Penggunaan tanda tangan elektronik semakin umum dalam aktivitas bisnis. Berbagai dokumen seperti kontrak kerja, surat keputusan, dokumen pengadaan, hingga perjanjian dengan klien dapat diproses secara digital tanpa perlu mencetak dokumen.

Namun, pengelolaan tanda tangan elektronik dapat menjadi lebih kompleks ketika digunakan oleh banyak divisi. Setiap divisi memiliki jenis dokumen, alur kerja, dan kewenangan yang berbeda. Karena itu, perusahaan membutuhkan pengelolaan pengguna dan hak akses yang terstruktur melalui Multi-User & Role Management.

Mengapa Tanda Tangan Elektronik Perlu Dikelola Berdasarkan Divisi?

Dalam perusahaan, tidak semua karyawan memiliki kewenangan yang sama untuk membuat, menyetujui, atau menandatangani dokumen. Misalnya, HR menangani kontrak kerja, Finance mengelola dokumen keuangan, sedangkan Procurement memproses dokumen pengadaan.

Jika seluruh pengguna memiliki akses yang sama, perusahaan akan lebih sulit mengatur kewenangan dan mengelola proses dokumen.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Setiap divisi memiliki jenis dokumen yang berbeda.
• Tidak semua karyawan memiliki kewenangan untuk menandatangani dokumen.
• Sebagian pengguna hanya perlu membuat atau mengirim dokumen.
• Pengguna tertentu membutuhkan kewenangan untuk melakukan persetujuan.
• Akses perlu disesuaikan ketika karyawan berpindah jabatan atau divisi.

Dengan pembagian yang tepat, proses tanda tangan elektronik dapat tetap terorganisir meskipun melibatkan banyak pengguna.

Apa Itu Multi-User & Role Management?

Multi-User & Role Management adalah kemampuan untuk mengelola banyak pengguna sekaligus mengatur kewenangan berdasarkan peran atau role masing-masing.

Dengan fitur ini, perusahaan tidak perlu memberikan akses yang sama kepada seluruh karyawan. Setiap pengguna dapat diberikan akses sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya.

Contohnya:

• Admin mengelola pengguna dan pengaturan sistem.
• Creator membuat atau mengunggah dokumen.
• Approver memberikan persetujuan.
• Signer membubuhkan tanda tangan elektronik.
• Viewer melihat dokumen atau status proses sesuai hak aksesnya.

Pembagian role membantu perusahaan membuat alur kerja yang lebih jelas sekaligus membatasi akses yang tidak diperlukan.

Baca Juga: Platform TTE untuk Perusahaan Besar: 8 Fitur Ini Wajib Ada!

Bagaimana Cara Mengelola Tanda Tangan Elektronik untuk Banyak Divisi?

Pengelolaan tanda tangan elektronik dapat dimulai dengan memetakan kebutuhan setiap divisi, menentukan role pengguna, kemudian mengatur alur dokumen sesuai kewenangan masing-masing.

1. Identifikasi Divisi dan Jenis Dokumen

Perusahaan perlu mengetahui divisi mana saja yang menggunakan tanda tangan elektronik dan dokumen yang mereka proses.

Contohnya:

• HR: kontrak kerja dan surat keputusan.
• Finance: dokumen administrasi dan keuangan.
• Legal: perjanjian dan dokumen hukum.
• Procurement: dokumen pengadaan dan kontrak vendor.
• Sales: kontrak dan perjanjian dengan pelanggan.

Pemetaan ini membantu menentukan pengguna yang membutuhkan akses terhadap setiap jenis dokumen.

2. Tentukan Role Setiap Pengguna

Tidak semua orang dalam satu divisi harus memiliki kewenangan yang sama. Staf dapat bertugas menyiapkan dokumen, sedangkan manajer memiliki kewenangan untuk melakukan persetujuan atau tanda tangan.

Pembagian role dapat membantu:

• Membatasi kewenangan sesuai tanggung jawab.
• Mengurangi akses yang tidak diperlukan.
• Memisahkan tugas pembuat, pemeriksa, dan penandatangan.
• Mempermudah administrator mengelola pengguna.
• Membuat alur persetujuan lebih terstruktur.

3. Atur Hak Akses Sesuai Kebutuhan

Setelah role ditentukan, perusahaan dapat menetapkan tindakan yang boleh dilakukan setiap pengguna. Misalnya, staf HR dapat membuat dan mengirim dokumen, tetapi kewenangan tanda tangan diberikan kepada pihak yang berwenang.

