Agen dan broker properti tidak hanya berperan mempertemukan penjual dengan calon pembeli. Dalam proses jual beli, keduanya juga dapat membantu menyiapkan, mengumpulkan, dan meneruskan berbagai dokumen yang dibutuhkan sejak tahap awal hingga transaksi berlangsung.

Jenis dokumen dapat berbeda tergantung jenis properti, kesepakatan para pihak, dan tahapan transaksi. Ada dokumen untuk memberikan informasi mengenai properti, mencatat kesepakatan, hingga mendukung proses jual beli secara formal.

Memahami dokumen dari agen dan broker properti membantu calon pembeli maupun penjual mengetahui fungsi setiap dokumen dan memastikan kelengkapan administrasi selama transaksi.

Lantas, dokumen apa saja yang harus diterbitkan oleh agen dan broker dalam transaksi jual beli properti? Berikut penjelasannya.

1. Property Listing atau Dokumen Informasi Properti

Dokumen yang biasanya diterima calon pembeli pada tahap awal adalah property listing. Dokumen ini memberikan gambaran mengenai properti yang ditawarkan dan dapat berbentuk brosur, proposal, atau dokumen digital.

Informasi yang biasanya tercantum meliputi:

• Alamat atau lokasi properti.
• Luas tanah dan bangunan.
• Jenis dan kondisi properti.
• Harga jual.
• Fasilitas yang tersedia.
• Foto dan spesifikasi properti.

Property listing merupakan dokumen informasi awal, bukan bukti kepemilikan atau legalitas properti.

2. Booking Form

Ketika calon pembeli ingin memesan properti, agen atau broker dapat membantu proses tersebut melalui booking form. Dokumen ini mencatat informasi pemesanan dan ketentuan yang disepakati pada tahap awal.

Isi booking form dapat mencakup:

• Data calon pembeli.
• Informasi properti.
• Harga atau nilai transaksi.
• Jumlah booking fee, jika ada.
• Ketentuan pemesanan dan pembatalan.
• Masa berlaku pemesanan.

Calon pembeli sebaiknya membaca seluruh ketentuan sebelum menandatangani booking form.

3. Surat Penawaran atau Offer Letter

Calon pembeli bisa mengajukan harga atau persyaratan tertentu kepada penjual melalui surat penawaran. Agen atau broker dapat membantu menyampaikan dokumen tersebut sebagai bagian dari proses negosiasi.

Informasi yang dapat dicantumkan, antara lain:

• Identitas calon pembeli.
• Informasi properti.
• Harga yang ditawarkan.
• Rencana pembayaran.
• Ketentuan yang diajukan.
• Masa berlaku penawaran.

Surat penawaran belum tentu berarti transaksi telah final karena kedua pihak masih dapat melakukan negosiasi.

4. Surat Pernyataan

Dalam proses transaksi, agen atau broker juga dapat membantu menyiapkan atau meneruskan surat pernyataan sesuai kebutuhan para pihak. Dokumen ini bisa berupa:

• Surat pernyataan dari pembeli.
• Surat pernyataan dari penjual.
• Pernyataan kesanggupan memenuhi ketentuan transaksi.
• Pernyataan terkait kondisi atau informasi properti.
• Pernyataan lain berdasarkan kesepakatan.

Karena dapat menimbulkan konsekuensi bagi pihak yang menandatanganinya, isi surat perlu dipahami sebelum disetujui.

Baca Juga: Kapan Harus Pakai TTE dan Kapan Cukup Stempel Digital?

5. Surat Kesepakatan Awal

Setelah negosiasi mencapai kesepakatan, poin-poin yang telah disetujui bisa dituangkan dalam surat kesepakatan awal. Dokumen ini menjadi catatan tertulis sebelum transaksi memasuki tahap berikutnya.

Poin yang dapat dicantumkan meliputi:

• Identitas penjual dan pembeli.
• Identitas atau deskripsi properti.
• Harga jual.
• Skema pembayaran.
• Jadwal atau tahapan transaksi.
• Ketentuan uang muka.
• Kesepakatan lain antara kedua pihak.

