Membeli rumah atau properti lainnya tidak hanya melibatkan proses pembayaran, tetapi juga sejumlah tahapan administrasi yang perlu dipahami oleh calon pembeli. Salah satunya adalah proses booking unit properti atau pemesanan unit sebelum transaksi berlanjut ke tahap berikutnya.

Dalam proses ini, calon pembeli biasanya perlu memilih unit yang diinginkan, mengisi booking form, dan membayar booking fee sebagai tanda keseriusan untuk melakukan pembelian. Setiap tahapan memiliki ketentuan yang perlu diperhatikan agar proses pemesanan berjalan lancar.

Lantas, bagaimana alur booking unit properti dari awal pemesanan hingga pembayaran? Simak tahapan berikut.

1. Pilih Properti dan Tentukan Unit yang Diinginkan

Tahap pertama adalah menentukan jenis dan unit properti yang ingin dibeli. Calon pembeli dapat mencari informasi melalui developer, agen properti, maupun platform pemasaran properti.

Sebelum menentukan pilihan, pastikan properti tersebut sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan finansial. Periksa juga informasi mengenai spesifikasi bangunan, lokasi, fasilitas, serta harga yang ditawarkan.

Jika sudah menemukan properti yang sesuai, calon pembeli dapat menghubungi pihak pemasaran untuk memastikan ketersediaan unit.

Beberapa informasi yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pemesanan meliputi:

• Ketersediaan unit: Memastikan unit yang diinginkan belum dipesan atau terjual.
• Harga properti: Mengetahui harga jual dan kemungkinan biaya tambahan.
• Spesifikasi unit: Memeriksa luas tanah, luas bangunan, jumlah kamar, dan fasilitas.
• Skema pembayaran: Memahami pilihan pembayaran, seperti tunai keras, tunai bertahap, atau Kredit Pemilikan Rumah (KPR).

Tahap ini penting agar calon pembeli memiliki gambaran yang jelas sebelum melanjutkan proses pemesanan.

2. Isi Booking Form Properti

Setelah menentukan unit yang ingin dibeli, calon pembeli biasanya diminta mengisi booking form properti atau formulir pemesanan. Dokumen ini digunakan untuk mencatat informasi pembeli dan unit yang akan dipesan.

Booking form menjadi bagian dari administrasi awal antara calon pembeli dan developer. Melalui formulir tersebut, informasi pemesanan dapat didokumentasikan sehingga memudahkan proses verifikasi dan tindak lanjut transaksi.

Umumnya, booking form properti memuat beberapa informasi berikut:

• Identitas calon pembeli: Nama lengkap, nomor identitas, alamat, dan informasi kontak.
• Informasi unit: Nomor unit, tipe properti, lokasi, dan spesifikasi yang dipilih.
• Informasi harga: Harga properti dan rincian biaya pemesanan.
• Skema pembayaran: Metode pembayaran yang dipilih calon pembeli.
• Ketentuan pemesanan: Informasi mengenai booking fee, masa berlaku pemesanan, dan ketentuan pembatalan.

Sebelum formulir diserahkan, calon pembeli perlu memeriksa kembali seluruh informasi yang dicantumkan. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan identitas, nomor unit, maupun informasi harga. Ketentuan pengembalian booking fee juga perlu dipahami sejak awal karena kebijakannya dapat berbeda pada setiap developer.

3. Lakukan Pembayaran Booking Fee

Setelah booking form diisi dan diverifikasi, tahap berikutnya adalah pembayaran booking fee atau biaya pemesanan. Pembayaran ini umumnya digunakan sebagai tanda keseriusan calon pembeli untuk melanjutkan proses pembelian unit properti.

Besaran booking fee dapat berbeda-beda, tergantung kebijakan developer dan jenis properti yang ditawarkan. Oleh karena itu, calon pembeli perlu memastikan nominal pembayaran, rekening tujuan, serta batas waktu pembayaran sebelum melakukan transfer.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembayaran booking fee, antara lain:

• Memastikan nominal pembayaran sesuai dengan informasi dari developer.
• Menggunakan rekening pembayaran resmi yang telah dikonfirmasi.
• Memperhatikan batas waktu pembayaran agar pemesanan tidak dibatalkan.
• Menyimpan bukti transfer sebagai dokumentasi transaksi.
• Memahami apakah booking fee dapat dikembalikan atau diperhitungkan sebagai bagian dari pembayaran berikutnya.

Setelah pembayaran dilakukan, calon pembeli sebaiknya meminta bukti penerimaan pembayaran dari developer. Dokumen tersebut dapat menjadi referensi apabila terdapat perbedaan informasi atau kendala administrasi di kemudian hari.

4. Dapatkan Konfirmasi dan Bukti Pemesanan Unit

Apabila pembayaran booking fee telah diterima, pihak developer biasanya memberikan konfirmasi pemesanan kepada calon pembeli. Konfirmasi ini menunjukkan bahwa proses booking telah tercatat dalam administrasi penjualan.

Bukti pemesanan dapat berupa kuitansi, surat konfirmasi, atau dokumen lain sesuai prosedur developer. Calon pembeli perlu memastikan bahwa informasi di dalamnya sesuai dengan pemesanan yang dilakukan.

Beberapa informasi yang perlu diperiksa meliputi:

• Nama calon pembeli sesuai identitas.
• Nomor dan tipe unit yang dipesan.
• Nominal booking fee yang telah dibayarkan.
• Tanggal pembayaran dan konfirmasi pemesanan.
• Ketentuan serta tahapan transaksi selanjutnya.