Hak akses dapat mencakup:

• Membuat atau mengunggah dokumen.
• Mengirim dokumen untuk ditandatangani.
• Melakukan persetujuan.
• Membubuhkan tanda tangan elektronik.
• Melihat dokumen dan status proses.
• Mengelola pengguna.

4. Buat Alur Tanda Tangan yang Jelas

Satu dokumen terkadang membutuhkan beberapa pihak dari divisi berbeda. Karena itu, alur tanda tangan perlu ditentukan sejak awal.

Contohnya, Staf → Manager → Legal → Direksi → Selesai. Dengan alur yang jelas seperti ini:

• Dokumen diproses oleh pihak yang tepat.
• Setiap pihak mengetahui tanggung jawabnya.
• Proses tanda tangan lebih mudah dipantau.
• Risiko dokumen berhenti di pihak yang salah dapat dikurangi.
• Proses lintas divisi menjadi lebih terstruktur.

5. Tinjau Akses Pengguna secara Berkala

Pengelolaan pengguna perlu diperbarui ketika terjadi perubahan dalam organisasi, seperti karyawan baru, perpindahan divisi, perubahan jabatan, atau karyawan yang keluar.

Beberapa hal yang dapat diperiksa, antara lain:

• Apakah role pengguna masih sesuai dengan jabatannya?
• Apakah ada pengguna yang memiliki akses lebih besar dari kebutuhannya?
• Apakah pengguna baru perlu diberikan akses?
• Apakah akses karyawan yang pindah divisi perlu diperbarui?
• Apakah akses karyawan yang sudah tidak berwenang perlu dicabut?

Apa Risiko jika Semua Divisi Menggunakan Akses yang Sama?

Memberikan akses yang sama kepada seluruh pengguna mungkin terlihat praktis, tetapi dapat menimbulkan masalah ketika jumlah pengguna dan dokumen semakin banyak.

Beberapa risiko yang dapat muncul, antara lain:

• Pengguna memiliki akses yang tidak sesuai dengan pekerjaannya.
• Sulit membedakan kewenangan antar pengguna.
• Risiko kesalahan dalam memproses dokumen meningkat.
• Pengelolaan akun menjadi lebih rumit ketika karyawan berpindah divisi.
• Administrator lebih sulit menjaga akses tetap sesuai dengan struktur organisasi.

Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan bukan hanya kemudahan tanda tangan elektronik, tetapi juga pengelolaan pengguna dan kewenangannya.

Bagaimana Vinotek Membantu Pengelolaan Tanda Tangan Elektronik?

Untuk mendukung kebutuhan perusahaan, Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi yang dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah secara hukum sesuai dengan UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK menyediakan berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan mengelola proses tanda tangan elektronik untuk banyak pengguna dan divisi, antara lain:

• Multi-User & Role Management untuk mengelola pengguna dan hak akses berdasarkan peran.
• Multi-step & Hierarki Approval untuk mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi.
• Audit Trail & Jejak Digital Lengkap untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Bulk Signing untuk menandatangani banyak dokumen dalam satu proses.
• Integrasi API Fleksibel untuk menghubungkan ViTEK dengan sistem internal seperti ERP, CRM, atau HRIS.
• Instalasi On-Premise bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar terhadap sistem dan data internal.

Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat mengelola proses tanda tangan elektronik lintas divisi secara lebih terstruktur tanpa harus memberikan akses yang sama kepada seluruh pengguna.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Cara Memilih Platform TTE Murah untuk Perusahaan Kecil

FAQ Seputar TTE untuk Banyak Divisi

1. Apa itu TTE untuk banyak divisi?

TTE untuk banyak divisi adalah penggunaan tanda tangan elektronik oleh beberapa bagian dalam perusahaan dengan hak akses dan alur kerja yang disesuaikan dengan peran masing-masing.

2. Mengapa perusahaan perlu mengatur role pengguna TTE?

Pengaturan role membantu menentukan siapa yang dapat membuat, menyetujui, mengirim, atau menandatangani dokumen sesuai kewenangannya.

3. Apakah semua karyawan bisa memiliki akses tanda tangan elektronik?

Tidak harus. Akses TTE dapat diberikan sesuai kebutuhan dan tanggung jawab masing-masing pengguna dalam perusahaan.

4. Bagaimana cara mengelola TTE antar divisi?

Perusahaan dapat memetakan jenis dokumen, menentukan role pengguna, mengatur hak akses, serta membuat alur persetujuan sesuai struktur organisasi.

5. Apakah TTE bisa digunakan untuk banyak pengguna?

Bisa. Sistem TTE dengan fitur Multi-User & Role Management memungkinkan perusahaan mengelola banyak pengguna dan mengatur akses berdasarkan role masing-masing.