Masih banyak orang menganggap TTD elektronik sama dengan scan tanda tangan. Padahal, keduanya memiliki fungsi, cara kerja, tingkat keamanan, hingga kekuatan hukum yang berbeda.

Kesalahpahaman ini sering terjadi karena keduanya sama-sama digunakan untuk menandatangani dokumen digital. Akibatnya, tidak sedikit individu maupun perusahaan yang masih menggunakan hasil scan tanda tangan untuk kontrak, surat perjanjian, hingga dokumen bisnis penting. Padahal, cara tersebut memiliki risiko penyalahgunaan yang jauh lebih tinggi dibandingkan menggunakan TTD elektronik.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan TTD elektronik dan scan tanda tangan? Simak penjelasannya berikut.

Apa Itu TTD Elektronik?

TTD elektronik adalah tanda tangan dalam bentuk elektronik yang digunakan untuk memverifikasi identitas penandatangan sekaligus menjaga keaslian dan integritas dokumen digital.

Berbeda dengan sekadar gambar tanda tangan, TTD elektronik bekerja menggunakan teknologi kriptografi dan sertifikat elektronik sehingga setiap proses penandatanganan dapat diverifikasi.

Beberapa karakteristik TTD elektronik, antara lain:

• Memiliki keterkaitan dengan identitas penandatangan.
• Menggunakan sertifikat elektronik sebagai mekanisme autentikasi.
• Dapat mendeteksi apabila isi dokumen mengalami perubahan setelah ditandatangani.
• Memiliki jejak audit (audit trail) yang mencatat seluruh aktivitas penandatanganan.
• Dapat digunakan untuk mendukung proses bisnis yang serba digital.

Apa Itu Scan Tanda Tangan?

Scan tanda tangan merupakan gambar hasil pemindaian atau foto tanda tangan basah yang kemudian ditempelkan pada dokumen digital.

Metode ini memang praktis dan masih sering digunakan. Namun, secara teknis scan tanda tangan hanyalah sebuah gambar yang tidak memiliki sistem keamanan maupun mekanisme verifikasi identitas.

Karakteristik scan tanda tangan meliputi:

• Berupa file gambar seperti JPG, PNG, atau hasil scan.
• Mudah disalin dan ditempel ke dokumen lain.
• Tidak menggunakan sertifikat elektronik.
• Tidak dapat mendeteksi perubahan isi dokumen.
• Tidak memiliki riwayat atau bukti proses penandatanganan.

Baca Juga: TTD Digital untuk Bisnis vs Pribadi, Apa Bedanya?

Perbedaan TTD Elektronik dan Scan Tanda Tangan

Meski sama-sama digunakan pada dokumen digital, terdapat sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya.

Aspek	TTD Elektronik	Scan Tanda Tangan
Bentuk	Data elektronik yang dilindungi sistem keamanan	Gambar hasil scan atau foto
Verifikasi identitas	Ya	Tidak
Sertifikat elektronik	Ada	Tidak ada
Integritas dokumen	Terjaga	Tidak terjamin
Audit trail	Ada	Tidak ada
Risiko pemalsuan	Lebih rendah	Lebih tinggi
Cocok digunakan untuk	Dokumen bisnis, kontrak, administrasi digital	Dokumen nonformal atau kebutuhan visual

Mengapa Scan Tanda Tangan Lebih Berisiko?

Banyak orang menggunakan scan tanda tangan karena dianggap lebih mudah. Namun, metode ini memiliki sejumlah kelemahan yang dapat merugikan pemilik tanda tangan maupun perusahaan.

Beberapa risiko menggunakan scan tanda tangan, antara lain:

• Gambar tanda tangan dapat disalin tanpa sepengetahuan pemiliknya.
• Sulit membuktikan siapa yang benar-benar menandatangani dokumen.
• Isi dokumen masih dapat diubah setelah tanda tangan ditempel.
• Tidak memiliki mekanisme untuk mendeteksi manipulasi dokumen.
• Berpotensi menimbulkan sengketa apabila terjadi penyalahgunaan.

Karena alasan tersebut, semakin banyak organisasi yang beralih menggunakan TTD elektronik sebagai bagian dari transformasi digital.

