Microsoft Excel tidak hanya digunakan untuk mengolah angka dan membuat tabel. Dalam pekerjaan sehari-hari, Excel juga sering digunakan untuk membuat laporan, formulir, rekapitulasi data, hingga dokumen yang membutuhkan persetujuan.

Karena itu, pengguna mungkin perlu menambahkan tanda tangan ke dalam file Excel. Tidak harus selalu mencetak dokumen, menandatanganinya secara manual, lalu memindai kembali. Ada beberapa cara praktis untuk membuat tanda tangan di Excel, mulai dari memasukkan gambar hingga menggunakan tanda tangan digital.

Mengapa Tanda Tangan Perlu Ditambahkan ke Dokumen Excel?

Tanda tangan pada dokumen dapat berfungsi sebagai tanda persetujuan, pengesahan, atau bukti bahwa seseorang bertanggung jawab atas informasi di dalamnya. Kebutuhan ini juga dapat ditemukan pada berbagai dokumen berbasis Excel.

Beberapa contohnya meliputi:

• Laporan keuangan dan administrasi.
• Rekapitulasi pembayaran.
• Formulir pengajuan.
• Laporan pekerjaan.
• Daftar penerimaan barang.
• Dokumen persetujuan internal.

Menambahkan tanda tangan secara digital dapat membuat proses administrasi menjadi lebih praktis, terutama ketika dokumen harus segera dikirim kepada pihak lain.

Cara Membuat Tanda Tangan di Excel dengan Gambar

Cara paling sederhana adalah memasukkan foto atau hasil scan tanda tangan ke dalam lembar kerja Excel. Metode ini cocok jika Anda sudah memiliki file gambar tanda tangan di komputer atau perangkat lainnya.

Setelah gambar siap, ikuti langkah berikut:

1. Buka file Excel yang akan diberi tanda tangan.
2. Pilih area tempat tanda tangan akan ditempatkan.
3. Klik Insert, lalu pilih Pictures.
4. Pilih gambar tanda tangan dari perangkat.
5. Sesuaikan ukuran dan posisi gambar.
6. Simpan dokumen.

Agar hasilnya lebih rapi, perhatikan beberapa hal berikut:

• Gunakan gambar dengan resolusi yang cukup jelas.
• Sesuaikan ukuran tanda tangan dengan area yang tersedia.
• Pastikan gambar tidak menutupi teks atau data penting.
• Gunakan background transparan jika memungkinkan.
• Periksa kembali posisi tanda tangan sebelum dokumen dikirim.

Namun, perlu diketahui bahwa gambar tanda tangan berbeda dengan tanda tangan digital. Gambar hanya merupakan objek visual yang ditempatkan pada dokumen.

Cara Membuat Tanda Tangan di Excel Menggunakan Fitur Draw

Selain memasukkan gambar, pengguna dapat memanfaatkan fitur Draw pada Excel untuk membuat tanda tangan secara langsung. Fitur ini memungkinkan pengguna menggambar menggunakan mouse, stylus, atau layar sentuh, tergantung perangkat yang digunakan.

Cara ini dapat digunakan ketika tidak memiliki file gambar tanda tangan. Adapun langkah yang bisa dilakukan, antara lain:

1. Buka dokumen Excel.
2. Pilih tab Draw.
3. Pilih pena atau alat untuk menggambar.
4. Buat tanda tangan pada area yang diinginkan.
5. Sesuaikan posisi jika diperlukan.
6. Simpan dokumen.

Agar hasilnya lebih baik, gunakan stylus atau layar sentuh jika tersedia. Namun, tanda tangan yang dibuat dengan fitur gambar tetap perlu dibedakan dari tanda tangan digital tersertifikasi.

Baca Juga: Cara Memasukkan Tanda Tangan di Word agar Tidak Berantakan

Bagaimana jika Tanda Tangan di Excel Bergeser?

Salah satu masalah yang dapat terjadi setelah memasukkan gambar tanda tangan adalah posisinya berubah ketika ukuran kolom atau baris diubah. Hal ini dapat membuat dokumen terlihat kurang rapi.

Untuk mengatasinya, pengguna dapat mengatur properti gambar melalui Format Picture. Beberapa pilihan yang tersedia, antara lain:

• Move and size with cells, agar gambar mengikuti perubahan ukuran sel.
• Move but don’t size with cells, agar gambar dapat berpindah tetapi ukurannya tetap.
• Don’t move or size with cells, agar gambar tetap pada posisi dan ukuran tertentu.

