Perubahan sistem ke Coretax membawa penyesuaian dalam proses pembuatan e-Faktur, terutama pada aspek penandatanganan dokumen. Jika sebelumnya banyak perusahaan menggunakan sertifikat elektronik atas nama badan, kini penandatanganan dilakukan oleh orang pribadi yang ditunjuk, bukan lagi entitas perusahaan.

Hal ini sering menimbulkan pertanyaan di lapangan. Siapa sebenarnya yang berhak tanda tangan, dan sertifikat elektronik milik siapa yang digunakan?

Tidak Lagi Pakai Sertel Perusahaan

Dalam Coretax, tanda tangan e-Faktur tidak menggunakan sertifikat elektronik milik wajib pajak badan. Sebaliknya, sistem ini mewajibkan penggunaan identitas digital milik individu.

Mengacu pada PMK 81/2024, tanda tangan elektronik yang digunakan dalam Coretax dapat berupa:

• Sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik
• Kode otorisasi (passphrase) yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak

Artinya, meskipun e-Faktur diterbitkan atas nama perusahaan, proses penandatanganannya tetap melekat pada orang pribadi yang diberi wewenang.

Baca Juga: Apakah Klaim Dana BPJS Kesehatan Butuh Tanda Tangan? Ini Penjelasan untuk Faskes

Siapa yang Berhak Menandatangani e-Faktur?

Agar lebih jelas, berikut pihak-pihak yang dapat menjadi penandatangan e-Faktur di Coretax:

• Pengurus atau wakil wajib pajak badan
  Pihak yang memiliki kewenangan mengambil keputusan dalam perusahaan, termasuk yang tidak selalu tercantum di akta, sebagaimana diatur dalam UU KUP.
• Karyawan yang ditunjuk perusahaan
  Pegawai internal dapat diberi wewenang untuk menandatangani e-Faktur, menyesuaikan dengan kebutuhan operasional dan pembagian tugas di perusahaan.
• Kuasa wajib pajak (termasuk konsultan pajak)
  Perusahaan juga dapat menunjuk pihak eksternal yang memiliki kompetensi perpajakan untuk menjalankan kewajiban, termasuk penandatanganan dokumen.

Intinya, selama individu tersebut ditunjuk secara resmi dan memiliki akses dalam sistem Coretax, maka ia dapat menjadi penandatangan yang sah.

Sertifikat Elektronik Dipakai Milik Siapa?

Salah satu miskonsepsi yang paling sering terjadi adalah penggunaan sertel. Dalam Coretax, yang digunakan adalah:

• Sertifikat elektronik milik orang pribadi penandatangan, atau
• Kode otorisasi DJP atas nama individu tersebut

Bukan milik perusahaan.

Kode otorisasi ini biasanya diperoleh saat aktivasi akun Coretax, atau bisa diajukan melalui menu permohonan dalam sistem. Selain itu, pengguna juga dapat mendaftarkan sertifikat elektronik yang dimiliki untuk digunakan dalam proses penandatanganan.

Role dan Akses Harus Diatur di Sistem

Penunjukan saja tidak cukup. Agar seseorang bisa benar-benar menandatangani e-Faktur di Coretax, perlu ada pengaturan akses dalam sistem.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• PIC utama Coretax harus memberikan role penandatangan
• Nama penandatangan harus terdaftar dalam sistem
• Hak akses harus sesuai dengan fungsi yang dijalankan

Tanpa pengaturan ini, proses tanda tangan tidak akan bisa dilakukan meskipun secara jabatan sudah memenuhi syarat.

Gunakan Sertifikat Elektronik Resmi untuk Proses yang Lebih Aman

Untuk memastikan proses penandatanganan e-Faktur berjalan lancar, aman, dan sesuai ketentuan, penting untuk menggunakan sertifikat elektronik yang resmi seperti Vinotek.

Vinotek merupakan penyelenggara sertifikat elektronik Coretax yang secara resmi ditunjuk oleh Direktorat Jenderal Pajak melalui KMK No. 134/KM.3/2024. Dengan dukungan sistem yang terintegrasi dan standar keamanan tinggi, Vinotek membantu proses tanda tangan dokumen pajak menjadi lebih praktis dan terkelola.

Beberapa manfaat yang bisa didapatkan:

• Pengelolaan sertifikat elektronik lebih terpusat
• Keamanan data dan identitas penandatangan lebih terjamin
• Proses tanda tangan lebih cepat dan minim kendala teknis

Jika perusahaan Anda mulai beralih ke Coretax atau sering mengalami kendala dalam proses penandatanganan, menggunakan sertifikat elektronik dari Vinotek bisa menjadi langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi sekaligus kepatuhan pajak.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Segera hubungi Vinotek melalui WhatsApp di nomor 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Mau Ajukan Kredit Mobil, Adakah Dokumen yang Perlu Dilengkapi Tanda Tangan?

FAQ Seputar Tanda Tangan Dokumen e-Faktur di Coretax

1. Apakah e-Faktur di Coretax harus ditandatangani direktur?

Tidak harus. Penandatangan bisa direktur sebagai pengurus, tetapi juga bisa karyawan atau pihak lain yang ditunjuk secara resmi oleh perusahaan.

2. Apakah masih bisa pakai sertifikat elektronik atas nama perusahaan?

Tidak. Di Coretax, tanda tangan menggunakan sertifikat elektronik atau kode otorisasi milik orang pribadi yang ditunjuk sebagai penandatangan.

3. Siapa saja yang bisa ditunjuk sebagai penandatangan e-Faktur?

Bisa pengurus, karyawan internal, atau kuasa seperti konsultan pajak, selama memiliki kewenangan dan telah didaftarkan dalam sistem.

4. Bagaimana cara mendapatkan kode otorisasi untuk tanda tangan di Coretax?

Kode otorisasi dapat diperoleh saat aktivasi akun Coretax atau diajukan melalui menu permohonan di sistem yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.

5. Kenapa saya tidak bisa tanda tangan e-Faktur meskipun sudah ditunjuk?

Biasanya karena belum diberikan role atau akses oleh PIC utama di Coretax, atau sertifikat elektronik/kode otorisasi belum terdaftar dengan benar.