Paklaring merupakan salah satu dokumen penting yang berkaitan dengan riwayat pekerjaan seseorang. Dokumen ini biasanya diberikan perusahaan setelah hubungan kerja dengan karyawan berakhir sebagai bukti bahwa orang tersebut pernah bekerja dalam periode tertentu.

Bagi karyawan, paklaring dapat digunakan untuk berbagai keperluan, terutama yang berkaitan dengan pengalaman kerja dan administrasi. Karena itu, berkas ini sebaiknya disimpan dengan baik meskipun belum ada kebutuhan untuk menggunakannya.

Masih banyak yang belum memahami apa itu paklaring, apa fungsinya, dan informasi apa saja yang perlu dicantumkan. Berikut penjelasan lengkapnya.

Apa Itu Paklaring?

Paklaring adalah surat keterangan yang dikeluarkan perusahaan untuk menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tersebut. Dokumen ini umumnya diterbitkan setelah hubungan kerja berakhir, baik karena karyawan mengundurkan diri, masa kontrak selesai, maupun kondisi lainnya.

Isi paklaring biasanya mencantumkan identitas karyawan, jabatan, dan periode kerja. Dengan informasi tersebut, paklaring dapat menjadi bukti tertulis mengenai pengalaman kerja seseorang.

Paklaring juga sering disebut sebagai surat pengalaman kerja. Namun, istilah dan format yang digunakan setiap perusahaan dapat berbeda. Oleh karena itu, yang paling penting adalah memastikan dokumen memuat informasi riwayat kerja secara jelas.

Secara umum, paklaring mencantumkan:

• Nama dan identitas karyawan.
• Nama perusahaan.
• Jabatan atau posisi.
• Periode atau masa kerja.
• Keterangan mengenai hubungan kerja.
• Tanggal penerbitan.
• Tanda tangan atau pengesahan pihak perusahaan.

Baca Juga: Apa Bedanya Surat Keterangan Kerja dan Paklaring?

Apa Fungsi Paklaring bagi Karyawan?

Fungsi utama paklaring adalah menjadi bukti bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tertentu. Berkas ini bisa membantu karyawan menunjukkan pengalaman kerja secara formal, terutama ketika berpindah ke perusahaan baru.

Dalam proses rekrutmen, paklaring dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk membantu perusahaan memverifikasi pengalaman kerja yang tercantum dalam CV. Selain itu, dokumen ini dapat dibutuhkan untuk sejumlah keperluan administrasi lainnya.

Karena kebutuhan paklaring dapat muncul sewaktu-waktu, karyawan sebaiknya tidak mengabaikan dokumen ini setelah menerima dari perusahaan.

Beberapa fungsi paklaring, antara lain:

• Menjadi bukti tertulis pengalaman kerja.
• Mendukung verifikasi riwayat pekerjaan saat rekrutmen.
• Menunjukkan posisi atau jabatan yang pernah dijalankan.
• Menjadi dokumen pendukung untuk keperluan administrasi tertentu.
• Membantu mendokumentasikan riwayat pekerjaan secara formal.

Apa Saja Isi Paklaring?

Isi paklaring bisa berbeda sesuai kebijakan perusahaan. Meski demikian, ada beberapa informasi penting yang umumnya dicantumkan agar dokumen dapat digunakan dengan jelas.

Kelengkapan dan ketepatan informasi juga perlu diperhatikan. Kesalahan pada nama, jabatan, atau masa kerja dapat menimbulkan kendala ketika dokumen digunakan dan membuat karyawan perlu meminta perbaikan kepada perusahaan.

Informasi yang umumnya terdapat dalam paklaring meliputi:

• Identitas karyawan, seperti nama lengkap dan data yang diperlukan.
• Nama perusahaan, sebagai pihak yang menerbitkan dokumen.
• Jabatan atau posisi, yang menjelaskan pekerjaan selama masa kerja.
• Periode kerja, termasuk tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja.
• Keterangan hubungan kerja, untuk menjelaskan bahwa karyawan pernah bekerja di perusahaan tersebut.
• Tanggal penerbitan, sebagai informasi waktu dokumen dibuat.
• Pengesahan perusahaan, berupa stempel perusahaan dan tanda tangan pihak yang berwenang.