Setelah mengaturnya, periksa kembali dokumen sebelum dikirim agar tanda tangan berada di posisi yang benar.

Apakah Tanda Tangan Berupa Gambar di Excel Sudah Aman?

Menambahkan gambar tanda tangan memang mudah, tetapi metode tersebut memiliki keterbatasan. Jika file Excel masih dapat diedit, gambar tanda tangan berpotensi dipindahkan, disalin, atau digunakan kembali.

Karena itu, metode penandatanganan sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dokumen. Secara sederhana, terdapat perbedaan antara:

• Gambar tanda tangan, yaitu foto atau gambar tanda tangan yang ditempelkan ke dokumen.
• Tanda tangan elektronik, yaitu tanda tangan yang dibuat menggunakan mekanisme elektronik untuk menunjukkan persetujuan atau keterkaitan seseorang dengan dokumen.
• Tanda tangan digital tersertifikasi, yang menggunakan mekanisme sertifikasi untuk memberikan autentikasi dan keamanan yang lebih tinggi.

Jika dokumen hanya digunakan untuk kebutuhan sederhana, gambar tanda tangan mungkin sudah cukup. Namun, untuk dokumen perusahaan atau dokumen yang membutuhkan keamanan dan legalitas, tanda tangan digital dapat menjadi pilihan yang lebih tepat.

Solusi Lebih Aman dengan Tanda Tangan Digital Vinotek

Ketika dokumen membutuhkan proses penandatanganan yang lebih aman, penggunaan tanda tangan digital dapat dari platform terpercaya seperti Vinotek menjadi alternatif yang lebih baik daripada sekadar memasukkan gambar tanda tangan.

Virtual Teken (ViTEK) dari Vinotek merupakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE Komdigi yang dapat digunakan untuk menandatangani dokumen perusahaan maupun personal secara sah sesuai UU ITE dan PP 71/2019.

ViTEK membantu perusahaan melakukan proses penandatanganan secara digital tanpa harus mencetak, menandatangani secara manual, memindai, kemudian mengirimkan dokumen kembali.

Selain itu, ViTEK menyediakan berbagai fitur untuk mendukung kebutuhan perusahaan, seperti:

• Bulk Signing, untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus.
• Multi-step & Hierarki Approval, untuk mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi.
• Audit Trail & Jejak Digital Lengkap, untuk mencatat aktivitas pada dokumen.
• Multi-User & Role Management, untuk mengatur pengguna dan hak akses.
• Integrasi API, untuk menghubungkan sistem internal perusahaan seperti ERP, CRM, dan HRIS.
• Instalasi On-Premise, bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh atas data internal.
• Post Quantum Cryptography (PQC), sebagai teknologi kriptografi untuk menghadapi perkembangan ancaman keamanan digital.

Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan Vinotek sekarang juga dengan menghubungi WhatsApp 0822 4968 6626, email solution@vinotek.id, atau langsung daftar di sini!

Baca Juga: Tanda Tangan di Word Bisa Dipalsukan? Kenali Risikonya

FAQ Seputar Tanda Tangan di Excel

1. Bagaimana cara membuat tanda tangan di Excel?

Tanda tangan di Excel dapat dibuat dengan memasukkan gambar tanda tangan atau menggunakan fitur Draw untuk menggambar langsung pada lembar kerja.

2. Apakah tanda tangan di Excel bisa dibuat tanpa scan?

Bisa. Anda dapat menggunakan fitur Draw atau menggunakan solusi tanda tangan digital untuk menandatangani dokumen secara elektronik.

3. Bagaimana cara memasukkan foto tanda tangan ke Excel?

Klik Insert > Pictures, lalu pilih foto tanda tangan dari perangkat. Setelah itu, sesuaikan ukuran dan posisinya pada dokumen.

4. Mengapa tanda tangan di Excel bergeser?

Tanda tangan dapat bergeser ketika ukuran baris atau kolom berubah. Atur posisi gambar melalui menu Format Picture agar gambar tidak mudah berpindah.

5. Apakah tanda tangan di Excel sah secara hukum?

Gambar tanda tangan yang ditempelkan ke Excel berbeda dengan tanda tangan digital. Untuk dokumen yang membutuhkan autentikasi dan legalitas, gunakan tanda tangan digital tersertifikasi seperti ViTEK dari Vinotek.