Dalam berbagai dokumen bisnis, administrasi, maupun pemerintahan, sering ditemukan beberapa kolom tanda tangan dengan keterangan berbeda, seperti “Disetujui”, “Disahkan”, atau “Mengetahui”. Meski terlihat serupa, masing-masing memiliki fungsi dan konsekuensi yang berbeda.

Memahami perbedaan tanda tangan persetujuan dan pengesahan penting agar proses administrasi berjalan sesuai prosedur dan dokumen memiliki kekuatan yang jelas sesuai tujuan penggunaannya.

Kesalahan dalam menempatkan jenis tanda tangan dapat menyebabkan proses administrasi menjadi kurang efektif, bahkan berpotensi menimbulkan kebingungan mengenai pihak yang bertanggung jawab atas suatu keputusan.

Lantas, apa perbedaannya?

Apa Itu Tanda Tangan Persetujuan?

Tanda tangan persetujuan merupakan tanda tangan yang menunjukkan bahwa seseorang telah menyetujui isi, rencana, atau keputusan yang tertuang dalam suatu dokumen.

Umumnya, tanda tangan ini diberikan sebelum suatu kegiatan dilaksanakan atau sebelum dokumen diberlakukan. Dengan kata lain, tanda tangan persetujuan menjadi bukti bahwa pihak yang berwenang telah memberikan izin agar suatu proses dapat dilanjutkan.

Beberapa karakteristik tanda tangan persetujuan, antara lain:

• Menunjukkan adanya persetujuan terhadap isi dokumen.
• Menjadi bagian dari proses approval atau otorisasi.
• Biasanya dilakukan sebelum dokumen dijalankan atau diproses lebih lanjut.
• Dapat diberikan oleh atasan, manajer, kepala divisi, atau pihak yang memiliki kewenangan memberikan izin.

Contoh dokumen yang menggunakan tanda tangan persetujuan meliputi:

• Proposal kegiatan.
• Pengajuan anggaran.
• Surat cuti karyawan.
• Purchase Order (PO).
• Permohonan perjalanan dinas.
• Kontrak kerja sama sebelum ditandatangani seluruh pihak.

Apa Itu Tanda Tangan Pengesahan?

Berbeda dengan tanda tangan persetujuan, tanda tangan pengesahan berfungsi untuk mengesahkan atau menetapkan bahwa suatu dokumen telah resmi berlaku.

Artinya, dokumen tersebut telah melewati seluruh proses pemeriksaan dan siap digunakan sebagai dokumen resmi. Tanda tangan ini biasanya diberikan setelah semua tahapan persetujuan selesai dilakukan.

Beberapa ciri tanda tangan pengesahan, yaitu:

• Menandakan dokumen telah sah atau resmi diberlakukan.
• Biasanya diberikan setelah seluruh isi dokumen selesai dibuat.
• Menjadi bentuk legalisasi atau validasi akhir.
• Dilakukan oleh pejabat, pimpinan, direktur, atau pihak yang memiliki kewenangan mengesahkan dokumen.

Contoh penggunaannya dapat ditemukan pada:

• SOP perusahaan.
• Surat keputusan (SK).
• Peraturan internal.
• Laporan tahunan.
• Berita acara.
• Dokumen kebijakan perusahaan.

Baca Juga: Belum Punya Tanda Tangan? Mulai Belajar dari Sini!

Perbedaan Tanda Tangan Persetujuan dan Pengesahan

Meski sama-sama berbentuk tanda tangan, keduanya memiliki tujuan yang berbeda dalam alur administrasi. Berikut penjelasannya:

1. Tujuan

Tanda tangan persetujuan bertujuan untuk:

• Memberikan izin terhadap isi atau rencana yang terdapat dalam dokumen.
• Menunjukkan bahwa pihak terkait telah menyetujui suatu keputusan sebelum dijalankan.

Sementara itu, tanda tangan pengesahan bertujuan untuk:

• Menyatakan bahwa dokumen telah resmi berlaku.
• Menjadi validasi akhir sebelum dokumen digunakan secara formal.

2. Waktu Pemberian

Tanda tangan persetujuan:

• Dilakukan sebelum dokumen dijalankan.
• Menjadi bagian dari proses approval.

Tanda tangan pengesahan:

• Dilakukan setelah seluruh isi dokumen selesai.
• Menjadi tahap akhir dalam proses administrasi.

3. Fungsi dalam Proses Bisnis

Dalam praktiknya, kedua tanda tangan memiliki fungsi yang berbeda.

Tanda tangan persetujuan digunakan untuk:

• Memastikan suatu tindakan telah memperoleh izin.
• Mengendalikan proses bisnis sesuai kewenangan.
• Mengurangi risiko pengambilan keputusan secara sepihak.

Sedangkan tanda tangan pengesahan digunakan untuk:

• Menetapkan status resmi suatu dokumen.
• Memberikan legitimasi administratif.
• Menjadi dasar penggunaan dokumen secara formal.

4. Pihak yang Menandatangani

Tanda tangan persetujuan biasanya diberikan oleh:

• Supervisor.
• Manager.
• Kepala divisi.
• Project Manager.

Sedangkan tanda tangan pengesahan umumnya dilakukan oleh:

• Direktur.
• CEO.
• Kepala instansi.
• Pejabat yang memiliki kewenangan mengesahkan dokumen.

Apakah Satu Dokumen Bisa Memiliki Keduanya?

Ya. Dalam praktiknya, satu dokumen dapat memuat tanda tangan persetujuan sekaligus pengesahan.

