Digitalisasi dokumen membuat proses administrasi perusahaan menjadi lebih praktis. Dokumen yang sebelumnya harus dicetak, ditandatangani, diberi stempel, lalu dikirim secara fisik kini dapat diproses secara elektronik. Dalam proses tersebut, dua istilah yang sering digunakan adalah Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan stempel digital.

Meski sama-sama dapat digunakan pada dokumen elektronik, TTE dan stempel digital memiliki fungsi yang berbeda. TTE berkaitan dengan identitas dan persetujuan pihak yang menandatangani dokumen. Sementara itu, stempel digital umumnya digunakan sebagai representasi identitas atau atribut perusahaan.

Karena itu, memilih antara TTE dan stempel digital tidak cukup hanya dengan melihat tampilan dokumen. Perusahaan perlu mempertimbangkan jenis dokumen, tujuan penggunaannya, kebutuhan autentikasi, serta bagaimana dokumen tersebut akan diverifikasi.

Apa Itu TTE dan Stempel Digital?

TTE merupakan mekanisme elektronik yang digunakan untuk mengidentifikasi penanda tangan sekaligus menunjukkan persetujuannya terhadap informasi elektronik yang ditandatangani. TTE memiliki kekuatan hukum apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.

Sementara itu, istilah stempel digital dalam praktik dapat merujuk pada gambar atau representasi stempel perusahaan yang ditempelkan pada dokumen elektronik. Secara sederhana, perbedaannya dapat dilihat dari fungsi berikut:

• TTE: mengidentifikasi pihak yang menandatangani dan menunjukkan persetujuan terhadap dokumen.
• Stempel digital: umumnya berfungsi sebagai representasi identitas atau atribut perusahaan.

Kapan Harus Menggunakan TTE?

TTE lebih tepat digunakan ketika sebuah dokumen membutuhkan persetujuan atau pengesahan dari seseorang yang memiliki kewenangan. Misalnya, direktur, manajer, pejabat, atau pihak lain perlu memberikan persetujuan terhadap dokumen secara elektronik.

Fungsi TTE bukan sekadar membuat dokumen terlihat telah ditandatangani. TTE juga berkaitan dengan autentikasi identitas penanda tangan serta keutuhan informasi elektronik yang ditandatangani.

TTE dapat dipertimbangkan untuk dokumen seperti:

• Kontrak dan perjanjian elektronik.
• Surat keputusan atau surat resmi perusahaan.
• Dokumen yang membutuhkan tanda tangan pimpinan.
• Persetujuan atau dokumen bisnis yang diproses secara elektronik.
• Dokumen yang perlu menunjukkan pihak yang memberikan persetujuan.
• Dokumen yang perlu diverifikasi untuk memastikan tidak mengalami perubahan setelah ditandatangani.

Dengan demikian, gambar tanda tangan yang ditempelkan pada PDF tidak otomatis sama dengan TTE. TTE memiliki mekanisme yang memungkinkan identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen diverifikasi.

Baca Juga: Beda Merger, Akuisisi, dan Konsolidasi dalam Berbagai Aspek

Kapan Cukup Menggunakan Stempel Digital?

Stempel digital dapat digunakan ketika kebutuhan dokumen lebih berkaitan dengan identitas atau representasi perusahaan, bukan persetujuan personal dari seseorang.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menggunakan stempel digital sebagai bagian dari format surat resmi atau pelengkap administrasi sesuai kebijakan internal dan kebutuhan penerima dokumen.

Namun, perusahaan perlu berhati-hati agar tidak menganggap stempel digital sebagai pengganti TTE. Gambar stempel yang ditempelkan pada dokumen tidak otomatis dapat membuktikan siapa yang menyetujui dokumen atau apakah isinya berubah setelah stempel diberikan.

Stempel digital dapat dipertimbangkan ketika:

• Dokumen membutuhkan representasi identitas perusahaan.
• Stempel hanya digunakan sebagai pelengkap administrasi.
• Dokumen tidak membutuhkan autentikasi identitas penanda tangan.
• Penggunaannya sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.
• Penerima dokumen tidak mensyaratkan penggunaan TTE.

Jika dokumen membutuhkan autentikasi dan pembuktian yang lebih kuat, penggunaan stempel digital saja belum tentu cukup.

Apakah TTE dan Stempel Digital Bisa Digunakan Bersamaan?

TTE dan stempel digital tidak selalu harus diposisikan sebagai dua pilihan yang saling menggantikan. Dalam kondisi tertentu, keduanya dapat memiliki fungsi berbeda dan digunakan pada dokumen yang sama.

TTE dapat digunakan untuk menunjukkan persetujuan dari pihak yang berwenang, sedangkan elemen identitas perusahaan dapat digunakan sebagai pelengkap administrasi.

Sebelum menggunakan keduanya, perusahaan perlu melihat kebutuhan dokumen dengan mempertimbangkan:

• Apakah dokumen membutuhkan persetujuan individu?
• Apakah identitas penanda tangan harus dapat diverifikasi?
• Apakah dokumen berpotensi digunakan sebagai bukti di kemudian hari?
• Apakah perubahan isi dokumen setelah pengesahan perlu diketahui?
• Apakah penerima dokumen mensyaratkan TTE?
• Apakah stempel hanya digunakan sebagai identitas perusahaan?

