarkan role.
• Mendukung alur dokumen yang lebih terstruktur.
• Menyesuaikan kewenangan dengan kebutuhan masing-masing pengguna.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Panduan Memilih Bentuk Tanda Tangan Digital untuk Perusahaan

FAQ Seputar User dan Role dalam Tanda Tangan Digital

1. Apa itu User dan Role dalam tanda tangan digital?

User adalah pengguna sistem, sedangkan role menentukan hak akses dan kewenangan pengguna dalam proses tanda tangan digital.

2. Mengapa perlu mengatur role pengguna?

Pengaturan role membantu perusahaan membatasi akses sesuai tugas masing-masing, sehingga proses pengelolaan dokumen menjadi lebih aman dan terstruktur.

3. Apa saja contoh role dalam tanda tangan digital?

Beberapa role yang umum digunakan adalah admin, document creator, approver, signer, dan viewer. Pembagiannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

4. Apa manfaat Multi-User & Role Management?

Multi-User & Role Management membantu perusahaan mengelola banyak pengguna sekaligus mengatur hak akses berdasarkan role masing-masing.

5. Apakah tanda tangan digital bisa digunakan oleh banyak karyawan?

Ya. Sistem tanda tangan digital dengan fitur Multi-User & Role Management dapat digunakan untuk mengelola banyak pengguna dengan kewenangan yang berbeda.