Tanda tangan digital makin banyak digunakan untuk menandatangani dokumen bisnis tanpa perlu mencetak dan mengirim dokumen secara fisik. Layanan gratis pun menjadi pilihan karena dapat digunakan tanpa biaya dan relatif mudah diakses.

Namun, layanan gratis belum tentu memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Ketika digunakan untuk kontrak, perjanjian kerja sama, dokumen keuangan, atau dokumen lain yang penting, perusahaan perlu memperhatikan keamanan, verifikasi, pengelolaan, hingga integrasi sistem.

Berikut lima kekurangan tanda tangan digital gratis yang perlu dipertimbangkan sebelum digunakan untuk dokumen bisnis.

1. Fitur Biasanya Lebih Terbatas

Salah satu kekurangan tanda tangan digital gratis adalah fitur yang tersedia biasanya lebih terbatas. Layanan gratis umumnya ditujukan untuk kebutuhan sederhana sehingga belum tentu mendukung proses penandatanganan dengan banyak dokumen, pengguna, maupun tahapan persetujuan.

Keterbatasan tersebut mungkin tidak menjadi masalah bagi pengguna individu. Namun, perusahaan memiliki kebutuhan yang lebih kompleks dan membutuhkan proses yang lebih terstruktur.

Beberapa batasan yang mungkin ditemui meliputi:

• Jumlah dokumen atau penandatangan terbatas.
• Fitur manajemen dokumen belum lengkap.
• Integrasi dengan sistem perusahaan tidak tersedia.
• Pemantauan proses tanda tangan terbatas.
• Fitur administrasi pengguna tidak selengkap layanan bisnis.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memilih layanan berdasarkan kebutuhan, bukan hanya karena tersedia secara gratis.

2. Keamanan dan Verifikasi Perlu Diperhatikan

Dokumen bisnis bisa berisi kontrak, data pribadi, informasi keuangan, hingga informasi internal perusahaan. Karena itu, keamanan menjadi faktor penting dalam memilih layanan tanda tangan digital.

Perusahaan perlu memastikan bagaimana identitas penanda tangan diverifikasi dan bagaimana integritas dokumen dijaga setelah proses penandatanganan.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Metode autentikasi penanda tangan.
• Proses verifikasi identitas.
• Mekanisme perlindungan dokumen.
• Ketersediaan audit trail.
• Kemampuan mendeteksi perubahan dokumen setelah ditandatangani.

Dengan memperhatikan aspek tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko ketika menggunakan tanda tangan digital untuk dokumen penting.

Baca Juga: Ingin Pakai TTE tapi Tak Punya Tim IT? Ini Solusinya

3. Tingkat Keabsahan Tanda Tangan Digital Bisa Berbeda

Tidak semua tanda tangan elektronik memberikan tingkat jaminan identitas dan proses verifikasi yang sama. Karena itu, perusahaan tidak sebaiknya hanya melihat apakah sebuah layanan dapat digunakan untuk membubuhkan tanda tangan secara digital.

Untuk dokumen seperti kontrak atau perjanjian kerja sama, perusahaan perlu mengetahui jenis tanda tangan yang digunakan serta bagaimana identitas penanda tangan dan keaslian dokumen dapat diverifikasi.

Hal yang perlu diperiksa sebelum memilih layanan meliputi:

• Jenis tanda tangan elektronik yang diberikan.
• Metode verifikasi identitas.
• Penyelenggara layanan tanda tangan elektronik.
• Mekanisme pemeriksaan keaslian dokumen.
• Kesesuaian layanan dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

4. Kurang Efisien untuk Dokumen dalam Jumlah Besar

Layanan gratis mungkin cukup untuk pengguna yang hanya menandatangani beberapa dokumen. Namun, perusahaan dapat menangani puluhan hingga ratusan dokumen secara rutin.

Dalam kondisi tersebut, perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar fitur tanda tangan. Proses pengelolaan, pemantauan, persetujuan, dan penyimpanan dokumen juga harus dilakukan secara efisien.

