Perkembangan teknologi membuat berbagai aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara manual mulai beralih ke sistem digital, salah satunya proses menandatangani dokumen. Jika sebelumnya dokumen harus dicetak, ditandatangani, dipindai, lalu dikirim kembali, kini proses tersebut dapat dilakukan secara elektronik menggunakan e-signature.

E-signature membantu mempercepat proses persetujuan dokumen, terutama bagi perusahaan yang harus menangani banyak dokumen atau melibatkan pihak yang berada di lokasi berbeda.

Karena itu, memahami pengertian, cara kerja, manfaat, keamanan, serta cara memilih layanan e-signature penting agar perusahaan dapat menggunakannya secara optimal.

Apa Itu e-Signature?

E-signature atau electronic signature adalah tanda tangan dalam bentuk elektronik yang digunakan untuk menunjukkan persetujuan, penerimaan, atau autentikasi seseorang terhadap suatu dokumen atau transaksi elektronik.

Dengan e-signature, pengguna tidak perlu selalu mencetak dokumen hanya untuk memberikan tanda tangan. Proses persetujuan dapat dilakukan secara digital sehingga dokumen lebih mudah dikirim, ditandatangani, dan dikelola.

E-signature dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti:

• Menandatangani kontrak atau perjanjian.
• Menyetujui dokumen administrasi perusahaan.
• Menandatangani formulir elektronik.
• Menandatangani dokumen transaksi bisnis.
• Memberikan persetujuan terhadap dokumen internal.

Meski praktis, perusahaan tetap perlu memilih layanan yang memiliki mekanisme keamanan dan verifikasi sesuai kebutuhan dokumen.

Bagaimana Cara Kerja e-Signature?

Secara sederhana, e-signature menghubungkan identitas penandatangan dengan tindakan persetujuan terhadap dokumen elektronik. Prosesnya dapat berbeda pada setiap platform, tetapi umumnya mencakup pengiriman dokumen, verifikasi pengguna, proses penandatanganan, dan pencatatan aktivitas.

Secara umum, proses tersebut meliputi:

• Dokumen disiapkan dan dikirim kepada pihak yang perlu memberikan persetujuan.
• Identitas pengguna diverifikasi melalui metode autentikasi yang tersedia.
• Penandatangan memberikan persetujuan terhadap dokumen secara elektronik.
• Sistem mencatat aktivitas penandatanganan, termasuk informasi waktu dan proses.
• Dokumen yang telah ditandatangani disimpan atau dikirim kepada pihak terkait.

Layanan dengan sistem keamanan yang lebih lengkap juga dapat menggunakan sertifikat elektronik, time-stamping, audit trail, serta mekanisme untuk mendeteksi perubahan pada dokumen setelah ditandatangani.

Baca Juga: Tanda Tangan Barcode: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya

Apa Saja Manfaat e-Signature?

Penggunaan e-signature dapat membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan proses administrasi manual. Dokumen tidak perlu selalu dicetak dan dikirim secara fisik hanya untuk mendapatkan tanda tangan.

Beberapa manfaat e-signature, antara lain:

• Mempercepat proses penandatanganan tanpa perpindahan dokumen secara fisik.
• Mengurangi penggunaan kertas dan kebutuhan mencetak dokumen.
• Mendukung kerja jarak jauh karena dokumen dapat ditandatangani dari lokasi berbeda.
• Mengurangi pekerjaan administratif, seperti mencetak, memindai, dan mengirim dokumen.
• Mempermudah pelacakan dokumen melalui riwayat aktivitas.
• Meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dalam proses bisnis.

Bagi perusahaan dengan volume dokumen yang tinggi, manfaat tersebut dapat membantu mempercepat alur persetujuan sekaligus membuat proses administrasi lebih terorganisasi.

Apakah e-Signature Aman Digunakan?

Keamanan e-signature sangat bergantung pada teknologi dan layanan yang digunakan. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan kemudahan penggunaan, tetapi juga sistem keamanan di balik proses penandatanganan.