Seluruh dokumen pemesanan sebaiknya disimpan dengan baik. Jika tersedia dalam bentuk digital, calon pembeli juga dapat menyimpannya sebagai arsip cadangan agar lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

5. Lanjutkan Proses Pembayaran Properti

Setelah pemesanan dikonfirmasi, proses pembelian berlanjut ke tahap pembayaran sesuai skema yang telah disepakati. Tahapannya dapat berbeda bergantung pada metode pembayaran yang dipilih.

Jika menggunakan pembayaran tunai, pembeli perlu mengikuti jadwal pelunasan dari developer. Sementara itu, pembelian melalui KPR melibatkan proses pengajuan kredit kepada bank, termasuk pemeriksaan dokumen dan penilaian kelayakan calon debitur.

Beberapa tahapan yang mungkin dilakukan setelah booking unit, antara lain:

• Pembayaran uang muka (DP): Pembeli membayarkan uang muka sesuai ketentuan transaksi.
• Pengajuan KPR: Pembeli mengajukan pembiayaan kepada bank dan melengkapi dokumen yang diperlukan.
• Penandatanganan perjanjian: Pembeli melanjutkan proses perjanjian sesuai tahapan transaksi, termasuk Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJB) apabila relevan.
• Pelunasan pembayaran: Pembeli menyelesaikan kewajiban pembayaran sesuai skema yang disepakati.

Penting untuk dipahami bahwa booking form bukan pengganti perjanjian jual beli. Oleh karena itu, calon pembeli tetap perlu memperhatikan dokumen hukum dan persyaratan transaksi pada tahap berikutnya.

Mengapa Pengelolaan Booking Form Properti Perlu Diperhatikan?

Dalam proses penjualan properti, booking form menjadi salah satu dokumen administrasi yang memuat informasi penting mengenai pemesanan unit. Dokumen ini dibutuhkan oleh calon pembeli maupun developer untuk mendokumentasikan dan mengelola data pemesanan.

Apabila pencatatan dan persetujuan masih dilakukan secara manual, risiko kesalahan input, dokumen tercecer, hingga keterlambatan pencarian arsip dapat terjadi. Kondisi tersebut berpotensi menghambat administrasi, terutama ketika developer menangani banyak pemesanan dalam waktu bersamaan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, pengelolaan dokumen perlu dilakukan secara lebih terstruktur melalui beberapa langkah berikut:

• Menggunakan formulir digital: Mempermudah pencatatan informasi calon pembeli dan unit yang dipesan.
• Melakukan verifikasi data: Memastikan informasi dalam booking form sesuai dengan identitas dan kesepakatan transaksi.
• Menyimpan dokumen secara terpusat: Memudahkan tim terkait mengakses dan menemukan dokumen.
• Menerapkan pencadangan dokumen: Mengurangi risiko kehilangan arsip.
• Memanfaatkan tanda tangan digital: Mendukung proses persetujuan dokumen secara elektronik tanpa harus selalu mencetak dan mengirimkan dokumen fisik.

Salah satu solusi yang dapat dimanfaatkan developer adalah Virtual Teken (ViTEK), layanan tanda tangan digital dari Vinotek. ViTEK merupakan tanda tangan digital tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Komdigi untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah menurut hukum, sesuai UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.

ViTEK dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung kebutuhan administrasi perusahaan, termasuk bisnis properti. Beberapa di antaranya adalah:

• Multi-step & Hierarki Approval: Mengatur alur persetujuan dokumen berdasarkan struktur organisasi, mulai dari staf hingga direktur.
• Bulk Signing: Menandatangani ratusan dokumen digital sekaligus dalam satu kali proses tanpa perlu membuka file satu per satu.
• Audit Trail & Jejak Digital: Mencatat aktivitas dokumen secara otomatis dan real-time, termasuk waktu, pihak yang melakukan aktivitas, serta lokasi geografis.
• Multi-User & Role Management: Mengatur pengguna dan hak akses secara fleksibel sesuai kebutuhan tim.
• Integrasi API Fleksibel: Menghubungkan sistem internal perusahaan, seperti ERP, CRM, dan HRIS, dengan modul tanda tangan digital ViTEK.
• Instalasi On-Premise: Memberikan opsi instalasi di lingkungan perusahaan agar organisasi memiliki kontrol lebih besar terhadap data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC): Menggunakan teknologi enkripsi generasi berikutnya yang dirancang untuk meningkatkan ketahanan terhadap ancaman peretasan komputasi kuantum.

Dengan berbagai fitur tersebut, ViTEK dapat membantu developer menyederhanakan proses persetujuan booking form dan dokumen administrasi lainnya. Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

FAQ Seputar Alur Booking Unit Properti

1. Apa yang dimaksud dengan booking unit properti?

Booking unit properti adalah proses pemesanan unit oleh calon pembeli kepada developer atau penjual sebelum melanjutkan transaksi pembelian.

2. Apa saja tahapan booking unit properti?

Tahapannya meliputi pemilihan unit, pengisian booking form, pembayaran booking fee, penerimaan konfirmasi pemesanan, hingga proses pembayaran dan penyelesaian dokumen transaksi.

3. Apa fungsi booking form properti?

Booking form berfungsi untuk mencatat identitas pembeli, informasi unit yang dipesan, harga, skema pembayaran, serta ketentuan pemesanan.

4. Apakah booking fee properti bisa dikembalikan?

Pengembalian booking fee bergantung pada kebijakan developer dan kesepakatan pemesanan. Karena itu, calon pembeli perlu memahami ketentuan pembatalan sebelum membayar.

5. Apakah booking form properti bisa ditandatangani secara digital?

Ya. Booking form dapat ditandatangani secara elektronik menggunakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE, seperti Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek, sesuai ketentuan hukum yang berlaku.