Di era digital, semakin banyak dokumen yang ditandatangani secara elektronik, mulai dari kontrak kerja, perjanjian bisnis, dokumen perpajakan, hingga surat persetujuan perusahaan. Proses ini dinilai lebih cepat, praktis, dan efisien dibandingkan harus mencetak dokumen untuk ditandatangani secara manual.

Namun, masih banyak orang yang mengira bahwa memasukkan gambar tanda tangan ke dalam dokumen sudah termasuk tanda tangan (TTD) digital. Padahal, keduanya jelas memiliki perbedaan yang sangat mendasar.

Pada dasarnya, TTD digital yang aman dan tersertifikasi menggunakan teknologi kriptografi serta sertifikat elektronik untuk memverifikasi identitas penandatangan sekaligus menjaga keaslian dokumen. Dengan begitu, dokumen menjadi lebih terlindungi dari risiko pemalsuan maupun perubahan isi tanpa izin.

Lantas, bagaimana cara membuat TTD digital yang aman dan tersertifikasi? Simak panduan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu TTD Digital?

TTD digital adalah tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi kriptografi dan sertifikat elektronik untuk memverifikasi identitas penandatangan serta menjaga integritas dokumen.

Berbeda dengan tanda tangan hasil scan atau foto, TTD digital memiliki mekanisme keamanan yang memungkinkan dokumen diperiksa keasliannya kapan saja. Beberapa karakteristik TTD digital, antara lain:

• Terhubung dengan identitas pemilik tanda tangan.
• Menggunakan sertifikat elektronik sebagai bukti identitas.
• Memanfaatkan teknologi enkripsi dan kriptografi.
• Dapat diverifikasi keasliannya.
• Mendeteksi apabila ada perubahan isi dokumen setelah ditandatangani.

Mengapa Sebaiknya Menggunakan TTD Digital Tersertifikasi?

Menggunakan TTD digital tersertifikasi memberikan perlindungan yang lebih baik dibandingkan sekadar menempelkan gambar tanda tangan pada dokumen. Beberapa manfaatnya meliputi:

• Memastikan identitas penandatangan telah diverifikasi.
• Mengurangi risiko pemalsuan dokumen.
• Menjaga integritas dokumen setelah ditandatangani.
• Mempercepat proses penandatanganan tanpa harus bertemu langsung.
• Memudahkan proses audit dan pelacakan riwayat dokumen.
• Mendukung transformasi digital di lingkungan bisnis maupun pemerintahan.

Baca Juga: Proses Approval Digital yang Lebih Cepat untuk Perusahaan

Cara Membuat TTD Digital yang Aman

Agar TTD digital memiliki tingkat keamanan yang optimal, proses pembuatannya tidak bisa dilakukan sembarangan. Berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan:

1. Pilih Penyedia TTD Digital yang Terpercaya

Langkah pertama adalah memilih penyedia layanan TTD digital yang terpercaya dan memiliki status sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Penyedia PSrE memiliki kewenangan untuk menerbitkan sertifikat elektronik, sehingga identitas penandatangan bisa diverifikasi dengan baik.

Salah satu penyedia layanan yang dapat dipertimbangkan adalah Vinotek, yang merupakan PSrE resmi yang ditunjuk oleh Kementerian Komunikasi dan Digital melalui SK Nomor 35 Tahun 2025.

Selain menyediakan layanan TTD digital tersertifikasi, Vinotek juga menghadirkan berbagai fitur untuk membantu perusahaan mengelola proses penandatanganan dokumen secara lebih aman dan efisien, seperti:

• Integritas dokumen yang terjamin, melalui mekanisme kriptografi, hashing, dan autentikasi identitas sehingga setiap perubahan dokumen setelah ditandatangani dapat langsung terdeteksi.
• Time-stamping dan audit trail otomatis, yang mencatat seluruh aktivitas penandatanganan beserta waktu pelaksanaannya sehingga setiap proses dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
• Alur persetujuan berlapis (approval workflow) untuk mendukung proses persetujuan dokumen sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Infrastruktur yang fleksibel, baik berbasis cloud maupun on-premise, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan pengelolaan data dengan kebijakan keamanan internal.
• Integrasi API dengan berbagai sistem perusahaan seperti ERP, HRIS, CRM, maupun aplikasi bisnis lainnya.
• Keamanan berstandar internasional untuk melindungi kerahasiaan data dan menjaga integritas dokumen.

Dengan memilih penyedia layanan yang terpercaya, Anda tidak hanya mendapatkan TTD digital yang sah, tetapi juga sistem pengelolaan dokumen yang lebih aman dan efisien.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

2. Lakukan Verifikasi Identitas

Sebelum sertifikat elektronik diterbitkan, pengguna harus melalui proses verifikasi identitas. Tahapan ini bertujuan memastikan bahwa sertifikat elektronik benar-benar diterbitkan kepada pemilik identitas yang sah.

