Proses kontrak biasanya melewati beberapa tahap sebelum akhirnya benar-benar selesai. Mulai dari penyusunan, review, negosiasi, revisi, hingga persetujuan dari pihak-pihak terkait. Namun, satu tahap yang sering dianggap sederhana justru bisa memakan waktu cukup panjang, yaitu finalisasi dan penandatanganan.

Setelah isi kontrak disepakati, tim legal masih perlu memastikan dokumen yang digunakan adalah versi terbaru, menentukan siapa saja yang perlu menandatangani, mengatur urutan tanda tangan jika diperlukan, serta memastikan dokumen yang sudah selesai tersimpan dengan baik. Jika proses dilakukan secara manual, setiap tahap dapat membutuhkan waktu tambahan dan meningkatkan risiko terjadinya kesalahan administratif.

Mengapa Finalisasi Kontrak Bisa Memakan Waktu?

Salah satu kendala yang umum terjadi adalah banyaknya pihak yang terlibat. Sebuah kontrak bisnis bisa membutuhkan persetujuan atau tanda tangan dari beberapa orang, baik dari internal perusahaan maupun pihak eksternal. Setiap pihak tentu memiliki jadwal dan kebutuhan yang berbeda, sehingga proses pengumpulan tanda tangan terkadang tidak bisa selesai dalam waktu singkat.

Lokasi juga dapat menjadi hambatan. Ketika pihak yang perlu menandatangani berada di kota berbeda, dokumen fisik harus dikirim terlebih dahulu. Jika terdapat kesalahan atau perubahan kecil setelah dokumen ditandatangani, proses tersebut bahkan bisa perlu diulang dari awal.

Selain itu, pengelolaan versi dokumen juga perlu diperhatikan. Semakin banyak revisi yang dilakukan selama negosiasi, semakin besar kemungkinan terjadi kekeliruan antara dokumen final dan dokumen versi sebelumnya. Karena itu, tim legal perlu memastikan setiap pihak menggunakan dokumen yang sama sebelum proses penandatanganan dimulai.

Apa yang Perlu Diperhatikan dalam Finalisasi Kontrak Digital?

Digitalisasi dapat membantu membuat proses tersebut lebih sederhana, tetapi pemilihan solusi tetap perlu diperhatikan. Setidaknya ada beberapa aspek yang penting bagi tim legal.

Pertama, kejelasan identitas pihak yang menandatangani. Proses digital sebaiknya memiliki mekanisme yang membantu memastikan bahwa tanda tangan dilakukan oleh pihak yang sesuai. Hal ini penting karena kontrak merupakan dokumen yang dapat menjadi dasar dalam suatu hubungan atau kerja sama bisnis.

Kedua, keaslian dan integritas dokumen. Tanda tangan digital tersertifikasi memiliki mekanisme yang membantu memastikan keabsahan tanda tangan sekaligus mendeteksi apabila dokumen mengalami perubahan setelah ditandatangani.

Ketiga, audit trail. Dalam pengelolaan kontrak, mengetahui kapan dokumen ditandatangani dan aktivitas apa saja yang terjadi selama proses dapat membantu ketika dokumen perlu ditelusuri kembali. Rekam jejak ini juga dapat membuat proses administrasi lebih terstruktur.

Keempat, keamanan dan perlindungan data. Kontrak dapat berisi informasi yang bersifat rahasia, seperti data perusahaan, nilai kerja sama, informasi pelanggan, maupun ketentuan bisnis. Karena itu, platform yang digunakan perlu memiliki sistem keamanan yang memadai untuk melindungi dokumen dan informasi di dalamnya.

Bagaimana Tanda Tangan Digital Membantu Tim Legal?

Tanda tangan digital dapat mengurangi ketergantungan pada proses fisik. Dokumen tidak perlu selalu dicetak dan dikirim dari satu pihak ke pihak lainnya hanya untuk mendapatkan tanda tangan. Pihak yang berkepentingan dapat menyelesaikan proses penandatanganan secara digital tanpa harus berada di lokasi yang sama.

Untuk kebutuhan tersebut, solusi seperti ViTEK atau Virtual Teken dari Vinotek memungkinkan dokumen ditandatangani secara digital menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi dari PSrE Komdigi. Proses penandatanganannya juga dilengkapi audit trail sehingga aktivitas dalam proses dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.

Meski begitu, digitalisasi kontrak tetap perlu disesuaikan dengan jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku. Tidak semua dokumen legal memiliki persyaratan yang sama, sehingga tim legal tetap perlu memastikan proses penandatanganan dilakukan sesuai dengan regulasi dan kebutuhan masing-masing dokumen.

Pada akhirnya, tujuan digitalisasi kontrak bukan sekadar mempercepat tanda tangan. Bagi tim legal, proses yang lebih terstruktur dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif, meminimalkan kesalahan pengelolaan dokumen, serta memudahkan penelusuran ketika kontrak dibutuhkan kembali.

Dengan proses yang lebih praktis, tim legal dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang memang membutuhkan perhatian mereka, yaitu memastikan isi kontrak, kepentingan perusahaan, dan risiko hukum telah diperhatikan dengan baik.

Kenali lebih lanjut solusi digital Vinotek untuk membantu kebutuhan tanda tangan elektronik, verifikasi dokumen, dan pengelolaan dokumen bisnis. Ikuti Instagram Vinotek di @vinotek.official untuk mendapatkan insight seputar keamanan dokumen dan digitalisasi administrasi bisnis. Butuh informasi lebih lanjut? Hubungi team Vinotek  untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda!

FAQ Seputar Finalisasi Kontrak

1. Mengapa finalisasi kontrak bisa memakan waktu?
 Karena prosesnya melibatkan pengecekan dokumen, beberapa pihak yang perlu menyetujui atau menandatangani, serta pengelolaan versi kontrak. Proses manual seperti mencetak dan mengirim dokumen juga dapat memperpanjang waktu.

2. Apa yang perlu diperhatikan dalam finalisasi kontrak digital?
 Beberapa hal penting meliputi kejelasan identitas penandatangan, keaslian dan integritas dokumen, audit trail, serta keamanan dan perlindungan data.

3. Apa manfaat tanda tangan digital untuk kontrak?
 Tanda tangan digital dapat mengurangi kebutuhan untuk mencetak dan mengirim dokumen secara fisik. Pihak yang berkepentingan juga dapat menandatangani dokumen dari lokasi yang berbeda.

4. Apa fungsi audit trail dalam penandatanganan kontrak?
 Audit trail mencatat aktivitas yang terjadi selama proses penandatanganan sehingga riwayat dokumen dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.

5. Bagaimana Vinotek membantu proses penandatanganan kontrak secara digital?

Vinotek menyediakan ViTEK atau Virtual Teken untuk membantu proses penandatanganan dokumen secara digital menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi dari PSrE Komdigi. Prosesnya juga dilengkapi audit trail untuk membantu penelusuran aktivitas penandatanganan.