Transformasi digital membantu rumah sakit, klinik, dan fasilitas kesehatan mempercepat berbagai proses pelayanan maupun administrasi. Resep, rujukan, informed consent, hingga dokumen internal kini dapat dikelola secara digital.

Namun, digitalisasi juga menghadirkan tantangan baru. Proses yang sebelumnya dilakukan secara manual perlu diubah tanpa mengabaikan keamanan, keaslian dokumen, serta kebutuhan keterlacakan. Karena itu, fasilitas kesehatan membutuhkan solusi digital yang tidak hanya praktis, tetapi juga mampu menyesuaikan alur kerja yang kompleks.

Berikut beberapa tantangan digital fasilitas kesehatan yang perlu diperhatikan beserta solusinya.

1. Resep dan Rujukan Rentan Dipalsukan

Resep dan surat rujukan merupakan dokumen penting dalam pelayanan kesehatan. Jika masih menggunakan tanda tangan manual atau dokumen fisik, proses verifikasi keaslian dapat menjadi lebih sulit dan dokumen lebih mudah disalin.

Beberapa tantangan yang dapat muncul:

• Keaslian dokumen sulit diverifikasi secara cepat.
• Dokumen dapat disalin atau diteruskan kepada pihak yang tidak berwenang.
• Perubahan pada dokumen lebih sulit diketahui.
• Proses verifikasi dapat membutuhkan waktu tambahan.

Penggunaan tanda tangan digital tersertifikasi dapat membantu memastikan identitas penandatangan sekaligus mendukung integritas dokumen.

2. Persetujuan Tindakan Medis Masih Memakan Waktu

Proses informed consent melibatkan pasien, keluarga, dan tenaga medis. Ketika masih menggunakan dokumen fisik, proses persetujuan dapat tertunda karena dokumen harus disiapkan, dipindahkan, dan ditandatangani secara manual.

Kendala yang umum terjadi, antara lain:

• Pasien atau keluarga harus menunggu proses administrasi.
• Dokumen perlu berpindah antar pihak.
• Proses terhambat ketika pihak yang dibutuhkan tidak berada di lokasi.

Dengan informed consent secara digital, dokumen dapat dikirim dan ditandatangani melalui perangkat masing-masing sehingga proses persetujuan menjadi lebih praktis dan cepat.

3. Rekam Medis Rawan Hilang dan Sulit Diaudit

Rekam medis menyimpan informasi penting mengenai riwayat pelayanan pasien. Jika masih mengandalkan dokumen fisik, fasilitas kesehatan menghadapi risiko dokumen hilang, rusak, atau sulit ditemukan.

Beberapa masalah yang dapat terjadi:

• Pencarian dokumen membutuhkan waktu lebih lama.
• Dokumen berisiko hilang atau rusak.
• Riwayat aktivitas terhadap dokumen sulit ditelusuri.
• Proses audit menjadi lebih rumit.

Digitalisasi yang dilengkapi audit trail dapat membantu mencatat aktivitas pada dokumen sehingga riwayatnya lebih mudah ditelusuri.

Baca Juga: Layanan Kesehatan Butuh TTE? Ini Dasar Hukumnya!

4. Alur Persetujuan Berjenjang Tidak Efisien

Sejumlah dokumen perlu melewati beberapa tingkat persetujuan, mulai dari staf hingga pimpinan. Jika dilakukan secara manual, dokumen harus berpindah dari satu pihak ke pihak berikutnya.

Dampaknya:

• Persetujuan bergantung pada keberadaan pihak tertentu.
• Status dokumen sulit dipantau.
• Kesalahan urutan persetujuan dapat memperlambat proses.
• Pekerjaan administratif menjadi lebih banyak.

Fitur multi-step dan hierarki approval dapat mengatur alur dokumen sesuai struktur organisasi sehingga dokumen diteruskan kepada pihak yang tepat secara lebih terstruktur.