Umumnya, proses verifikasi meliputi:

• Mengunggah KTP atau identitas resmi lainnya.
• Melakukan verifikasi wajah (selfie).
• Mengisi data pribadi sesuai identitas resmi.

3. Terbitkan Sertifikat Elektronik

Setelah identitas berhasil diverifikasi, penyedia layanan akan menerbitkan sertifikat elektronik.

Sertifikat elektronik inilah yang menjadi identitas digital pemilik TTD digital. Saat dokumen ditandatangani, sertifikat tersebut akan melekat pada dokumen sehingga penerima dapat memverifikasi keasliannya.

4. Tandatangani Dokumen secara Digital

Apabila sertifikat elektronik telah aktif, Anda dapat mulai melakukan penandatanganan dokumen. Secara umum, prosesnya meliputi:

• Mengunggah dokumen.
• Menentukan lokasi tanda tangan.
• Melakukan autentikasi sesuai prosedur.
• Sistem akan membubuhkan TTD digital pada dokumen.

Proses ini biasanya hanya membutuhkan waktu beberapa menit.

5. Verifikasi Dokumen sebelum Dikirim

Sebelum dokumen dibagikan kepada pihak lain, pastikan TTD digital telah berhasil diterapkan dengan benar. Beberapa hal yang perlu diperiksa, antara lain:

• Status tanda tangan valid.
• Sertifikat elektronik masih aktif.
• Tidak ada perubahan isi dokumen setelah ditandatangani.

Langkah ini penting untuk memastikan dokumen tetap sah dan dapat diverifikasi oleh penerima.

Tips agar TTD Digital Tetap Aman

Selain menggunakan penyedia layanan terpercaya, keamanan TTD digital juga bergantung pada cara pengguna mengelola akun dan sertifikat elektronik. Beberapa tips yang dapat diterapkan, yaitu:

• Jangan membagikan akun kepada orang lain.
• Gunakan kata sandi yang kuat.
• Aktifkan autentikasi berlapis jika tersedia.
• Gunakan perangkat yang aman saat menandatangani dokumen.
• Periksa kembali dokumen sebelum menandatanganinya.
• Pastikan sertifikat elektronik masih berlaku.

Kesalahan yang Sering Terjadi saat Membuat TTD Digital

Masih banyak pengguna yang melakukan kesalahan sehingga keamanan dokumen menjadi berkurang. Beberapa di antaranya adalah:

• Menganggap hasil scan tanda tangan sama dengan TTD digital.
• Menggunakan layanan yang tidak memiliki sertifikat resmi.
• Tidak melakukan verifikasi identitas.
• Membagikan akses akun kepada orang lain.
• Tidak memeriksa validitas tanda tangan setelah dokumen selesai ditandatangani.
• Mengabaikan masa berlaku sertifikat elektronik.

Baca Juga: Kenapa Approval Dokumen Selalu Lama? Ini Penyebabnya

FAQ Seputar TTD Digital Tersertifikasi

1. Apa yang dimaksud dengan TTD digital tersertifikasi?

TTD digital tersertifikasi adalah tanda tangan elektronik yang menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Jenis tanda tangan ini dapat memverifikasi identitas penandatangan serta menjaga keaslian dan integritas dokumen.

2. Apakah TTD digital tersertifikasi memiliki kekuatan hukum?

Ya. TTD digital tersertifikasi memiliki kekuatan hukum selama memenuhi ketentuan yang berlaku di Indonesia, termasuk menggunakan sertifikat elektronik dari PSrE resmi dan memenuhi persyaratan dalam peraturan perundang-undangan mengenai informasi dan transaksi elektronik.

3. Apa bedanya TTD digital dengan hasil scan tanda tangan?

Hasil scan tanda tangan hanyalah gambar yang ditempelkan pada dokumen sehingga mudah disalin atau dipalsukan. Sementara itu, TTD digital tersertifikasi dilengkapi teknologi kriptografi dan sertifikat elektronik yang memungkinkan identitas penandatangan serta keaslian dokumen diverifikasi.

4. Dokumen apa saja yang dapat menggunakan TTD digital tersertifikasi?

TTD digital tersertifikasi dapat digunakan untuk berbagai dokumen elektronik, seperti kontrak bisnis, surat perjanjian, dokumen HR, invoice, purchase order, dokumen perpajakan, hingga dokumen administrasi perusahaan, selama tidak ada ketentuan yang mewajibkan penggunaan tanda tangan basah.

5. Bagaimana cara memilih penyedia TTD digital yang terpercaya?

Pastikan Anda memilih penyedia yang telah berstatus Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, memiliki sistem keamanan yang andal, mendukung verifikasi identitas, serta menyediakan fitur seperti audit trail, time-stamping, dan validasi tanda tangan untuk menjaga keamanan dokumen.