Perkembangan transaksi digital membuat kebutuhan bisnis tak hanya berkaitan dengan metode pembayaran yang praktis. Setelah transaksi selesai, pelanggan juga membutuhkan bukti pembelian yang mudah diterima, disimpan, dan ditemukan kembali saat diperlukan. Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah tanda terima digital.

Berbeda dari tanda terima berbentuk kertas, tanda terima digital dibuat dan disampaikan dalam format elektronik. Pelanggan tidak perlu menyimpan dokumen fisik, sedangkan bisnis dapat mengurangi ketergantungan pada pencetakan dan penyimpanan dokumen secara manual.

Namun, tanda terima digital bukan sekadar mengubah struk kertas menjadi format elektronik. Ada sejumlah informasi penting yang perlu dicantumkan agar dokumen dapat berfungsi dengan baik sebagai bukti transaksi. Lantas, apa itu tanda terima digital, apa fungsinya, dan komponen apa saja yang perlu ada?

Apa Itu Tanda Terima Digital?

Tanda terima digital adalah bukti transaksi atau penerimaan yang dibuat dalam format elektronik dan dapat diberikan kepada pelanggan melalui media digital. Dokumen ini dapat memuat informasi mengenai pihak yang bertransaksi, rincian barang atau jasa, jumlah pembayaran, serta waktu transaksi.

Tanda terima digital dapat digunakan sebagai referensi ketika pelanggan maupun bisnis perlu memeriksa kembali detail transaksi. Selain itu, penggunaannya dapat menjadi bagian dari digitalisasi administrasi karena bukti transaksi tidak harus selalu dicetak.

Beberapa karakteristik tanda terima digital, antara lain:

• Berbentuk dokumen atau informasi elektronik.
• Dapat dikirim melalui media digital.
• Memuat informasi terkait transaksi.
• Lebih mudah disimpan dan dicari kembali.
• Dapat membantu mengurangi penggunaan dokumen fisik.

Dengan karakteristik tersebut, tanda terima digital dapat menjadi pilihan bagi bisnis yang ingin membuat proses transaksi dan administrasi lebih praktis.

Baca Juga: Surat Jalan Belum Ditandatangani Customer, Apa Risikonya?

Apa Fungsi Tanda Terima Digital?

Fungsi utama tanda terima digital adalah memberikan bukti bahwa transaksi telah dilakukan. Namun, format digital juga memberikan kemudahan dari sisi penyimpanan, akses, dan pengelolaan informasi.

Bagi pelanggan, tanda terima digital memudahkan penyimpanan bukti pembelian tanpa harus membawa atau mengarsipkan kertas. Ketika informasi transaksi dibutuhkan kembali, dokumen dapat dicari melalui media digital tempat tanda terima disimpan.

Sementara bagi bisnis, tanda terima digital dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berkaitan dengan pencetakan dan penyimpanan bukti transaksi.

Beberapa fungsi tanda terima digital meliputi:

• Sebagai bukti transaksi setelah pembelian dilakukan.
• Sebagai referensi pembelian untuk memeriksa detail transaksi.
• Mendukung proses retur atau klaim, apabila bukti pembelian diperlukan.
• Memudahkan penyimpanan dokumen secara digital.
• Membantu pengelolaan administrasi ketika jumlah transaksi cukup banyak.
• Mendukung operasional paperless dengan mengurangi penggunaan kertas.

Apa Saja Komponen Wajib dalam Tanda Terima Digital?

Tanda terima digital perlu memuat informasi yang jelas agar pihak yang menerima maupun menerbitkannya dapat memahami detail transaksi. Formatnya dapat berbeda sesuai jenis bisnis dan kebutuhan administrasi.

Beberapa informasi dasar yang umumnya perlu dicantumkan adalah:

• Nama atau identitas bisnis, untuk menunjukkan pihak yang menerbitkan tanda terima.
• Nomor transaksi atau nomor referensi, agar transaksi mudah ditelusuri.
• Tanggal dan waktu transaksi, untuk menunjukkan kapan transaksi dilakukan.
• Rincian barang atau jasa, termasuk jumlah dan harga.
• Total transaksi, yaitu nilai pembayaran.
• Metode pembayaran, seperti tunai, transfer, kartu, atau pembayaran digital.
• Informasi pelanggan, apabila dibutuhkan.
• Informasi pajak, apabila relevan dengan transaksi.
• Keterangan tambahan, seperti kebijakan retur atau garansi.

Tidak semua tanda terima digital harus memiliki tanda tangan. Kebutuhan tanda tangan bergantung pada jenis dokumen dan tujuan penggunaannya. Namun, ketika suatu dokumen membutuhkan persetujuan atau autentikasi pihak tertentu, tanda tangan elektronik dapat menjadi bagian penting dari proses tersebut.

Apakah Butuh Tanda Tangan pada Dokumen Digital?

Ketika tanda terima atau dokumen transaksi membutuhkan tanda tangan, prosesnya tak harus dilakukan dengan mencetak dokumen terlebih dahulu. Bisnis bisa menggunakan solusi tanda tangan digital untuk mempercepat proses sekaligus mengurangi penggunaan dokumen fisik.

Vinotek pun hadir sebagai solusi. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek menghadirkan tanda tangan digital yang dilengkapi berbagai fitur berikut:

• Integritas dokumen terjamin, dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga perubahan setelah dokumen ditandatangani dapat terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, sehingga setiap aktivitas penandatanganan tercatat dengan penanda waktu dan proses dapat dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis, yang memungkinkan bisnis mengatur tahapan persetujuan sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel, dengan pilihan deployment di cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan dan kebijakan keamanan perusahaan.
• Integrasi sistem dengan mudah, sehingga Tanda Tangan Vinotek dapat dihubungkan dengan sistem internal seperti ERP, HRIS, atau sistem administrasi lainnya melalui API.
• Keamanan berstandar internasional, dengan sistem keamanan yang dirancang untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data serta dokumen.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Apa Itu Surat Jalan? Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

FAQ Seputar Tanda Terima Digital

1. Apa itu tanda terima digital?

Tanda terima digital adalah bukti transaksi dalam format elektronik yang memuat informasi terkait pembelian atau pembayaran. Dokumen ini dapat disimpan dan dikirim secara digital.

2. Apa fungsi tanda terima digital?

Tanda terima digital berfungsi sebagai bukti transaksi sekaligus memudahkan pelanggan dan bisnis menyimpan serta mengakses kembali informasi transaksi.

3. Apakah tanda terima digital harus menggunakan tanda tangan?

Tidak selalu. Tanda tangan diperlukan apabila dokumen atau proses transaksi membutuhkan persetujuan atau autentikasi pihak tertentu.

4. Apa saja komponen tanda terima digital?

Komponen umumnya meliputi identitas bisnis, nomor transaksi, tanggal transaksi, rincian barang atau jasa, total pembayaran, dan metode pembayaran.

5. Apa manfaat tanda terima digital bagi bisnis?

Tanda terima digital membantu bisnis mengurangi penggunaan kertas, mempermudah pengelolaan bukti transaksi, serta membuat proses pemberian dan penyimpanan dokumen lebih praktis.