Terkait pengesahan itu sendiri, penggunaan stempel basah dapat membuat proses pengesahan dokumen membutuhkan pencetakan, pembubuhan stempel, hingga pemindaian kembali.

Sebagai alternatif, perusahaan bisa menggunakan ViCAP (Virtual Cap), yaitu stempel digital perusahaan tersertifikasi resmi dari Vinotek yang dirancang untuk menggantikan stempel basah konvensional dengan solusi yang lebih aman, praktis, dan akuntabel.

Beberapa keunggulan ViCAP yang dapat mendukung proses administrasi perusahaan meliputi:

• Proteksi kriptografi, dengan stempel yang terikat secara unik pada dokumen PDF untuk membantu mencegah pemalsuan dan manipulasi.
• Verifikasi keaslian secara instan, sehingga keaslian stempel dapat diperiksa secara digital kapan saja dan dari mana saja.
• Perlindungan identitas perusahaan, dengan akses dan pembubuhan ViCAP hanya dapat dilakukan oleh pihak yang memiliki otoritas.
• Bulk stamping, yang memungkinkan stempel digital dibubuhkan ke ratusan dokumen sekaligus dalam hitungan detik.
• Audit trail lengkap, dengan catatan pembubuhan stempel yang mencakup identitas pengguna, timestamp, dan lokasi untuk mendukung audit internal maupun pembuktian hukum.
• All-in-one platform, karena ViCAP dapat digunakan bersama ViTEK (tanda tangan digital) dan ViMET (e-Meterai) dalam satu platform tanpa perlu berpindah aplikasi.

Butuh informasi lebih lanjut mengenai produk ini? Hubungi Vinotek melalui  WhatsApp 0822 4968 6626 atau email solution@vinotek.id.

Mengapa Paklaring Perlu Disimpan dengan Baik?

Paklaring sebaiknya tetap disimpan meskipun karyawan belum memiliki kebutuhan untuk menggunakannya. Dokumen ini dapat kembali diperlukan saat melamar pekerjaan, menjalani proses administrasi, atau melakukan verifikasi riwayat kerja.

Menyimpan paklaring dalam bentuk digital juga dapat menjadi langkah untuk mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik. Salinan digital dapat digunakan sebagai cadangan ketika dokumen asli sulit ditemukan.

Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk menjaga paklaring tetap aman adalah:

• Menyimpan dokumen asli di tempat yang aman.
• Membuat salinan digital dalam format PDF.
• Memastikan hasil pemindaian atau foto dapat dibaca dengan jelas.
• Menyimpan salinan pada media penyimpanan yang aman.
• Memeriksa kembali data untuk memastikan tidak ada kesalahan.

Baca Juga: Perlukah Tanda Tangan Dokumen untuk Cairkan Dana BPJS TK?

FAQ Seputar Paklaring

1. Apakah paklaring sama dengan surat pengalaman kerja?

Paklaring sering digunakan untuk menyebut surat yang menerangkan pengalaman atau riwayat kerja seseorang. Istilah dan formatnya dapat berbeda di setiap perusahaan.

2. Kapan karyawan mendapatkan paklaring?

Paklaring umumnya diberikan setelah hubungan kerja berakhir. Waktu penerbitannya dapat mengikuti proses administrasi perusahaan.

3. Apakah paklaring penting untuk melamar kerja?

Paklaring dapat menjadi dokumen pendukung untuk menunjukkan pengalaman kerja kepada perusahaan baru, meskipun kebutuhan dokumen dapat berbeda dalam setiap proses rekrutmen.

4. Apa saja yang harus ada di dalam paklaring?

Umumnya terdapat identitas karyawan, nama perusahaan, jabatan, periode kerja, keterangan hubungan kerja, tanggal penerbitan, dan pengesahan perusahaan.

5. Bagaimana jika paklaring hilang?

Karyawan dapat menghubungi HR atau perusahaan sebelumnya untuk menanyakan kemungkinan penerbitan kembali atau dokumen pengganti sesuai kebijakan perusahaan.