Kapan Sebaiknya Menggunakan TTD Elektronik?

TTD elektronik direkomendasikan untuk dokumen yang memerlukan keamanan, keaslian, dan proses persetujuan yang dapat dipertanggungjawabkan, seperti:

• Kontrak kerja karyawan.
• Perjanjian kerja sama.
• Dokumen legal perusahaan.
• Purchase Order (PO).
• Invoice.
• Dokumen perpajakan.
• Dokumen HR.
• Persetujuan internal perusahaan.
• Dokumen yang ditandatangani secara jarak jauh.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, penting memilih penyedia layanan TTD elektronik yang telah memenuhi ketentuan peraturan yang berlaku. Salah satu platform yang patut dipertimbangkan adalah Vinotek.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek menawarkan sejumlah keunggulan, di antaranya:

• Integritas dokumen terjamin, melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, sehingga seluruh aktivitas penandatanganan tercatat dengan penanda waktu yang akurat dan mudah ditelusuri.
• Alur persetujuan berlapis, yang memudahkan perusahaan mengatur proses approval sesuai kebijakan internal.
• Integrasi API dengan sistem perusahaan, termasuk ERP, HRIS, maupun aplikasi bisnis lainnya sehingga proses penandatanganan menjadi lebih efisien.
• Pilihan deployment cloud maupun on-premise, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan pengelolaan data dengan kebijakan keamanan internal.
• Keamanan berstandar internasional, untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data maupun dokumen digital.

Dengan berbagai fitur tersebut, Vinotek dapat membantu perusahaan mempercepat proses bisnis tanpa mengorbankan keamanan dokumen. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Apakah Scan Tanda Tangan Masih Boleh Digunakan?

Scan tanda tangan masih dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu yang tidak memerlukan proses verifikasi identitas maupun tingkat keamanan tinggi.

Misalnya:

• Dokumen internal yang bersifat informatif.
• Materi presentasi.
• Contoh formulir.
• Dokumen visual yang tidak memiliki konsekuensi hukum.

Namun, apabila dokumen berkaitan dengan transaksi bisnis, kontrak, administrasi perusahaan, maupun dokumen penting lainnya, penggunaan TTD elektronik merupakan pilihan yang lebih aman.

Baca Juga: Cara Membuat TTD Digital yang Aman dan Tersertifikasi

FAQ Seputar TTD Elektronik vs Scan Tanda Tangan

1. Apakah scan tanda tangan sama dengan TTD elektronik?

Tidak. Scan tanda tangan hanya berupa gambar hasil pemindaian atau foto tanda tangan basah, sedangkan TTD elektronik menggunakan teknologi yang dapat memverifikasi identitas penandatangan dan menjaga keutuhan dokumen.

2. Mana yang lebih aman, TTD elektronik atau scan tanda tangan?

TTD elektronik lebih aman karena dilengkapi sertifikat elektronik, mekanisme kriptografi, serta audit trail yang membantu mendeteksi perubahan dokumen. Sebaliknya, scan tanda tangan lebih mudah disalin atau disalahgunakan.

3. Apakah scan tanda tangan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan TTD elektronik?

Tidak selalu. Scan tanda tangan tidak memiliki mekanisme verifikasi identitas maupun perlindungan terhadap perubahan dokumen. Sementara itu, TTD elektronik yang memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dapat digunakan sebagai alat autentikasi dalam transaksi elektronik.

4. Dokumen apa saja yang sebaiknya menggunakan TTD elektronik?

TTD elektronik ideal digunakan untuk dokumen penting, seperti kontrak kerja, perjanjian bisnis, invoice, purchase order (PO), dokumen perpajakan, dokumen HR, hingga surat persetujuan yang membutuhkan keamanan dan keaslian dokumen.

5. Bagaimana cara mendapatkan TTD elektronik yang aman?

Gunakan layanan dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Salah satunya adalah Vinotek, yang telah ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital sebagai PSrE melalui SK Nomor 35 Tahun 2025, sehingga dapat membantu proses penandatanganan dokumen digital yang lebih aman, efisien, dan tepercaya.