Webinar sering menjadi cara perusahaan berbagi insight sekaligus membangun hubungan dengan calon pelanggan. Untuk kebutuhan registrasi, peserta biasanya diminta mengisi beberapa data, mulai dari nama, email, hingga nomor HP.

Namun, muncul satu pertanyaan yang cukup penting, yaitu setelah webinar selesai, apakah nomor HP peserta boleh digunakan untuk promosi?

Jawabannya, kembali bagaimana perusahaan perlu melihat kembali untuk tujuan apa data tersebut dikumpulkan dan bagaimana persetujuan peserta diberikan.

Nomor HP Termasuk Data Pribadi

Menurut UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), data pribadi adalah data mengenai seseorang yang dapat mengidentifikasi individu, baik secara langsung maupun ketika dikombinasikan dengan informasi lain. Nomor telepon seluler juga termasuk data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang. Artinya, nomor HP peserta webinar bukan sekadar data kontak yang bebas digunakan untuk kebutuhan lain.

UU PDP mengatur bahwa pemrosesan data pribadi harus dilakukan secara terbatas, spesifik, transparan, dan sesuai dengan tujuan pemrosesannya. Pengendali data juga wajib memiliki dasar pemrosesan, salah satunya persetujuan yang sah dan eksplisit untuk tujuan tertentu.

Daftar Webinar Bukan Berarti Setuju Menerima Promosi

Jika seseorang mendaftarkan diri karena tertarik dengan topik webinar. Ia memberikan nomor HP agar panitia dapat mengirimkan link atau informasi terkait acara. Apakah nomor tersebut otomatis boleh digunakan untuk mengirimkan penawaran produk setelah webinar? Belum tentu.

Jika sejak awal peserta diberi informasi bahwa nomor HP juga akan digunakan untuk menerima informasi promosi dan peserta memberikan persetujuan yang sesuai, penggunaannya memiliki dasar yang lebih jelas. Sebaliknya, jika nomor hanya dikumpulkan untuk kebutuhan penyelenggaraan webinar, perusahaan perlu berhati-hati ketika ingin menggunakannya untuk tujuan pemasaran lain. UU PDP juga memberikan hak kepada subjek data untuk mengetahui tujuan penggunaan datanya dan menarik kembali persetujuan yang telah diberikan.

Bagaimana Sebaiknya Perusahaan Mengelola Data Peserta?

Agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, perusahaan bisa mulai dari hal sederhana seperti:

• Jelaskan tujuan pengumpulan data saat formulir registrasi dibuat.
• Pisahkan persetujuan webinar dan promosi jika keduanya memiliki tujuan berbeda.
• Gunakan data sesuai tujuan yang telah diinformasikan.
• Simpan bukti persetujuan yang diberikan peserta.
• Kelola dan lindungi data peserta agar tidak mudah diakses atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

Nomor HP yang diberikan saat mendaftar webinar dapat digunakan untuk kebutuhan acara, seperti mengirim pengingat atau materi. Namun, jika ingin digunakan untuk promosi, perusahaan perlu memastikan peserta mengetahui dan menyetujui tujuan tersebut sejak awal. Consent yang diberikan secara jelas membuat peserta memahami bagaimana datanya akan digunakan, sementara transparansi menunjukkan bahwa perusahaan menghargai privasi mereka. Dari sinilah kepercayaan dibangun bukan hanya dari seberapa aman data disimpan, tetapi juga dari bagaimana perusahaan meminta izin dan menghormati pilihan pemilik data.

Pada kesimpulannya, mengumpulkan nomor HP peserta bukan hanya soal memiliki database yang lebih banyak. Ada tanggung jawab untuk memastikan data tersebut digunakan secara tepat, transparan, dan aman. Bagi perusahaan, pengelolaan dokumen dan data yang rapi dapat membantu proses administrasi sekaligus menjaga kepercayaan peserta. Solusi digital dapat menjadi salah satu cara untuk mendukung pengelolaan dokumen dan persetujuan secara lebih terstruktur.

Ingin tahu lebih banyak tentang digitalisasi dokumen dan pengelolaan data bisnis? Ikuti berbagai insight lainnya dari @vinotek.official.