Bagi karyawan yang baru resign atau selesai masa kontrak kerja, surat paklaring menjadi salah satu berkas penting yang sebaiknya tidak dilewatkan. Dokumen ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan administratif, mulai dari melamar pekerjaan baru hingga mencairkan BPJS Ketenagakerjaan.

Meski terlihat sederhana, berkas tersebut harus dibuat dengan format yang benar dan disahkan oleh perusahaan agar dapat digunakan secara resmi. Karena itu, penting untuk memahami cara mengajukan, format penulisan, hingga pentingnya tanda tangan dalam surat paklaring.

Apa Itu Surat Paklaring?

Surat paklaring adalah surat keterangan kerja yang diterbitkan perusahaan untuk karyawan yang telah berhenti bekerja. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam periode tertentu.

Biasanya, berkasi ini memuat beberapa informasi berikut:

• Nama lengkap karyawan
• Jabatan terakhir
• Masa kerja
• Tanggal mulai dan berhenti bekerja
• Keterangan mengenai pekerjaan atau kinerja karyawan

Surat ini umumnya dibuat oleh HRD atau pihak perusahaan yang berwenang dan dilengkapi tanda tangan serta stempel resmi perusahaan.

Fungsi

Selain menjadi bukti pengalaman kerja, surat paklaring juga memiliki beberapa fungsi penting lainnya, seperti:

• Menjadi syarat pencairan BPJS Ketenagakerjaan
• Melengkapi dokumen lamaran kerja
• Mendukung pengajuan beasiswa profesional
• Menjadi syarat administrasi kredit atau pinjaman
• Menambah portofolio pengalaman kerja

Melihat banyaknya manfaat tersebut, surat paklaring sebaiknya segera diminta setelah hubungan kerja berakhir.

Baca Juga: Cek 5 Hal Ini sebelum Tanda Tangan Dokumen Beli Rumah

Cara Mengajukan Surat Paklaring

Karyawan tidak membuat surat ini sendiri karena harus diterbitkan langsung oleh perusahaan. Agar proses pengajuan berjalan lancar, berikut beberapa langkah yang perlu dilakukan:

1. Menghubungi HRD atau Atasan

Setelah resmi resign, Anda dapat mengajukan permohonan surat paklaring kepada HRD atau atasan langsung dengan cara:

• Mengirim email resmi
• Menghubungi HRD secara langsung
• Mengikuti prosedur administrasi perusahaan

Biasanya perusahaan akan meminta data pendukung untuk proses pembuatan surat.

2. Menyelesaikan Seluruh Kewajiban Kerja

Sebelum surat diterbitkan, perusahaan biasanya memastikan bahwa seluruh tanggung jawab pekerjaan sudah diselesaikan, seperti:

• Pengembalian aset kantor
• Penyelesaian administrasi
• Serah terima pekerjaan
• Exit clearance

Jika masih ada kewajiban yang belum selesai, proses penerbitan surat bisa tertunda.

3. Menunggu Proses Verifikasi

Setiap perusahaan memiliki waktu proses yang berbeda-beda. Umumnya, HRD akan melakukan:

• Verifikasi data karyawan
• Pengecekan masa kerja
• Validasi status resign

Proses ini bisa berlangsung dalam beberapa hari kerja tergantung kebijakan perusahaan.

4. Menyimpan Dokumen dengan Baik

Setelah menerima surat paklaring, sebaiknya simpan dokumen tersebut dalam dua bentuk, yaitu:

• Dokumen fisik
• File digital atau PDF

Hal ini penting agar dokumen lebih mudah digunakan sewaktu-waktu dibutuhkan.

Format Umum Surat Paklaring

Walaupun format dokumen ini dapat berbeda di setiap perusahaan, umumnya terdapat beberapa bagian utama berikut:

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat biasanya memuat:

• Nama perusahaan
• Logo perusahaan
• Alamat kantor
• Nomor telepon dan email resmi

Bagian ini menunjukkan bahwa surat diterbitkan secara resmi oleh perusahaan.

2. Judul Surat

Judul yang digunakan biasanya berupa:

• Surat Paklaring
• Surat Keterangan Kerja

Judul dibuat agar isi dan tujuan surat lebih mudah dipahami.

3. Identitas Karyawan

Bagian identitas biasanya mencantumkan:

• Nama lengkap
• Nomor induk karyawan
• Alamat
• Divisi atau departemen

Data ini berfungsi untuk memastikan identitas pemilik surat.

