Dokumen elektronik makin banyak digunakan dalam aktivitas bisnis dan administrasi. Berbagai berkas yang sebelumnya harus dicetak dan ditandatangani secara langsung, kini dapat diproses menggunakan e-signature atau tanda tangan elektronik.

Namun, tidak semua e-signature memiliki mekanisme yang sama. Dalam regulasi Indonesia, tanda tangan elektronik (TTE) dibedakan menjadi Tersertifikasi dan Tidak Tersertifikasi. Perbedaan utamanya berkaitan dengan penggunaan Sertifikat Elektronik, keterlibatan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), serta mekanisme autentikasi dan verifikasi.

Memahami perbedaan ini penting bagi perusahaan agar dapat memilih jenis tanda tangan elektronik yang sesuai dengan kebutuhan, tingkat risiko, dan jenis dokumen yang digunakan.

Apa Itu e-Signature Tersertifikasi?

E-signature tersertifikasi adalah Tanda Tangan Elektronik yang menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh PSrE Indonesia serta dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Sertifikat elektronik membantu menghubungkan tanda tangan dengan identitas penandatangan dan mendukung proses verifikasi terhadap tanda tangan maupun dokumen yang telah ditandatangani.

Karakteristik e-signature tersertifikasi, antara lain:

• menggunakan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia;
• dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi;
• mendukung identifikasi dan verifikasi penandatangan;
• membantu memastikan keutuhan dokumen;
• memungkinkan perubahan setelah penandatanganan diketahui.

Dengan mekanisme tersebut, e-signature tersertifikasi dapat menjadi pilihan untuk dokumen yang membutuhkan tingkat autentikasi dan verifikasi lebih tinggi.

Apa Itu e-Signature Tidak Tersertifikasi?

E-signature tidak tersertifikasi merupakan tanda tangan elektronik yang dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia. Namun, status tidak tersertifikasi tidak berarti tanda tangan tersebut otomatis tidak dapat digunakan.

TTE tetap memiliki fungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi dalam kondisi yang memenuhi persyaratan hukum. Perbedaannya terletak pada mekanisme sertifikasi dan konsekuensi pembuktiannya.

Beberapa karakteristiknya meliputi:

• tidak menggunakan jasa PSrE Indonesia;
• tidak menggunakan Sertifikat Elektronik PSrE sebagai persyaratan tanda tangan tersertifikasi;
• tetap dapat digunakan untuk menyatakan persetujuan secara elektronik;
• memiliki konsekuensi pembuktian yang berbeda dari tanda tangan tersertifikasi.

Karena itu, pemilihannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat risiko dokumen.

Baca Juga: Bisakah Tanda Tangan Barcode Dipalsukan? Ini Cara Ceknya

Jadi, Apa Bedanya e-Signature Tersertifikasi vs Tidak Tersertifikasi?

Perbedaan keduanya bukan sekadar pada tampilan tanda tangan, tetapi pada sistem dan mekanisme di balik proses penandatanganan. Beberapa perbedaannya bisa dilihat dari aspek berikut:

• PSrE: e-signature tersertifikasi menggunakan jasa PSrE Indonesia, sedangkan yang tidak tersertifikasi tidak.
• Sertifikat Elektronik: e-signature tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat PSrE Indonesia.
• Perangkat: tanda tangan tersertifikasi menggunakan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.
• Verifikasi: tanda tangan tersertifikasi memiliki mekanisme sertifikasi yang mendukung proses autentikasi dan verifikasi.
• Pembuktian: penggunaan tanda tangan tersertifikasi dan tidak tersertifikasi memiliki konsekuensi berbeda terhadap kekuatan nilai pembuktian.

Agar lebih mudah dipahami, berikut tabel perbandingan e-signature tersertifikasi vs tidak tersertifikasi:

Aspek	E-Signature Tersertifikasi	E-Signature Tidak Tersertifikasi
Penyelenggara	Menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia	Tidak menggunakan jasa PSrE Indonesia
Sertifikat Elektronik	Menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh PSrE Indonesia	Tidak menggunakan Sertifikat Elektronik PSrE sebagai persyaratan tanda tangan tersertifikasi
Perangkat	Dibuat menggunakan perangkat pembuat Tanda Tangan Elektronik yang tersertifikasi	Tidak memenuhi persyaratan perangkat tersertifikasi untuk Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Verifikasi identitas	Didukung mekanisme sertifikasi untuk membantu autentikasi dan verifikasi identitas penandatangan	Mekanisme verifikasi bergantung pada metode yang digunakan oleh penyedia atau sistem
Keutuhan dokumen	Mendukung mekanisme untuk mengetahui perubahan pada dokumen setelah ditandatangani	Tetap dapat memiliki mekanisme pengamanan, tetapi tidak melalui skema sertifikasi PSrE
Audit dan pelacakan	Dapat didukung sertifikat elektronik dan mekanisme audit trail dari penyedia layanan	Bergantung pada sistem atau platform yang digunakan
Kekuatan pembuktian	Memiliki persyaratan dan mekanisme sertifikasi yang memberikan konsekuensi pembuktian yang valid	Memiliki konsekuensi pembuktian yang berbeda dari e-signature tersertifikasi yang tidak bisa dibuktikan secara langsung
Contoh penggunaan	Kontrak bisnis, perjanjian, dokumen bernilai tinggi, atau dokumen yang membutuhkan verifikasi identitas lebih kuat	Dokumen atau persetujuan elektronik dengan kebutuhan dan tingkat risiko tertentu yang lebih rendah
Keterlibatan PSrE	Ya	Tidak

Kapan Sebaiknya Menggunakan e-Signature Tersertifikasi?

Jenis dokumen dan tingkat risikonya dapat menjadi pertimbangan dalam memilih e-signature. Dokumen internal sederhana tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan kontrak bisnis atau dokumen bernilai tinggi.

E-signature tersertifikasi dapat dipertimbangkan untuk:

• kontrak dan perjanjian bisnis;
• dokumen yang membutuhkan verifikasi identitas;
• dokumen dengan konsekuensi hukum atau finansial yang tinggi;
• dokumen yang perlu diverifikasi dalam jangka panjang;
• proses yang membutuhkan rekam aktivitas penandatanganan.

Sementara itu, tanda tangan tidak tersertifikasi dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu yang tidak membutuhkan mekanisme sertifikasi dari PSrE.

Bagaimana Memilih Platform e-Signature yang Tepat?

Perusahaan sebaiknya tidak hanya melihat apakah sebuah platform menyediakan fitur tanda tangan digital. Aspek keamanan, verifikasi, integritas dokumen, hingga kemampuan integrasi juga perlu diperhatikan.

Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan adalah:

• status PSrE dan sertifikasi yang digunakan;
• metode verifikasi identitas;
• keamanan data dan dokumen;
• integritas dokumen setelah ditandatangani;
• ketersediaan time-stamping dan audit trail;
• alur persetujuan berlapis;
• integrasi dengan sistem internal melalui API;
• pilihan infrastruktur cloud maupun on-premise.

Salah satu platform yang memenuhi semua kriteria di atas adalah Vinotek. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi,Vinotek menyediakan solusi tanda tangan digital dengan fitur yang mendukung keamanan dan pengelolaan dokumen secara menyeluruh, di antaranya:

• Integritas dokumen melalui kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas;
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas dan waktu penandatanganan;
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan;
• Infrastruktur fleksibel melalui cloud maupun on-premise;
• Integrasi API dengan ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya;
• Keamanan berstandar internasional untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Tanda Tangan Barcode: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya

FAQ Seputar E-Signature Tersertifikasi vs Tidak Tersertifikasi

1. Apa itu e-signature tersertifikasi?

E-signature tersertifikasi adalah tanda tangan elektronik yang menggunakan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia.

2. Apa itu e-signature tidak tersertifikasi?

E-signature tidak tersertifikasi adalah tanda tangan elektronik yang dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia sebagai bagian dari proses sertifikasinya.

3. Apa perbedaan e-signature tersertifikasi dan tidak tersertifikasi?

Perbedaan utamanya terletak pada penggunaan Sertifikat Elektronik, keterlibatan PSrE, serta mekanisme autentikasi, verifikasi, dan pembuktiannya.

4. Apakah e-signature tersertifikasi lebih aman?

E-signature tersertifikasi memiliki mekanisme sertifikasi yang mendukung autentikasi dan verifikasi identitas penandatangan serta menjaga integritas dokumen. Tingkat keamanan juga tetap bergantung pada sistem dan penerapan platform yang digunakan.

5. Kapan sebaiknya menggunakan e-signature tersertifikasi?

E-signature tersertifikasi dapat dipertimbangkan untuk kontrak, perjanjian bisnis, dan dokumen yang membutuhkan verifikasi identitas serta tingkat keamanan dan kepastian yang lebih tinggi.