Beberapa kendala yang mungkin muncul adalah:

• Sulit memantau dokumen yang belum ditandatangani.
• Riwayat aktivitas kurang terorganisasi.
• Pengelolaan dokumen masih membutuhkan proses manual.
• Proses persetujuan menjadi kurang efisien.
• Sulit menyesuaikan layanan ketika kebutuhan perusahaan meningkat.

5. Kekuatan Hukum Dokumen Perlu Diperhatikan

Penggunaan tanda tangan digital gratis juga perlu mempertimbangkan kekuatan hukum dokumen. Tidak semua layanan memberikan tingkat verifikasi dan jaminan identitas yang sama.

Menurut PP Nomor 71 Tahun 2019, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah apabila memenuhi persyaratan tertentu, termasuk adanya keterkaitan data pembuatan tanda tangan dengan penanda tangan, dan kemampuan mendeteksi perubahan setelah penandatanganan.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan apakah layanan tanda tangan digital dapat digunakan secara gratis. Beberapa hal yang perlu diperiksa sebelum menggunakan layanan tanda tangan digital gratis meliputi:

• Jenis tanda tangan elektronik yang digunakan, tersertifikasi atau tidak tersertifikasi.
• Cara identitas penanda tangan diverifikasi.
• Kemampuan mendeteksi perubahan pada dokumen setelah ditandatangani.
• Ketersediaan data atau mekanisme untuk memverifikasi tanda tangan.
• Penyelenggara yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik.

Lalu, Apa Solusinya?

Untuk kebutuhan dokumen bisnis yang penting, perusahaan dapat mempertimbangkan tanda tangan digital Vinotek yang telah mengantongi sertifikasi sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025.

Vinotek menyediakan berbagai fitur untuk mendukung proses penandatanganan digital yang lebih aman dan terkontrol, sehingga perusahaan tidak hanya berfokus pada proses membubuhkan tanda tangan.

Beberapa fitur yang tersedia meliputi:

• Integritas dokumen terjamin dengan mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas untuk membantu mendeteksi perubahan dokumen setelah ditandatangani.
• Time-stamping dan audit trail otomatis untuk mencatat aktivitas penandatanganan dan waktu setiap proses.
• Alur persetujuan berlapis untuk menyesuaikan proses penandatanganan dengan kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur fleksibel yang dapat di-deploy melalui cloud maupun on-premise.
• Integrasi melalui API dengan sistem internal seperti ERP, HRIS, dan sistem administrasi lainnya.
• Keamanan berstandar internasional untuk membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan solusi yang lebih lengkap, perusahaan dapat menjalankan proses penandatanganan digital secara lebih aman, terstruktur, dan mudah dipertanggungjawabkan.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Platform TTE vs Sistem Sendiri, Mana Lebih Baik?

FAQ Seputar Kekurangan Tanda Tangan Digital Gratis

1. Apa kekurangan tanda tangan digital gratis?

Kekurangan tanda tangan digital gratis dapat berupa fitur terbatas, jumlah dokumen atau pengguna yang dibatasi, serta minimnya fitur keamanan, verifikasi, dan pengelolaan dokumen.

2. Apakah tanda tangan digital gratis aman?

Keamanan tanda tangan digital gratis bergantung pada penyedia dan fitur yang ditawarkan. Pastikan layanan memiliki mekanisme verifikasi identitas dan perlindungan dokumen yang memadai.

3. Apakah tanda tangan digital gratis sah secara hukum?

Tidak semua tanda tangan digital memiliki tingkat jaminan yang sama. Perusahaan perlu memperhatikan jenis tanda tangan elektronik, proses verifikasi, dan penyelenggara layanan sebelum menggunakannya.

4. Apakah tanda tangan digital gratis cocok untuk perusahaan?

Tanda tangan digital gratis dapat digunakan untuk kebutuhan sederhana. Namun, perusahaan dengan volume dokumen tinggi biasanya membutuhkan fitur seperti audit trail, alur persetujuan, manajemen pengguna, dan integrasi sistem.

5. Apa alternatif tanda tangan digital gratis untuk bisnis?

Perusahaan dapat menggunakan layanan tanda tangan digital profesional dari Vinotek, PSrE resmi yang ditunjuk Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025, dengan fitur keamanan, audit trail, alur persetujuan, dan integrasi sistem.