Dengan memahami fungsi masing-masing, perusahaan dapat menghindari penggunaan teknologi yang tidak sesuai dengan kebutuhan dokumen.

Jangan Hanya Melihat Tampilan Dokumen

Dokumen yang memiliki gambar tanda tangan atau stempel belum tentu memiliki mekanisme keamanan yang memadai. Tampilan visual tidak selalu menunjukkan siapa yang memberikan persetujuan, bagaimana dokumen disahkan, atau apakah isinya berubah setelah proses tersebut.

Karena itu, perusahaan juga perlu memperhatikan kemampuan verifikasi dan autentikasi dokumen. Beberapa hal yang perlu dipastikan, antara lain:

• Identitas pihak yang menandatangani dapat diverifikasi.
• Metode pengesahan sesuai dengan kebutuhan dokumen.
• Perubahan terhadap dokumen setelah ditandatangani dapat diketahui.
• Dokumen dapat diverifikasi kembali ketika dibutuhkan.
• Penggunaan TTE atau stempel sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Semakin tinggi kebutuhan terhadap autentikasi dan pembuktian, semakin penting menggunakan mekanisme elektronik yang memang dirancang untuk tujuan tersebut.

Solusi TTE dan Stempel Digital dari Vinotek

Memilih TTE atau stempel digital merupakan salah satu bagian dari digitalisasi dokumen. Setelah dokumen dibuat dan disahkan, perusahaan juga perlu memastikan bahwa dokumen tersebut tetap autentik, terlindungi, dan dapat diverifikasi ketika dibutuhkan.

Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Vinotek menyediakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi melalui ViTEK dan stempel digital perusahaan melalui ViCAP (Virtual Cap). Keduanya dapat digunakan untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih aman, praktis, dan terintegrasi.

ViTEK menyediakan TTE resmi tersertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), sedangkan ViCAP dilengkapi mekanisme keamanan sehingga stempel digital tidak sekadar menjadi gambar yang ditempelkan pada dokumen.

Beberapa keunggulan ViTEK dan ViCAP meliputi:

• Perlindungan kriptografi: stempel digital ViCAP terikat pada dokumen PDF melalui mekanisme kriptografi.
• Verifikasi keaslian: keaslian stempel dapat diverifikasi secara digital tanpa pemeriksaan fisik secara manual.
• Perlindungan identitas perusahaan: akses dapat diberikan kepada pihak yang memiliki otoritas untuk mengurangi risiko penyalahgunaan identitas resmi perusahaan.
• Integritas dokumen: mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi membantu mendeteksi perubahan setelah proses penandatanganan.
• Audit trail: aktivitas penggunaan dapat tercatat, termasuk identitas pengguna, timestamp, dan lokasi, sehingga proses dapat ditelusuri kembali.
• Bulk stamping: pembubuhan stempel digital dapat dilakukan pada banyak dokumen sekaligus untuk menghemat waktu.
• Integrasi sistem: solusi Vinotek dapat diintegrasikan dengan sistem internal perusahaan, seperti ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya melalui API.
• All-in-one platform: ViCAP dapat terintegrasi dengan ViTEK dan ViMET, sehingga perusahaan dapat menggunakan stempel digital, TTE, dan e-Meterai dalam satu platform tanpa perlu berpindah sistem.
• Infrastruktur fleksibel: solusi dapat di-deploy di cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan pengelolaan data dan kebijakan keamanan perusahaan.

Dengan menggunakan ViTEK untuk kebutuhan TTE dan ViCAP untuk stempel digital perusahaan, proses administrasi dokumen dapat dilakukan tanpa bergantung pada dokumen fisik, sekaligus tetap memperhatikan aspek keamanan dan verifikasi.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Konsolidasi dalam Bisnis: Pengertian, Proses & Contohnya

FAQ Seputar Penggunaan TTE vs Stempel Digital

1. Apakah TTE sama dengan stempel digital?

Tidak. TTE digunakan untuk mengidentifikasi penanda tangan dan menunjukkan persetujuannya terhadap informasi elektronik. Sementara itu, stempel digital umumnya berfungsi sebagai representasi identitas atau atribut perusahaan.

2. Apakah stempel digital bisa menggantikan TTE?

Tidak selalu. Jika dokumen membutuhkan identifikasi dan persetujuan seseorang, stempel digital tidak dapat dianggap sebagai pengganti TTE. Penggunaannya harus disesuaikan dengan kebutuhan dokumen dan ketentuan yang berlaku.

3. Apakah TTE memiliki kekuatan hukum?

Ya. TTE memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.

4. Apa perbedaan TTE dan segel elektronik?

TTE berfungsi untuk mengautentikasi penanda tangan dan menunjukkan persetujuannya terhadap dokumen. Sementara itu, segel elektronik berkaitan dengan badan usaha atau instansi dan digunakan untuk menjamin asal, integritas, serta keutuhan informasi atau dokumen elektronik.

5. Apakah dokumen yang sudah menggunakan TTE masih boleh diberi stempel digital?

Bisa, jika memang diperlukan untuk kebutuhan administratif atau sesuai kebijakan perusahaan. Namun, stempel digital tidak menggantikan fungsi TTE sehingga keduanya tetap perlu dipahami berdasarkan fungsi masing-masing.