Digitalisasi membuat semakin banyak proses administrasi perusahaan dilakukan tanpa kertas. Dokumen yang sebelumnya harus dicetak, diberi stempel, dipindai, lalu dikirim kembali kini dapat diproses secara elektronik.

Salah satu solusi untuk mendukung proses tersebut adalah stempel digital perusahaan. Teknologi ini memungkinkan perusahaan membubuhkan identitas atau pengesahan perusahaan pada dokumen elektronik tanpa harus menggunakan stempel basah.

Namun, tidak semua dokumen memiliki kebutuhan yang sama. Karena itu, penting memahami jenis dokumen yang dapat menggunakan stempel digital serta hal yang perlu diperhatikan dalam penerapannya.

Lantas, dokumen perusahaan apa saja yang memerlukan stempel digital? Berikut penjelasan selengkapnya.

1. Surat dan Dokumen Administrasi Perusahaan

Surat menjadi salah satu dokumen yang paling sering dibuat dan dikirim oleh perusahaan. Ketika dokumen dibuat dalam format elektronik, penggunaan stempel digital dapat membantu mengurangi proses cetak dan scan.

Beberapa contohnya meliputi:

• Surat keterangan perusahaan.
• Surat pengantar.
• Surat pemberitahuan.
• Surat tugas.
• Surat kuasa perusahaan.
• Surat resmi untuk mitra.

Dengan proses digital, perusahaan dapat menyelesaikan administrasi tanpa harus mencetak dokumen hanya untuk membubuhkan stempel.

2. Dokumen Perjanjian dan Kontrak

Perusahaan juga dapat menggunakan stempel digital pada dokumen yang berkaitan dengan kerja sama atau hubungan bisnis. Kontrak dan perjanjian kini semakin sering diproses secara elektronik sehingga proses pemberian stempel juga dapat dilakukan secara digital sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Contohnya:

• Perjanjian kerja sama.
• Kontrak dengan vendor.
• Perjanjian dengan mitra bisnis.
• Surat perjanjian kerja.
• Memorandum of Understanding (MoU).
• Dokumen kerja sama lainnya.

Meski demikian, stempel digital tidak selalu menggantikan tanda tangan atau persyaratan hukum lain. Penggunaannya tetap perlu disesuaikan dengan karakteristik dan ketentuan masing-masing dokumen.

3. Dokumen Penawaran dan Pengadaan

Aktivitas pengadaan dapat melibatkan banyak dokumen yang harus dibuat, diperiksa, disetujui, dan dikirim kepada vendor atau calon mitra. Jika seluruh proses dilakukan secara digital, stempel digital dapat membantu mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.

Beberapa dokumen yang dapat menggunakan stempel digital, antara lain:

• Surat penawaran.
• Dokumen quotation.
• Purchase order tertentu.
• Dokumen administrasi vendor.
• Surat pernyataan perusahaan.
• Dokumen pendukung pengadaan.

Proses ini memungkinkan pertukaran dokumen berlangsung lebih cepat tanpa harus menunggu dokumen fisik dikirim untuk mendapatkan stempel.

Baca Juga: Kapan Harus Pakai TTE dan Kapan Cukup Stempel Digital?

4. Invoice dan Dokumen Transaksi

Aktivitas bisnis juga menghasilkan berbagai dokumen transaksi yang dapat dibuat dan dikirim dalam format elektronik. Pada dokumen tertentu, perusahaan dapat membutuhkan identitas atau stempel perusahaan sebagai bagian dari kebutuhan administratif.

Contohnya meliputi:

• Invoice perusahaan.
• Kwitansi.
• Surat jalan.
• Dokumen serah terima.
• Dokumen transaksi lainnya.

Perlu diperhatikan bahwa penggunaan stempel digital tidak otomatis membuat dokumen memenuhi seluruh persyaratan perpajakan atau ketentuan lainnya. Perusahaan tetap perlu memastikan persyaratan setiap dokumen telah terpenuhi.

5. Dokumen Sumber Daya Manusia

Administrasi HR juga semakin banyak dilakukan secara digital. Dokumen karyawan dapat dibuat, diproses, dan disimpan secara elektronik sehingga penggunaan stempel digital dapat membantu mempercepat proses administrasi tertentu.

Beberapa contohnya adalah:

• Surat keterangan kerja.
• Surat pengalaman kerja.
• Surat tugas.
• Surat keputusan perusahaan.
• Surat keterangan lainnya.
• Dokumen administrasi HR tertentu.

Hal ini terutama membantu perusahaan dengan sistem kerja hybrid atau remote karena proses administrasi tidak selalu membutuhkan kehadiran fisik pihak yang berwenang.