5. Tanda Tangan Digital Harus Dapat Dipertanggungjawabkan

Digitalisasi dokumen tidak cukup hanya dengan mengubah dokumen fisik menjadi file elektronik. Fasilitas kesehatan juga perlu memastikan tanda tangan yang digunakan memiliki mekanisme autentikasi dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hal yang perlu diperhatikan meliputi:

• Identitas penandatangan dapat diverifikasi.
• Integritas dokumen tetap terjaga.
• Perubahan pada dokumen dapat dideteksi.
• Layanan tanda tangan memenuhi ketentuan yang berlaku.

Karena itu, penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE resmi menjadi salah satu aspek penting dalam digitalisasi dokumen fasilitas kesehatan.

6. Banyak Dokumen Harus Ditandatangani

Fasilitas kesehatan dapat menangani banyak dokumen setiap hari. Menandatangani dokumen satu per satu tentu membutuhkan waktu, terutama bagi tenaga medis dan pengelola administrasi.

Solusinya adalah fitur bulk signing, yang memungkinkan pengguna menandatangani sejumlah dokumen sekaligus dalam satu proses. Cara ini dapat mengurangi pekerjaan berulang dan mempercepat administrasi.

7. Sistem Perlu Mendukung Banyak Pengguna dan Integrasi

Digitalisasi juga membutuhkan pengelolaan pengguna dan sistem yang baik. Dokter, staf, pimpinan, dan pengguna lain dapat memiliki peran serta hak akses yang berbeda.

Fitur yang dapat mendukung kebutuhan tersebut, antara lain:

• Multi-user & role management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API untuk menghubungkan sistem internal dengan modul tanda tangan digital.
• Instalasi on-premise bagi organisasi yang membutuhkan kontrol lebih besar terhadap infrastruktur dan data.

Atasi Tantangan Digital Fasilitas Kesehatan dengan ViTEK dari Vinotek

Untuk mengatasi masalah tersebut, Vinotek pun menghadirkan Virtual Teken (ViTEK) sebagai solusi tanda tangan digital yang siap membantu fasilitas kesehatan mendigitalisasi proses tanda tangan dan persetujuan dokumen.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek dilengkapi dengan berbagai  fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan fasilitas kesehatan, seperti:

• Variasi bentuk tanda tangan, mulai dari gambar, QR Code, hingga paraf.
• Bulk signing untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step & hierarki approval untuk mengatur alur persetujuan.
• Audit trail & jejak digital untuk mencatat aktivitas dokumen.
• Multi-user & role management untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API dengan sistem internal.
• Instalasi on-premise untuk kebutuhan kontrol data dan infrastruktur.
• Post Quantum Cryptography (PQC) sebagai teknologi kriptografi generasi baru.

Dengan dukungan tersebut, digitalisasi fasilitas kesehatan tidak sekadar mengurangi penggunaan kertas, tetapi juga membantu membangun proses administrasi yang lebih cepat, terstruktur, aman, dan mudah ditelusuri.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Kemenkes Terapkan Rekam Medis Elektronik, Butuh Tanda Tangan Digital!

FAQ Seputar Tantangan Digital Fasilitas Kesehatan

1. Apa saja tantangan digital fasilitas kesehatan?

Tantangan digital fasilitas kesehatan meliputi keamanan data, pengelolaan dokumen, proses persetujuan yang panjang, serta keterbatasan integrasi sistem.

2. Mengapa fasilitas kesehatan perlu melakukan digitalisasi?

Digitalisasi membantu fasilitas kesehatan meningkatkan efisiensi administrasi, mempercepat proses persetujuan, dan memudahkan pengelolaan serta penelusuran dokumen.

3. Bagaimana cara mengatasi tantangan digital fasilitas kesehatan?

Fasilitas kesehatan dapat menggunakan solusi digital dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi, alur persetujuan otomatis, audit trail, serta pengelolaan akses pengguna.

4. Apa manfaat tanda tangan digital bagi fasilitas kesehatan?

Tanda tangan digital membantu mempercepat penandatanganan dokumen, mengurangi penggunaan kertas, dan memudahkan verifikasi serta penelusuran dokumen.

5. Bagaimana ViTEK membantu digitalisasi fasilitas kesehatan?

ViTEK menyediakan solusi tanda tangan digital dengan fitur seperti bulk signing, multi-step approval, audit trail, multi-user management, dan integrasi API untuk mendukung kebutuhan digital fasilitas kesehatan.