Dalam kerja sama bisnis, urusan profesional, maupun kebutuhan pribadi, kesepakatan sebaiknya tidak hanya disampaikan secara lisan. Menuangkannya dalam dokumen tertulis membantu setiap pihak memiliki acuan yang jelas mengenai hal-hal yang telah disetujui.

Salah satu dokumen yang dapat digunakan adalah surat perjanjian kesepakatan. Dokumen ini memuat persetujuan, hak, kewajiban, serta ketentuan yang perlu dipenuhi oleh pihak-pihak yang terlibat.

Apa Itu Surat Perjanjian Kesepakatan?

Surat perjanjian kesepakatan adalah dokumen tertulis yang memuat persetujuan antara dua pihak atau lebih mengenai suatu hal tertentu. Isinya dapat disesuaikan dengan tujuan kesepakatan, seperti kerja sama bisnis, pembayaran, penyelesaian suatu urusan, atau hubungan kerja sama lainnya.

Secara umum, surat perjanjian kesepakatan mencantumkan:

• Identitas pihak-pihak yang terlibat.
• Hal atau objek yang disepakati.
• Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Jangka waktu atau batas pelaksanaan.
• Ketentuan lain yang diperlukan.
• Pernyataan persetujuan dan tanda tangan para pihak.

Dengan adanya dokumen tertulis, setiap pihak bisa merujuk kembali pada kesepakatan tanpa hanya mengandalkan ingatan atau percakapan sebelumnya.

Apa Fungsi Surat Perjanjian Kesepakatan?

Fungsi utama berkas ini adalah mendokumentasikan kesepakatan sekaligus menjadi pedoman bagi pihak-pihak yang terlibat. Isi yang dibuat secara jelas juga dapat membantu mengurangi risiko perbedaan pemahaman.

Beberapa fungsi surat perjanjian kesepakatan meliputi:

• Menjadi bukti tertulis mengenai kesepakatan.
• Menjelaskan hak dan kewajiban setiap pihak.
• Menjadi pedoman dalam menjalankan kesepakatan.
• Mengurangi risiko salah tafsir.
• Memudahkan pengecekan kembali ketentuan yang telah disetujui.

Karena itu, surat perjanjian kesepakatan sebaiknya tidak dibuat sekadar sebagai formalitas. Isinya perlu mencerminkan kesepakatan yang sebenarnya dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami.

Baca Juga: Surat Pernyataan vs Perjanjian: Format dan Kekuatan Hukumnya

Kapan Surat Perjanjian Kesepakatan Perlu Dibuat?

Semakin besar tanggung jawab atau dampak yang muncul dari suatu kesepakatan, semakin penting untuk menuangkannya dalam dokumen tertulis. Misalnya, dalam kerja sama bisnis, pembagian tanggung jawab, pembayaran, dan jangka waktu perlu dijelaskan agar setiap pihak memahami perannya.

Surat perjanjian kesepakatan dapat dipertimbangkan ketika:

• Kesepakatan melibatkan dua pihak atau lebih.
• Ada hak dan kewajiban yang harus dipenuhi.
• Kesepakatan memiliki jangka waktu tertentu.
• Ada pembayaran atau tanggung jawab tertentu.
• Para pihak membutuhkan catatan tertulis untuk menghindari kesalahpahaman.

Apa Saja Isi Surat Perjanjian Kesepakatan?

Isi dokumen perlu disesuaikan dengan kebutuhan, tetapi beberapa bagian umumnya penting untuk dicantumkan. Identitas pihak harus jelas, begitu pula tujuan, ruang lingkup, serta tanggung jawab masing-masing pihak.

Bagian yang dapat dimasukkan, antara lain:

• Judul dan tanggal dokumen.
• Identitas lengkap para pihak.
• Tujuan dan ruang lingkup kesepakatan.
• Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Jangka waktu kesepakatan.
• Ketentuan pelaksanaan atau perubahan.
• Mekanisme penyelesaian apabila terjadi persoalan.
• Pernyataan persetujuan.
• Tanda tangan para pihak.

Gunakan ketentuan yang spesifik, terutama untuk nominal, tanggal, batas waktu, dan tanggung jawab agar tidak menimbulkan tafsir berbeda.

Cara Membuat Surat Perjanjian Kesepakatan

Pembuatan surat perjanjian kesepakatan sebaiknya dimulai dengan menentukan tujuan dan ruang lingkup dokumen. Setelah itu, kumpulkan identitas seluruh pihak serta rincian kesepakatan yang telah dibicarakan.

Susun dokumen dengan bahasa yang jelas, kemudian periksa kembali bersama pihak terkait sebelum ditandatangani. Langkah yang dapat dilakukan meliputi:

• Tentukan tujuan dan ruang lingkup kesepakatan.
• Cantumkan identitas pihak yang terlibat.
• Tuliskan kesepakatan secara rinci.
• Jelaskan hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Tentukan jangka waktu dan ketentuan pelaksanaan.
• Periksa seluruh isi dokumen.
• Tandatangani setelah semua pihak menyetujui isinya.
• Simpan dokumen yang telah disepakati.

Tips Membuat Surat Perjanjian Kesepakatan agar Lebih Jelas

Dokumen yang baik tidak hanya lengkap, tetapi juga mudah dipahami. Hindari kalimat yang bermakna ganda dan pastikan informasi penting seperti nama, nominal, tanggal, serta batas waktu sudah sesuai.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Gunakan identitas pihak secara konsisten.
• Hindari kalimat yang memiliki banyak tafsir.
• Pastikan seluruh hak dan kewajiban sudah dicantumkan.
• Baca ulang dokumen sebelum ditandatangani.
• Simpan salinan dokumen beserta riwayat penandatanganannya.
• Gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk mendukung keamanan dan integritas dokumen digital.

Untuk proses penandatanganan yang lebih praktis, Vinotek menyediakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Vinotek merupakan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025.

Dokumen dilindungi dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas, sehingga perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi. Setiap aktivitas juga tercatat dengan time-stamping, sementara alur persetujuan berlapis dan integrasi melalui API dapat mendukung kebutuhan perusahaan.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Baca Juga: Panduan Membuat Surat Perjanjian Kerja Sama Usaha

FAQ Seputar Surat Perjanjian Kesepakatan

1. Apa yang dimaksud dengan surat perjanjian kesepakatan?

Surat perjanjian kesepakatan adalah dokumen tertulis yang memuat persetujuan antara dua pihak atau lebih, termasuk hak, kewajiban, dan ketentuan yang telah disetujui.

2. Apa tujuan membuat surat perjanjian kesepakatan?

Tujuannya adalah mendokumentasikan kesepakatan, menjadi pedoman bagi para pihak, serta membantu mengurangi risiko perbedaan pemahaman.

3. Apa saja isi surat perjanjian kesepakatan?

Umumnya mencakup identitas pihak, tujuan, ruang lingkup, hak dan kewajiban, jangka waktu, ketentuan pelaksanaan, serta tanda tangan para pihak.

4. Apakah surat perjanjian kesepakatan bisa ditandatangani secara digital?

Bisa. Dokumen dapat ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik, termasuk tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk kebutuhan yang memerlukan dukungan keamanan, autentikasi, dan integritas dokumen.

5. Apakah surat perjanjian kesepakatan harus dibuat di hadapan notaris?

Kebutuhannya bergantung pada jenis dan tujuan dokumen serta ketentuan yang berlaku. Untuk kesepakatan dengan konsekuensi hukum tertentu, sebaiknya konsultasikan dengan pihak yang kompeten.