Beberapa fitur yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Autentikasi pengguna untuk memastikan pihak yang menandatangani merupakan pengguna yang benar.
• Verifikasi identitas untuk meningkatkan kepastian mengenai identitas penandatangan.
• Sertifikat elektronik untuk kebutuhan penandatanganan dengan validasi yang lebih kuat.
• Time-stamping untuk mencatat waktu proses penandatanganan.
• Audit trail untuk merekam aktivitas selama proses berlangsung.
• Kriptografi dan hashing untuk membantu menjaga integritas dokumen.
• Validasi dokumen untuk membantu mendeteksi perubahan setelah penandatanganan.
• Perlindungan data untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi.

Dengan demikian, e-signature tidak hanya berkaitan dengan membubuhkan tanda tangan, tetapi juga bagaimana memastikan proses dan dokumen tetap aman serta dapat ditelusuri.

Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan e-Signature?

E-signature dapat digunakan dalam berbagai aktivitas yang membutuhkan persetujuan dokumen. Penggunaannya makin relevan ketika proses penandatanganan melibatkan banyak pihak atau harus diselesaikan dalam waktu singkat.

Contohnya meliputi:

• Kontrak kerja dan dokumen kepegawaian.
• Perjanjian dengan pelanggan atau mitra bisnis.
• Dokumen pengadaan dan administrasi.
• Formulir persetujuan internal.
• Dokumen transaksi dan layanan.
• Perjanjian kerja sama.
• Dokumen legal yang membutuhkan persetujuan elektronik.

Jenis dokumen dan metode penandatanganan tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan serta tingkat keamanan masing-masing dokumen.

Bagaimana Memilih Layanan e-Signature?

Memilih layanan e-signature sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga dan kemudahan penggunaan. Perusahaan perlu mempertimbangkan apakah layanan tersebut mampu mendukung keamanan, integritas, pelacakan, dan pengelolaan dokumen secara menyeluruh.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Apakah identitas penandatangan dapat diverifikasi?
• Apakah tersedia time-stamping dan audit trail?
• Bagaimana dokumen dilindungi dari perubahan setelah ditandatangani?
• Apakah tersedia kriptografi dan hashing?
• Apakah layanan mendukung alur persetujuan berlapis?
• Apakah sistem dapat diintegrasikan dengan ERP, HRIS, atau aplikasi perusahaan lainnya?
• Apakah tersedia pilihan cloud maupun on-premise?
• Bagaimana data dan dokumen pengguna dilindungi?

Salah satu layanan yang memenuhi semua kualifikasi di atas adalah Vinotek. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, Vinotek menyediakan solusi yang tak hanya berfokus pada proses penandatanganan, tetapi juga mendukung keamanan dan pengelolaan dokumen melalui berbagai fitur, seperti:

• Integritas dokumen dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan.
• Alur persetujuan berlapis sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Integrasi sistem melalui API dengan ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Infrastruktur fleksibel melalui deployment cloud maupun on-premise.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Bisakah Tanda Tangan Barcode Dipalsukan? Ini Cara Ceknya

FAQ Seputar e-Signature

1. Apa itu e-signature?

E-signature adalah tanda tangan elektronik yang digunakan untuk menunjukkan persetujuan atau autentikasi seseorang pada dokumen atau transaksi elektronik.

2. Apa manfaat e-signature?

E-signature membantu mempercepat proses penandatanganan, mengurangi penggunaan kertas, mempermudah kerja jarak jauh, dan mengurangi pekerjaan administratif.

3. Apakah e-signature aman?

E-signature dapat aman digunakan apabila didukung sistem seperti autentikasi identitas, sertifikat elektronik, audit trail, time-stamping, serta perlindungan dokumen dan data.

4. Bagaimana cara menggunakan e-signature?

Secara umum, pengguna membuka dokumen, melakukan verifikasi identitas, memberikan tanda tangan atau persetujuan, lalu sistem mencatat proses penandatanganan secara elektronik.

5. Apakah e-signature dapat digunakan untuk dokumen perusahaan?

Ya. E-signature dapat digunakan untuk kontrak kerja, perjanjian bisnis, dokumen administrasi, formulir persetujuan, dan berbagai dokumen perusahaan lainnya sesuai kebutuhan.