4. Informasi Jabatan dan Masa Kerja

Perusahaan biasanya mencantumkan:

• Jabatan terakhir karyawan
• Tanggal mulai bekerja
• Tanggal berhenti bekerja
• Lama masa kerja

Informasi ini menjadi bukti pengalaman profesional seseorang.

5. Pernyataan Kinerja

Beberapa perusahaan juga menambahkan penilaian singkat mengenai karyawan, seperti:

• Memiliki kinerja yang baik
• Menjalankan tugas dengan baik
• Bersikap profesional selama bekerja

Namun, isi pernyataan ini tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

6. Penutup

Bagian penutup biasanya berisi:

• Pernyataan bahwa surat dibuat dengan benar
• Tujuan penggunaan surat
• Harapan agar surat dapat digunakan sebagaimana mestinya

7. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan

Bagian ini menjadi salah satu elemen paling penting dalam surat paklaring karena menunjukkan legalitas dokumen.

Biasanya, surat dilengkapi dengan:

• Tanda tangan HRD atau pimpinan
• Nama terang penandatangan
• Jabatan penandatangan
• Stempel resmi perusahaan

Pentingnya Tanda Tangan dalam Surat Paklaring

Tanda tangan dalam surat paklaring bukan sekadar formalitas, melainkan menjadi bukti pengesahan resmi dari perusahaan. Keberadaan tanda tangan penting karena:

• Menunjukkan surat benar diterbitkan perusahaan
• Membantu proses verifikasi dokumen
• Mengurangi risiko pemalsuan surat
• Membuat dokumen lebih kredibel
• Memastikan legalitas dokumen untuk kebutuhan administrasi

Tanpa tanda tangan dan stempel resmi, dokumen ini bisa dianggap tidak sah atau diragukan keasliannya.

Hal ini penting terutama jika surat digunakan untuk:

• Klaim BPJS Ketenagakerjaan
• Melamar pekerjaan baru
• Pengajuan pinjaman bank
• Pengajuan beasiswa
• Kebutuhan administrasi profesional lainnya

Seiring berkembangnya digitalisasi dokumen, perusahaan kini bisa menggunakan tanda tangan digital dari platform terpercaya seperti Vinotek untuk proses administrasi yang lebih aman, termasuk penerbitan surat paklaring.

Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK No. 35 Tahun 2025, Vinotek menawarkan sejumlah keunggulan berikut:

• Membantu proses penandatanganan dokumen lebih cepat
• Menjaga keaslian dan integritas dokumen
• Mengurangi risiko pemalsuan tanda tangan
• Memiliki fitur time-stamping dan audit trail otomatis
• Mendukung alur persetujuan dokumen secara digital
• Mudah diintegrasikan dengan sistem internal perusahaan melalui API

Dengan dukungan keamanan berstandar internasional, Vinotek membantu perusahaan mengelola dokumen digital secara lebih praktis sekaligus tetap sesuai regulasi yang berlaku.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Jangan Asal Tanda Tangan, Pastikan 7 Komponen Ini Ada dalam Dokumen Sewa Properti

FAQ Seputar Surat Paklaring

1. Apakah surat paklaring wajib diberikan perusahaan?

Ya. Pada dasarnya, karyawan yang telah menyelesaikan hubungan kerja berhak meminta surat paklaring dari perusahaan sebagai bukti pernah bekerja di tempat tersebut.

2. Berapa lama proses pembuatan surat paklaring?

Waktu pembuatan surat paklaring berbeda di setiap perusahaan. Umumnya proses memerlukan waktu sekitar 1–7 hari kerja tergantung prosedur internal perusahaan.

3. Apakah surat paklaring bisa digunakan untuk mencairkan BPJS Ketenagakerjaan?

Bisa. Surat paklaring menjadi salah satu dokumen yang biasanya dibutuhkan untuk proses klaim Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan.

4. Apakah surat paklaring harus menggunakan tanda tangan asli?

Tidak selalu. Saat ini banyak perusahaan sudah menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi agar proses administrasi dokumen menjadi lebih cepat dan aman.

5. Apa perbedaan surat paklaring dan surat pengalaman kerja?

Secara umum keduanya memiliki fungsi yang hampir sama, yaitu sebagai bukti pengalaman kerja. Namun, istilah “paklaring” lebih sering digunakan untuk surat keterangan resmi setelah karyawan resign dari perusahaan.