Sebagai contoh, pada dokumen SOP perusahaan:

• Kepala departemen memberikan tanda tangan persetujuan karena isi SOP telah sesuai dengan kebutuhan operasional.
• Direktur kemudian memberikan tanda tangan pengesahan agar SOP resmi diberlakukan di seluruh perusahaan.

Contoh lainnya dapat ditemukan pada dokumen kontrak, proposal proyek, atau kebijakan internal yang harus melalui beberapa tahapan persetujuan sebelum akhirnya disahkan oleh pejabat yang berwenang.

Dengan adanya pembagian peran tersebut, proses administrasi menjadi lebih tertib karena setiap pihak memiliki tanggung jawab yang jelas.

Bisakah Tanda Tangan Persetujuan dan Pengesahan Dilakukan secara Digital?

Seiring berkembangnya transformasi digital, proses persetujuan maupun pengesahan tak lagi harus dilakukan menggunakan dokumen cetak. Kini, perusahaan bisa memanfaatkan tanda tangan elektronik untuk mempercepat proses approval tanpa mengurangi aspek keamanan maupun keabsahan dokumen.

Beberapa manfaat penggunaan tanda tangan elektronik, antara lain:

• Mempercepat proses persetujuan lintas divisi maupun lokasi.
• Mengurangi penggunaan kertas dan biaya pengiriman dokumen.
• Memudahkan pelacakan status dokumen secara real-time.
• Menyimpan riwayat waktu penandatanganan (timestamp).
• Membantu menjaga integritas dokumen agar tidak mudah diubah setelah ditandatangani.

Agar memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat, perusahaan disarankan menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi seperti Vinotek.

Melalui layanan tanda tangan elektronik Vinotek, perusahaan dapat mengelola proses persetujuan dan pengesahan dokumen secara lebih aman, efisien, dan sesuai kebutuhan bisnis, dengan berbagai keunggulan berikut:

• Integritas dokumen yang terjamin, karena setiap dokumen dilindungi dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, sehingga setiap aktivitas penandatanganan tercatat secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis (multi-level approval) yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan agar proses penandatanganan berjalan lebih terstruktur.
• Integrasi sistem yang mudah dengan ERP, HRIS, maupun aplikasi bisnis lainnya melalui API sehingga proses digitalisasi dapat dilakukan tanpa mengubah sistem yang sudah digunakan.
• Infrastruktur yang fleksibel, baik di-deploy pada cloud maupun on-premise, sehingga perusahaan dapat menyesuaikannya dengan kebijakan keamanan data.
• Keamanan berstandar internasional untuk melindungi data dan dokumen dari akses yang tidak sah sekaligus menjaga kerahasiaan informasi.

Dengan berbagai fitur tersebut, perusahaan tidak hanya dapat mempercepat proses administrasi, tetapi juga memastikan setiap tahapan persetujuan dan pengesahan terdokumentasi secara rapi, aman, dan mudah ditelusuri saat dibutuhkan.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Tips Menghindari Kesalahan dalam Penggunaan Tanda Tangan

Agar proses administrasi berjalan lebih efektif, perhatikan beberapa hal berikut:

• Tentukan dengan jelas siapa pihak yang berwenang memberikan persetujuan maupun pengesahan.
• Bedakan tahapan approval dan pengesahan dalam alur kerja perusahaan.
• Gunakan format dokumen yang konsisten agar tidak membingungkan para penandatangan.
• Terapkan sistem persetujuan digital untuk mempermudah pemantauan status dokumen.
• Simpan seluruh riwayat persetujuan dan pengesahan sebagai bagian dari audit trail.

Baca Juga: Kapan Waktu yang Tepat untuk Mulai Belajar Tanda Tangan?

FAQ Seputar Tanda Tangan Persetujuan vs Pengesahan

1. Apakah tanda tangan persetujuan sama dengan tanda tangan pengesahan?

Tidak. Tanda tangan persetujuan menunjukkan bahwa pihak berwenang telah menyetujui isi atau rencana dalam suatu dokumen, sedangkan tanda tangan pengesahan menyatakan bahwa dokumen telah resmi berlaku dan siap digunakan.

2. Apakah satu dokumen boleh memiliki tanda tangan persetujuan dan pengesahan sekaligus?

Ya. Banyak dokumen, seperti SOP, surat keputusan, atau kontrak kerja sama, memerlukan kedua jenis tanda tangan. Persetujuan diberikan terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan pengesahan sebagai tahap akhir.

3. Siapa yang berhak memberikan tanda tangan persetujuan dan pengesahan?

Tanda tangan persetujuan umumnya diberikan oleh atasan langsung, kepala divisi, atau manajer yang memiliki kewenangan menyetujui suatu proses. Sementara itu, tanda tangan pengesahan biasanya dilakukan oleh direktur, pimpinan perusahaan, atau pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen.

4. Apakah tanda tangan persetujuan dan pengesahan bisa dilakukan secara digital?

Bisa. Keduanya dapat dilakukan menggunakan tanda tangan elektronik, terutama tanda tangan elektronik tersertifikasi yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), sehingga proses persetujuan dan pengesahan menjadi lebih cepat, aman, dan terdokumentasi.

5. Apa manfaat menggunakan tanda tangan elektronik untuk proses persetujuan dan pengesahan?

Penggunaan tanda tangan elektronik membantu mempercepat proses approval, mengurangi penggunaan dokumen fisik, menyediakan audit trail dan timestamp, menjaga integritas dokumen, serta memudahkan proses penandatanganan meskipun para pihak berada di lokasi yang berbeda.