6. Dokumen yang Dikirim kepada Pihak Eksternal

Selain kebutuhan internal, perusahaan juga sering mengirim dokumen kepada pelanggan, vendor, mitra, atau pihak lainnya. Ketika dokumen tersebut dibuat secara elektronik, stempel digital dapat menjadi bagian dari workflow jika memang diperlukan.

Contohnya meliputi:

• Surat resmi kepada mitra.
• Surat keterangan kepada pelanggan.
• Dokumen kerja sama.
• Dokumen administrasi vendor.
• Dokumen pendukung layanan perusahaan.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi proses bolak-balik dokumen yang sebelumnya harus dicetak hanya untuk mendapatkan stempel.

Hal yang Perlu Diperhatikan sebelum Menggunakan Stempel Digital

Stempel digital bukan sekadar gambar stempel yang ditempelkan pada dokumen. Dalam pengelolaan dokumen elektronik, perusahaan juga perlu memperhatikan keamanan, kewenangan penggunaan, integritas, dan kemampuan verifikasi dokumen.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Tujuan dokumen, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal.
• Ketentuan yang berlaku, terutama untuk kontrak, perpajakan, pengadaan, dan dokumen hukum.
• Kewenangan pengguna, agar stempel hanya dapat digunakan oleh pihak yang berwenang.
• Keamanan dokumen, untuk mengurangi risiko perubahan atau penyalahgunaan.
• Kemudahan verifikasi, agar keaslian dokumen dapat diperiksa.
• Integrasi workflow, sehingga digitalisasi benar-benar mengurangi proses manual.

Gunakan Stempel Digital untuk Workflow Dokumen yang Lebih Efisien

Bagi perusahaan yang masih mengandalkan proses cetak, stempel, scan, dan kirim secara berulang, stempel digital dapat menjadi salah satu langkah untuk membuat workflow dokumen lebih praktis dan efisien.

Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah ViCAP (Virtual Cap) dari Vinotek. ViCAP merupakan stempel digital perusahaan tersertifikasi resmi yang dirancang untuk menggantikan stempel basah konvensional dengan solusi yang lebih aman, praktis, dan akuntabel.

Setiap stempel digital ViCAP memiliki proteksi kriptografi yang terikat pada dokumen PDF. Dengan mekanisme ini, stempel tidak sekadar menjadi gambar yang dapat disalin atau dipindahkan ke dokumen lain.

ViCAP juga menyediakan berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan stempel digital perusahaan, antara lain:

• Proteksi kriptografi anti-pemalsuan, dengan stempel yang terikat secara unik pada dokumen PDF.
• Verifikasi keaslian secara digital, tanpa pemeriksaan fisik secara manual.
• Perlindungan identitas perusahaan, dengan akses pembubuhan stempel bagi pihak yang memiliki otoritas.
• Bulk Stamping, untuk membubuhkan stempel pada ratusan dokumen sekaligus.
• Audit trail lengkap, yang mencatat identitas pengguna, timestamp, dan lokasi pembubuhan stempel.
• All-in-One Platform, yang menggabungkan stempel digital ViCAP, tanda tangan digital ViTEK, dan meterai elektronik ViMET dalam satu proses.

Dengan dukungan tersebut, ViCAP membantu perusahaan membangun workflow dokumen yang lebih efisien sekaligus memperkuat aspek keamanan, keaslian, akuntabilitas, dan non-repudiation pada dokumen elektronik.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Cara Membuat Cap Digital yang Aman dan Mudah Digunakan

FAQ Seputar Dokumen yang Butuh Stempel Digital

1. Apa saja dokumen yang membutuhkan stempel digital?

Stempel digital dapat digunakan pada surat perusahaan, kontrak, dokumen pengadaan, invoice, dokumen HR, dan dokumen resmi lainnya sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

2. Apakah invoice bisa menggunakan stempel digital?

Bisa. Invoice perusahaan dapat menggunakan stempel digital apabila diperlukan untuk kebutuhan administrasi atau prosedur internal perusahaan.

3. Apakah kontrak perusahaan bisa diberi stempel digital?

Bisa. Stempel digital dapat digunakan pada kontrak, perjanjian kerja sama, MoU, dan dokumen sejenis, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku.

4. Apakah stempel digital sama dengan scan stempel?

Tidak. Scan stempel merupakan gambar stempel fisik, sedangkan stempel digital perusahaan dapat dilengkapi mekanisme keamanan, autentikasi, dan verifikasi untuk melindungi dokumen elektronik.

5. Apa keuntungan menggunakan stempel digital pada dokumen?

Stempel digital membantu mengurangi proses cetak dan scan, mempercepat administrasi, serta mendukung keamanan dan pengelolaan dokumen perusahaan secara digital.