Bentuk dan nama dokumen dapat berbeda sesuai praktik dan kesepakatan dalam transaksi.

6. Dokumen Identitas Penjual dan Pembeli

Agen atau broker dapat meminta dokumen identitas untuk kebutuhan administrasi dan pencocokan data pihak yang terlibat. Dokumen yang dapat diminta, antara lain:

• KTP.
• KK, apabila diperlukan.
• NPWP, apabila diperlukan.
• Dokumen identitas lain sesuai kebutuhan transaksi.

Karena mengandung data pribadi, dokumen identitas perlu disimpan dan dikelola dengan aman.

7. Dokumen Kepemilikan Properti

Calon pembeli juga perlu memperoleh informasi mengenai dokumen kepemilikan properti. Agen atau broker dapat membantu menunjukkan atau meneruskan dokumen yang diberikan pemilik atau pihak terkait.

Dokumen yang dapat diperiksa, antara lain:

• Sertifikat hak atas tanah atau dokumen kepemilikan yang relevan.
• Dokumen terkait bangunan.
• Dokumen pajak yang berkaitan dengan properti.
• Dokumen pendukung lain mengenai objek transaksi.

Agen atau broker tidak menerbitkan seluruh dokumen tersebut. Dalam banyak kasus, mereka membantu mengumpulkan atau meneruskan dokumen dari pemilik, pengembang, atau pihak terkait.

8. Dokumen Perjanjian Jual Beli dan Bukti Pembayaran

Setelah kesepakatan tercapai, transaksi dapat memasuki tahap pembuatan dokumen jual beli yang lebih formal. Agen atau broker dapat membantu koordinasi antara penjual, pembeli, dan pihak profesional yang menangani proses legal.

Dokumen yang dapat muncul meliputi:

• Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJB), apabila digunakan.
• Akta Jual Beli (AJB).
• Dokumen pendukung peralihan hak.
• Bukti pembayaran booking fee.
• Bukti pembayaran uang muka.
• Bukti pelunasan.
• Bukti pembayaran lain sesuai kesepakatan.

Untuk dokumen yang memiliki fungsi hukum tertentu, pembuatannya perlu melibatkan pihak yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku.

Kelola Dokumen Properti secara Digital dengan Vinotek

Banyaknya dokumen dalam transaksi properti membuat proses pertukaran dan penandatanganan menjadi kurang efisien jika masih dilakukan secara manual. Karena itu, Vinotek menghadirkan solusi berupa tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek bisa menjaga keamanan dokumen dengan dukungan dari berbagai fitur berikut:

• Integritas dokumen dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebutuhan perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel melalui cloud maupun on-premise.
• Integrasi API dengan sistem internal seperti ERP dan HRIS.
• Keamanan berstandar internasional untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Perbedaan TTE vs Stempel Digital untuk Dokumen

FAQ Seputar Dokumen Agen dan Broker Properti

1. Apa saja dokumen dari agen dan broker properti?

Dokumen yang umum meliputi property listing, booking form, surat penawaran, surat pernyataan, kesepakatan awal, dokumen identitas, dan dokumen pendukung transaksi.

2. Apa fungsi booking form properti?

Booking form digunakan untuk mencatat pemesanan properti, data calon pembeli, serta ketentuan seperti booking fee dan pembatalan.

3. Apakah agen properti memberikan dokumen kepemilikan?

Agen atau broker dapat membantu menunjukkan atau meneruskan dokumen kepemilikan dari pemilik atau pihak terkait, tetapi tidak menerbitkan dokumen tersebut.

4. Apa itu surat penawaran properti?

Surat penawaran adalah dokumen yang berisi harga atau ketentuan yang diajukan calon pembeli kepada penjual sebelum mencapai kesepakatan.

5. Apakah dokumen agen properti bisa ditandatangani secara digital?

Ya, dokumen tertentu dapat ditandatangani secara digital sesuai ketentuan yang berlaku, sehingga proses persetujuan dapat dilakukan lebih praktis.